Stále více státních úřadů i komerčních subjektů využívá podle odborníků při administrativě ověřenou elektronickou dokumentaci. Nejčastěji se v Česku komunikuje přes datové schránky a dokumenty podepsané certifikovaným nebo biometrickým podpisem. „V roce 2014 obdržela Finanční správa České republiky přes 2 700 000 ověřených datových zpráv a dokumentů. U daňového přiznání fyzických osob činí podíl digitálních dokumentů zatím jen 5 %, naopak u přiznání DPH obdržíme elektronicky až tři čtvrtiny formulářů,“ potvrzuje trend Jitka Ježková, tisková mluvčí Generálního finančního ředitelství. Oblíbenost digitálního podání potvrzují i zástupci místní samosprávy.
„Firmy a podnikatelé řeší přes internet nejčastěji dopravní administrativu, správní řízení a insolvenční agendu. Stále častěji se setkáváme i s elektronicky podepsanými fakturami,“ souhlasí tiskový mluvčí Magistrátu města Brna Pavel Žára. Podobný trend zaznamenal i pražský magistrát, kam občané digitálně podávají i oznámení o shromáždění a veřejných sbírkách. Ročně zde přitom úředníci přijmou a vydají průměrně přes 400 tisíc elektronických dokumentů.
Rostoucí zájem o certifikovanou elektronickou komunikaci má více příčin. Některé firmy a podnikatele vede k založení datových schránek a elektronických podpisů zákonná povinnost, jiní si je pořizují z čistě praktických důvodů.
„Elektronické podpisy využíváme nejen při styku s úřady, ale především při komunikaci s našimi koncovými zákazníky, kterým takto autorizujeme vystavené daňové doklady. Práce s digitálními dokumenty se dá z velké části automatizovat, čímž se výrazně snižuje časová náročnost zpracování daňových dokladů na straně zákazníka. Tím ve výsledku ušetří nemalé finanční prostředky,“ vysvětluje Martin Holoubek ze společnosti Activa. Z právního hlediska má navíc certifikovaná agenda vysokou důvěryhodnost a důkazní váhu, protože ji nelze nijak z falšovat či pozměňovat. Podle Holoubka firmy ušetří také náklady na tisk, poštovní rozesílku a fyzickou archivaci dokumentů.
S elektronicky certifikovanými dokumenty přicházejí stále častěji do styku i běžní občané. Ti si mohou z vlastní iniciativy zřídit přes ministerstvo vnitra či Czech POINT datovou schránku, tedy elektronické úložiště pro zasílání e-dokumentů, i zaručený elektronický podpis pro komunikaci s úřady. Ten je možné si pořídit třeba u České pošty. Lákadlem je právní nezpochybnitelnost dokumentace, vyšší bezpečnost a také úspora času.
Digitální autentizovaný podpis však stále častěji vyžadují i banky a pojišťovny. V posledním roce začaly peněžní instituce u smluv zavádět takzvaný biometrický podpis. Místo na papír se lidé podpisují na elektronickou podložku SignPad, která zachytí obrázek podpisu i jeho dynamické charakteristiky, jako je tlak a zrychlení. Digitalizace bankám usnadňuje například vytváření fyzických duplikátů dokumentů, kterých je zapotřebí značné množství. Například podle údajů GE Money Bank totiž žádá banky o duplikáty smluv kvůli ztrátě každý sedmý klient. Důležitým argumentem pro zavádění digitální signace je i výrazně vyšší bezpečnost a přesnost podpisových vzorů.
„Biometrické podpisy využíváme již téměř rok. K listopadu 2014 elektronicky podepsalo přes 15 tisíc klientů zhruba 190 tisíc dokumentů,“ uvádí Milada Franek, tisková mluvčí GE Money Bank. Pilotní projekty s digitální signaturou spustily i Pojišťovna České spořitelny a ČSOB Pojišťovna. Téměř bezpapírově pak funguje Air Bank. 80 procent smluv podepíšou její klienti elektronicky na pobočkách. Dalších 11 procent pak potvrdí online s pomocí hesla a jednorázového SMS kódu. Podle odhadů oslovených bank uspoří elektronizace smluv průměrně 4 až 6 listů papíru na uzavření jedné smlouvy, a proto ji hodnotí i jako pozitivní změnu z ekologického hlediska.