S účinností od 1. července 2009 jsou zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen „zákon“) v souvislosti s jeho novelizací provedenou zákonem č. 190/2009 Sb.vytvořeny právní podmínky pro vydání národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (dále jen „národní standard“), který stanovením základních požadavků na funkce těchto systémů vytváří sjednocující parametry pro výkon spisové služby vztahující se k dokumentům v digitální podobě.

Národní standard je vydáván na základě zmocnění stanoveného v § 70 odst. 2 zákonaa je určen především veřejnoprávním původcům uvedeným v § 3 odst. 1 písm. a) až e) a i) až m) zákona, krajům a hlavnímu městu Praze, kteří ve smyslu § 63 odst. 3 zákonavykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby povinně, a pouze vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě. Stejně tak je však národní standard určen veřejnoprávním původcům uvedeným v § 3 odst. 1 písm. g) a h) zákona, kterým je umožněno vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě. Vzhledem k tomu, že uvedeným subjektům, které dosud nevykonávaly spisovou službu v elektronické podobě a jsou zákonem stanoveny jako subjekty povinně užívající tuto formu spisové služby, je uloženo tuto povinnost naplnit nejpozději do 1. července 2012, je zřejmé, že národní standard je určen jejich prostřednictvím také obchodním společnostem, které se zabývají vývojem a aplikací příslušných programových a technologických prostředků, zajišťujících podmínky výkonu spisové služby v elektronické podobě.

Národní standard vychází z evropské specifikace „Modelové požadavky pro správu dokumentů v digitální podobě“ (Model requirements for the management of electronic records – MoReq2), využívá však v něm obsaženého zmocnění k provedení transpozice jeho požadavků do příslušných národních prostředí a k doplnění jím stanovených požadavků podle požadavků právních řádů zemí jeho budoucích uživatelů.

CNZ iniciovalo začátkem roku 2012 spolu s Ministerstvem vnitra a Národním archivempracovní skupinu k národnímu standardu pro elektronické systémy spisové služby. Následně bylo CNZ určeno jako organizátor zmíněné pracovní skupiny.

Pracovní skupina vznikla 26. dubna 2012 převzetím členů a částečně agendy bývalé pracovní skupiny MV ČR vzniklé v souvislosti s implementací datových schránek v rámciMemoranda o spolupráci mezi MV ČR a zástupci společností zabývajících se výrobou a vývojem programů spisových služeb z 19. prosince 2008.

Tato pracovní skupina je oficiální platforma, na které se setkávají zástupci dodavatelů elektronických systémů spisové služby, ministerstva vnitra a archivů za účelem posouzení a návrhu úprav národního standardu, popř. k projednání dalších otázek souvisejících s elektronickou spisovou službou včetně agendových informačních systémů.

Miroslav_Kunt_100

Ing. Miroslav Kunt

Vedoucí pracovní skupiny
miroslav.kunt@nacr.cz