XIII. ročník Konference CNZ s podtitulem „Dokument nebo život“

proběhl dne 9. října 2018 v kinosále Národního archivu v Praze 4 – Chodovci, pod záštitou náměstka ministra vnitra, pana Petr Mlsny a ředitelky Národního archivu v Praze, paní Evy Drašarové.

PARTNĚŘI ROKU 2018

ZPRÁVA O KONFERENCI

Více než 200 odborníků, zabývajících se ve svých organizacích správou dokumentů, se v úterý 9. října sešlo v kinosále Národního archivu. Program letošní – již třinácté – konference sdružení CNZ, tentokrát s mottem „Dokument nebo život“ se sice na poslední chvíli reorganizoval, nakonec však došlo na všechny programové bloky i něco navíc.

Máte právo domáhat se svých práv. Elektronicky.

Asi tak by šlo parafrázovat jeden z důvodů vzniku normy, kterou přítomným představil prezident ICT Unie Zdeněk Zajíček. Návrh zákona o právu na digitální služby, který shodou okolností stejný den odpoledne představil poslancům a senátorům, reaguje na pomalý rozvoj nabídky elektronických služeb veřejné správy vůči veřejnosti. Vzdor skutečnosti, že řada nezbytných technických řešení je k dispozici a před dvěma roky přijatá unijní direktiva eIDAS zavedla rovnocennost elektronických a listinných dokumentů, je i dnes řadu podání vůči státní správě nezbytné činit jen v listinné podobě za současného dokládání údajů, které jsou v některých případech již i desítky let vedeny v informačních systémech. Norma, která by to měla změnit, tak definuje pro státní správu nejen povinnost nabídnout pro řešení životních situací elektronické formuláře, ale ukládá jim sdílet i jiná, než referenční data, nezbytná pro sestavení podání a následné vyřešení věci v příslušných agendových informačních systémech. Řada orgánů státní správy se slovy autora návrhu skrývá za legislativní omezení, nezřídka však i u norem, které má daný orgán ve své gesci. Vzdor různým strategiím a koncepcím se tento stav dlouhodobě nedaří změnit. Autoři návrhu proto spoléhají na to, že pokrok přinese tlak veřejnosti.

Data máme. Umíme je bezpečně sdílet?

Druhý blok konference byl zaměřen na výměnu elektronických dokumentů a záznamů mezi informačními systémy, a to jak na úrovni konkrétního původce, tak mezi původci navzájem. I zde stále přetrvává řada problémů. Přestože je k dispozici aktualizované rozhraní dle Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb, řada infomačních systémů jej i po několika letech nevyužívá. Historické odlišnosti mezi jednotlivými systémy pro správu a evidenci dokumentů navíc fakticky znemožňují přímé předávání kompletních spisů například v případě odvolacích řízení. Technické nejasnosti pak v letošním roce doplnily i obavy z porušení povinností, vyplývajících pro původce z Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Absence jasných metodik a novel procesních předpisů, které by na obě unijní direktivy reagovaly, rozvoji integrace a sdílení dat napříč veřejnou správou příliš nesvědčí. O to více je třeba ocenit snahu orgánů územních samospráv, které značnou část svých agend již digitalizovaly a v rámci podání nenutí své občany opakovaně dokládat stále stejná data.

Dokážeme spravovat (nejen elektronické) dokumenty?

V rámci snad všech programových bloků opakovaně zazněl povzdech nad stavem znalostí „správné úřední praxe“. Přes deset let trvající projekt modelování výkonu agend veřejné správy stále není výjimkou, že se fakticky identická řízení vedou u každého původce jinak. Situaci nezlepšuje ani poměrně značná fluktuace mezi zaměstnanci a skutečnost, že správě dokumentů není u řady původců věnována potřebná pozornost. Personálním zabezpečením počínaje, přes zasazení do organizační struktury a rozsahem financování konče. A tak i dnes existují ústřední orgány státní správy, ve kterých se spisovou službou pracuje necelá třetina těch, pro které by to měla být rutinní záležitost. Existují však i původci, kteří vzdor všem překážkám a nejasnostem spravují své dokumenty v elektronických systémech, a to až po úspěšná skartační řízení. A to za splnění souvisejících požadavků na ochranu osobních údajů a potřebnou úroveň kybernetické bezpečnosti. Obvykle tam, kde původce věnuje této oblasti odpovídající pozornost a dodavatel systému je pro něj partnerem i v metodické oblasti.

