Konference Efektivní správa dokumentů kulturních institucí pořádaná ve spolupráci
s Knihovnou Jiřího Mahena v Brně a Svazem knihovníků a informačních pracovníků ČR
se uskutečnila 6. listopadu 2019 v Knihovně Jiřího Mahena v Brně

Program konference:

Úvod, zahájení konference

Informační systém pro správu dokumentů KJMMgr. Gabriela Obstová , systémový knihovník, KJM, Bc. Jitka Kotisová, metodik ICT, KJM, Ing. Libor Piškula ,vedoucí  vývoje, Cosmotron,  Bc. Miroslav Hartl, vedoucí úseku služeb IS, GORDIC

Autoři příspěvku se podělí o zkušenosti, které nabyli při navrhování a implementaci Projektu Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna,  který si vytkl  za cíl rozvinout prostředí pro elektronické zpracování dokumentů a sdílení dat napříč organizacemi – mezi úseky Knihovny Jiřího Mahena, jejími pobočkami i zřizovatelem ( e-shop Brno ID), dalšími knihovnami a organizacemi. Dále řešil zajištění  bezpečného  sdílení dokumentů, zvýšení  možností manažerské kontroly hospodaření, projektového řízení  či  nástroje podporující profesní vzdělávání. Šlo mj. o unikátní propojení knihovního SW s ekonomickou agendou a spisovou službou, proto budou předvedeny ukázky, jak vnikají upomínky v knihovním systému a jsou předávány do spisové služby, propojení finančních operací mezi knihovním systémem a ekonomickou agendou.

Cena CNZ pro Knihovnu Jiřího Mahena v Brně, CNZ, Ing. Jan Heisler, MBA

Cena CNZ je odbornou podkategorií soutěže IT projekt roku, která je od roku 2011 udělována projektům s mimořádným přínosem pro oblast digitální kontinuity, důvěryhodnosti a dlouhodobého ukládání digitálních dokumentů. Při hodnocení se posuzuje nejen jejich odborná stránka, ale také jejich přínos pro práci s důvěryhodnými dokumenty, jejich využitelnost a řešení dlouhodobé a důvěryhodné správy, včetně ukládání a archivace. Projekt „Moderní a efektivně řízená přátelská knihovna„ Knihovny Jiřího Mahena v Brně se stal v pořadí třetím takto oceněným projektem.

Význam spisové služby – GORDIC, Mgr. Vít Cvrček

„Spisová služba je věcí sekretářek“. Také si to myslíte? Pokud ano, pokusí se Vám Vít Cvrček ze společnosti GORDIC vysvětlit, proč považuje spisovou za základní a nezbytný informační systém každé organizace, s jehož pomocí lze nejen mít přehled o oběhu dokumentů, ale i o klientech a zpracování jejich požadavků. Spisová služba proto je nově i nástrojem, který Vám pomůže reálně chránit osobní údaje.

KIS jako součást informačního ekosystému společnosti – Cosmotron, Ing. Naděžda Andrejčíková, PhD.

KIS není jediný IS v knihovně. Podobně jako ve firmách nebo na úřadech, i v knihovnách je potřeba zpracovávat účetnictví, mzdovou a personální agendu, ale i spisovou službu nebo správu dokumentů, přičemž téměř všude jsou i tyto činnosti zpracovávané v příslušných informačních systémech. Tu je však na místě otázka, co s procesy, které jsou realizované napříč jednotlivými odděleními. Mají tyto IS něco společné? Na tyto, ale i další otázky se zaměřujeme v našem příspěvku. Na praktickém příkladu se pokusíme naznačit některé možnosti, jak zajistit „AUTOMATIZACI“ procesů, které z hlediska hierarchické struktury jsou realizované vícerými odděleními knihovny a ukážeme Vám, jakou cestu si zvolila právě knihovna Jiřího Mahena.

Spisová služba v knihovnické praxi – Moravský zemský Archiv, Mgr. Hana Brzobohatá

Knihovny stejně jako jiní původci dokumentů uvedení v archivní legislativě se musí zabývat otázkou, jak správně dokumenty uchovávat a vyřazovat.
Pokud knihovna navíc spadá do kategorie původců tzv. veřejnoprávních, musí vykonávat spisovou službu, tedy zajistit odbornou správu dokumentů v celém jejich životním cyklu. Jak v praxi skloubit provozní potřeby instituce s legislativními povinnostmi? Co je třeba při správě dokumentů řešit a na co nezapomínat? S jakými nejčastějšími pochybeními při správě dokumentů se v rámci kontrolní činnosti setkávají státní archivy? Na to vše se pokusí odpovědět příspěvek Spisová služba v knihovnické praxi.

Panelová diskuze na téma: Budoucnost správy elektronických dokumentů kulturních institucí

Panelisté:

  • Ing. Naděžda Andrejčíková, Ph.D.
  • Mgr. Hana Brzobohatá
  • Mgr. Vít Cvrček
  • Bc. Jitka Kotisová
  • Pozvaný zástupce Města Brna
  • Pozvaný zástupce MK ČR

 

 

.