Již po devatenácté vybírala hodnotící komise vítěze v soutěži IT projekt roku CACIO. Mezi nominovanými se i letos objevil počin, hodný ocenění za mimořádný přínos pro oblast digitální kontinuity, důvěryhodnosti a dlouhodobého ukládání digitálních dokumentů. A těší nás, že po řadě let, kdy ceny sbírala řešení podporují správu dokumentů v období jejich vzniku, letos jsme mohli ocenit dílo, které přispěje k zachování dokumentace práce akademiků jedné z nejstarších vzdělávacích institucí Evropy. Cenu totiž získal Archivní informační systém Univerzity Karlovy.
Hlavním cílem projektu bylo zrychlit přístup k uloženým datům a vytvořit nástroj, který by v sobě integroval funkce dosud samostatně fungujících nástrojů pro podporu činnosti archivů. Integrací se měla odstranit duplicita správy dat v různých systémech a omezit chybovost. Dílo, které zpřístupní archivní fondy univerzity, vzniklo za spolupráce dvou firem – brněnské InQool, a. s a pražské LightComp, v.o.s. Přes komplikace, způsobené mimo jiné druhým rokem pandemie Covid 19, bylo dílo vytvořeno v souladu s původním harmonogramem a rozpočtem. Po 470 dnech vývoje a devadesáti dnech testování se zrodil systém, který informačně zajišťuje všechny činnosti archivu včetně dlouhodobého uložení. Unikátní je zejména tím, že jednotně spravuje digitální, analogové a hybridní archiválie včetně digitalizátů. Současně s nasazením systému byly aktualizovány i procesy výběru, zpracování a zpřístupnění archivního fondu tak, aby celý proces zpřístupnění archiválií, správy badatelny a komunikace s badateli byl bezpečný a efektivní. Ačkoliv projekt reflektuje specifické potřeby zadavatele, respektuje stav a praxi českého archivnictví (v oblasti legislativní, procesní i použitím datových modelů) a nabízí funkční komplexní informační systém použitelný v dalších veřejných archivech.
Při realizaci totiž bylo využito informačních systémů českého archivnictví, které byly upraveny a vzájemně integrovány. S ohledem na skutečnost, že jednou ze základních podmínek projektu bylo získání zdrojových kódů a práv k dalšímu rozvoji vlastními silami, bude moci univerzita systém dále upravovat.
Podrobněji o projektu v rozhovoru s vedoucím archivu UK Petrem Cajthamlem v magazínu Forum a v záznamu z webináře Archivní informační systém Univerzity Karlovy.
Jan Heisler, předseda rady CNZ
