Návrh čtvrtého znění NSESSS

Tento návrh byl na Ministerstvo vnitra České republiky (Odbor archivní správy) pracovní skupinou předán 8.3.2017 a bude zařazeno do vnitroresortního připomínkového řízení.

Nové znění národního standardu bylo upraveno na základě praktických zkušeností původců i dodavatelů elektronických systémů spisové služby. Současně byla provedena celková revize národního standardu, která spočívala v posouzení textu, jeho uvedení do souladu s prováděcím právním předpisem upravujícího podrobnosti výkonu spisové služby (vyhláškou č. 259/2012 Sb.) a v odstranění tzv. doporučených (nepovinných) požadavků a duplicitních ustanovení. Současně byl text přestrukturován podle posloupnosti činností při výkonu spisové služby.

Za zcela zásadní je třeba považovat začlenění popisu rozhraní na propojení systémů spravujících dokumenty. S tím souvisí i nové XML schéma v příloze 1. S ohledem na problémy se ztvárňováním transakčního protokolu do PDF/A bylo pro něj vytvořeno nové schéma XML (příloha č. 6). V oblasti skartačního řízení byla zohledněna také existence národního digitálního archivu a jeho národního archivního portálu a zejména výkladem (kapitola 10) zpřesněna XML schémata pro předávání metadat a digitálních dokumentů k trvalému uložení v podobě balíčku SIP (příloha 2 a 3). V neposlední řadě byly křížové odkazy rozděleny na pevné (bez možnosti odstranění) a volné.

Mezi další významné změny patří nahrazení termínu záznam termínem koncept, který je spravován v elektronickém systému spisové služby shodně jako dokument, avšak může existovat ve více verzích. S tím souvisí i nahrazení zkratky ERMS (anglicky elektronický systém pro správu dokumentů) obecnější zkratkou ESSL (elektronický systém spisové služby) – systém nespravuje pouze dokumenty, ale i koncepty, jejichž zpravidla poslední verze se stává dokumentem. V podmínkách výkonu spisové služby v České republice neužívané řízené slovníky byly nahrazeny číselníky. Zcela zrušena a rozpuštěna byla původní kapitola 10 (účelové moduly), vypuštěny byly požadavky na výtah, redakci a nezbytné dokumenty; naopak zaveden byl pojem zásilka. Místo pojmu agendový informační systém je nově použit obecnější výraz informační systém spravující dokumenty, resp. v případě samostatných evidencí dokumentů informační systém, který není primárně určen pro výkon spisové služby. V souvislosti s platností Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES a s ním souvisejícím zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, byla upravena terminologie a postupy elektronického podepisování. Nově byl spisový plán omezen v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. pouze na věcné skupiny a termín organizace nahrazen termínem původce.

Současně byly požadavky národního standardu nově očíslovány. Aby bylo možné kontrolovat znění s předcházející úpravou, jsou u jednotlivých požadavků uvedena jejich původní čísla s případnou poznámkou, zda došlo k významnější úpravě.

Znění národního standardu je zpřístupněno způsobem umožňujícím dálkový přístup na internetových stránkách Ministerstva vnitra v sekci „O nás”, ve složce „Archivnictví a spisová služba”.

Národní standard nabývá účinnosti dnem 1. dubna 2017, týmž dnem se zrušuje národní standard pro elektronické systémy spisové služby zveřejněný ve Věstníku Ministerstva vnitra čá. 64/2012.

Pro platnost následujících požadavků se stanovuje přechodné období jednoho roku:

Požadavky kapitoly 2.1 pokud se jedná o koncepty, 2.1.38, 2.3.6, 2.3.10, 2.7.19, 3.1.19, 3.3.22, kapitoly 3.3 pokud se jedná o rozlišování pevných a volných křížových odkazů (všechny nerozlišené křížové odkazy se považují za pevné), 5.3.4 až 5.3.8, 6.2.4, 6.2.6, 6.3.5, 7.2.3, 7.2.8, 8.1.4, 8.2.4, 8.2.5, 8.2.10, kapitola 9.1,11.2.

Tento návrh včetně jeho příloh je možné stáhnout ZDE