Standardizace elektronických systémů spisové služby a digitální archivnictví (10.12.2009; Veřejná správa)

Zavedení elektronické komunikace mezi úřady a občany klade nové nároky na správu digitálních dokumentů. Původci dokumentů se dlouhodobě neobejdou bez nástrojů pro jejich správu jako jsou například elektronické systémy spisové služby. Zajímat by se také měli o náležitosti, které pro tyto systémy stanovuje národní standard pro elektronické systémy spisové služby.

Elektronické systémy spisové služby (dále jen ESSL) slouží nejen jako nástroje pro evidenci a správu dokumentů v elektronické i listinné podobě, ale také ke standardizaci výstupních formátů a metadat digitálních dokumentů.

Napomáhají rovněž uspořádat dokumenty podle struktury spisového plánu. Bez toho by nebylo možno dlouhodobě uchovávat dokumenty v digitální podobě. Pro naplnění výše zmíněných cílů však nestačí pouhá implementace systémů ESSL. Nezbytné je tyto systémy standardizovat. Podmínky k tomu vytváří zákon č. 190/2009 Sb., který významně novelizoval zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen zákon).

            Zákon nově vymezil okruhy určených původců, kteří jsou povinni vést spisovou službu a uvádí způsob, jakým ji mají vést. Důraz je přitom kladen na vedení evidence a správu prostřednictvím systémů ESSL. Současně byly s účinností od 1. července 2009 zákonem vytvořeny právní podmínky pro vydání národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, který stanoví základní požadavky na funkce uvedených systémů. Národní standard byl vydán na základě zmocnění stanoveného v § 70 odst. 2 zákona.

Standard je tedy závazný.

            Národní standard určuje požadavky na příjem, označování, evidenci, oběh, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů, spisový a škartační plán, správcovské funkce a metadata. Publikován byl ve Věstníku Ministerstva vnitra, v částce 76/2009. Zároveň byl zpřístupněn dálkovým přístupem na webové stránce Ministerstva vnitra. Komu je standard určen Národní standard je určen především veřejnoprávním původcům dokumentů uvedeným v § 3 odst. 1 písm. a) až e) a i) až m) zákona, krajům a hlavnímu městu Praze, a to jak těm, kteří vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby povinně, a pouze vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě (§ 63 odst. 3 zákona), tak těm, kterým je umožněno vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v systémech ESSL nebo v listinné podobě podle § 63 odst. 3 zákona.

            Soukromoprávní původci nejsou určenými původci a nemusejí vykonávat spisovou službu. Pokud ji však vykonávat budou, musejí ji vykonávat v souladu se zákonem, prováděcí legislativou a národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. Podle § 7 odst. 2 zákona výběr archiválií ve skartačním řízení provádí příslušný archiv z dokumentů soukromoprávního původce, pouze pokud o to soukromoprávní původce požádá. Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku mají podle § 3 odst. 2 písm. a) zákona povinnost umožnit výběr z dokumentů uvedených v příloze č. 1 archivního zákona. Má-li výběr archiválií proběhnout v elektronické podobě, dokumenty musí splňovat podmínky stanovené vyhláškou č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (týká se především výstupních formátů) i národního standardu pro ESSL (metadata).

            Z výše uvedeného je zřejmé, že národní standard je určen také firmám, které se zabývají vývojem a aplikací příslušných programových prostředků pro výkon spisové služby v elektronické podobě, ať už jsou využívány pro práci s digitálními dokumenty nebo jen pro evidenci dokumentů v analogové podobě. Ty ale potřebují pro aplikaci požadavků do svých produktů určité období.

Požadavky standardu musejí být naplněny nejpozději do 1. července 2012.

            Standard obecně stanoví, co mají systémy ESSL umět. Naopak nestanoví, jak to má být provedeno. Jde o povinné i doporučující požadavky. Národní standard tedy obecně stanoví minimální požadavky, které musí konkrétní systémy elektronické spisové služby splňovat, aby byly funkční a kompatabilní s jinými elektronickými systémy spisové služby, respektive s dalšími funkčními systémy. Požadavky standardu se vztahují i na agendové systémy, které pracují s elektronickými dokumenty, rozsah těchto požadavků je však o něco menší.