Vypnout záznam – jdeme diskutovat

Mnoho zajímavých informací zaznělo v diskusích, které se odehrávaly jak v závěru jednotlivých bloků, tak i o přestávkách. Byť nejeden dotaz zůstal bez jednoznačné odpovědi, již samotné zformulování a položení otázky bylo pro přítomné přínosem. Mnohdy totiž poukázalo na nedořešené dopady či kolizní stavy v právní úpravě, na které bude nutné reagovat. Lze říci, že právě otevřená diskuse byla tím, co letošní akci svědčilo nejvíce. Škoda jen, že diskusi až na výjimky nesledovali ti, co za přípravu souvisejících právních předpisů zodpovídají. A dodatečně k tomu šanci mít nebudou. Diskusní části jednotlivých bloků byly totiž důsledně „bez záznamu“. Nelze tedy vyloučit, že se k nim za rok vrátíme.

(cnz)

PROGRAM KONFERENCE

Zahájení konference
Jan HEISLER, předseda CNZ
Eva DRAŠAROVÁ, ředitelka Národního archivu
Robert PIFFL, Ministerstvo vnitra

Dopolední plenární část

- Elektronický dokument – stavební prvek eGovernmentu
  Robert PIFFL, Ministerstvo vnitra

- Skartační řízení z elektronických evidencí dokumentů
  Miroslav KUNT, Národní archiv

- Aktivity CNZ
  Jan HEISLER, CNZ

MIMOŘÁDNÝ DISKUZNÍ BLOK

Návrh zákona o právu na digitální služby – dopady na správu dokumentů.

Moderátor: Vít CVRČEK, CNZ
Je návrh zákona o právu na digitální služby nezbytný? Co jeho realizace přinese? Nejde jen o generování obchodních příležitostí pro ICT průmysl? Neměl by připravovaný zákon ukládat i nějaké povinnosti občanům? Dokáže stát opravdu vést plně elektronická řízení? Můžeme vůbec žít bez papírových dokumentů a procesů?

Účastníci bloku:
Zdeněk ZAJÍČEK – ICT unie
Tomáš BEZOUŠKA – IPSD
Robert PIFFL – Ministerstvo vnitra
Tomáš LECHNER – CNZ

I. DISKUZNÍ BLOK

Propojení informačních systémů je nezbytný krok v dalším rozvoji eGovernmentu.

Moderátor: Tomáš LECHNER, CNZ
Propojování informačních systémů spravujících dokumenty prostřednictvím jednotného rozhraní s sebou přináší velké množství úkolů, výzev a rizik. Víme, jak to udělat? Nové požadavky na elektronickou komunikaci veřejné správy s občany posouvají správu dokumentů na zcela novou úroveň. Jsme na to připraveni?

Účastníci bloku:
Miroslav ČEJKA – GORDIC
Elektronický dokument – stavební prvek eGovernmentu
Zbyšek STODŮLKA – Národní archiv
Petr KUCHAŘ – Ministerstvo vnitra
Miloslav MARČAN – Ministerstvo průmyslu a obchodu

II. DISKUZNÍ BLOK

Správa elektronických dokumentů – umíme to?

Moderátorka: Martina KŘEŠŤÁKOVÁ, CNZ
Umíme se již obejít bez papíru? Ačkoli evidenci a oběh dokumentů veřejná správa již rutinně zajišťuje v elektronických systémech spisové služby, malá pozornost byla dosud věnována konci životního cyklu dokumentů. Jak správně nastavit skartační lhůty? Jak provádět skartační řízení z elektronických systémů spisové služby? Je vše v souladu s GDPR a eIDAS? To je jen několik z mnoha aktuálních palčivých otázek.

Účastníci bloku:
Vojtěch RYCHTECKÝ – GORDIC
Stanislav FIALA – IPSD
Jan FRK – Pracovní skupina pro NSESSS
Karolína ŠIMŮNKOVÁ – Národní archiv
Jiří ÚLOVEC – Ministerstvo vnitra

Zakončení konference
Vyhlášení nového ročníku soutěže IT Projekt roku a Cena CNZ