            Během výše zmíněných tří let od vstupu novely zákona v platnost mají být dokumenty navržené do skartačního řízení tištěny. Vyhláška č. 191/2009 Sb. omezila tuto nutnost na dokumenty se skartačním znakem „A" a „V". Po uplynutí tříleté lhůty mají původci dvě možnosti. Buď odevzdají dokumenty do skartačního řízení ve výstupním formátu stanoveném vyhláškou s metadaty předepsanými národním standardem, nebo je musejí vytisknout. Kontrola metadat se předpokládá formou validace podle schématu XML, což není nijak náročná procedura.

            Původně se předpokládalo, že elektronické systémy spisové služby budou testovány vůči navrženému standardu. Tato myšlenka byla již v roce 2008 politickým rozhodnutím opuštěna.

Důvodem byla absence testovací infrastruktury a obava ze zbrzdení nástupu eGovernmentu v České republice. Firmy produkující ESSL mají nicméně tři roky na aplikaci tohoto standardu a původci musejí zajistit, aby jejich systém odpovídal v dané lhůtě národnímu standardu. Pokud budou chtít čeští výrobci systému ESSL proniknout na zahraniční trhy, nepochybně zváží testování u evropského testéra podle standardu MoReq2. Tím se dostáváme ke vztahu mezi národním standardem pro elektronické systémy spisové služby a specifikací MoReq2.

Národní standard a MoReq2

            Národní standard vychází z evropské specifikace „Modelové požadavky pro správu dokumentů v digitální podobě"'2'. Využívá však v něm obsaženého zmocnění k provedení transpozice jeho požadavků do příslušných národních prostředí a k doplnění jím stanovených požadavků podle požadavků právních řádů zemí jeho budoucích uživatelů. Po překladu specifikace MoReq2 bylo konstatováno, že vykazuje jisté, u mezinárodních standardů spíše obvyklé, nedostatky (nepřehlednost a nedostatek konzistence textu, přílišný rozsah, nesystematické a občas matoucí používání pojmů, rozpory mezi funkčními požadavky a metadatovým modelem, ale i zjevné chyby).

Nekorektnosti byly českou delegací kritizovány i na pražském zasedání Fóra DLM, které proběhlo v Praze v dubnu 2009. Národní standard pro ESSL je proto o poznání stručnější, přesnější a přísnější. Cílem ale bylo, aby se standard příliš neodchýlil od standardu MoReq2 a nezkomplikoval tak českým firmám produkujícím ESSL vstup na zahraniční trhy. Jak již bylo konstatováno, pravděpodobně si budou takové firmy muset nechat systém otestovat u evropského testéra, kterou je prozatím bavorská firma IMBUS.

            Kapitola o podacím deníku byla přeložena do angličtiny a zaslána vedení Fóra DLM s cílem ovlivnit budoucí vývoj standardu vtom smyslu, aby pojal i požadavky systémů spisové služby obvyklé ve střední Evropě. Specifika implementace v českém prostředí popisuje kapitola nula tzv. akademického překladu specifikace Moreq2b).

Funkční požadavky národního standardu

Národní standard stanoví v jednotlivých kapitolách, strukturovaných podle základních funkcí elektronické spisové služby, v minimálním rozsahu požadavky, jejichž užití je pro adresáty národního standardu povinné, nebo doporučené pro určité uživatelské prostředí, a nebo nepovinné. Požadavky, které mají pro uživatele národního standardu doporučující povahu (volitelné), jsou označeny příznakem „D", požadavky výslovně zohledňující specifika českého národního prostředí výkonu spisové služby (včetně aplikace podmínek elektronické komunikace vyplývajících z jiných právních předpisů), jsou označeny příznakem „C".

Národní standard je nutné považovat za základní specifikaci podmínek pro funkčnost elektronických systémů spisové služby, svým zpracováním však umožňuje rovněž jednotlivým uživatelům podle vlastních podmínek výkonu spisové služby, její organizace a potřeb přiřazení dalších funkcí, popřípadě nevyužití všech požadavků, které jsou národním standardem určeny jako volitelné.

            Požadavky převzaté z původního MoRequ2 byly vesměs zpřesněny a zpřísněny, některé volitelné požadavky byly učiněny povinnými (6.3.17), některé byly rozšířeny (9.2.20). Ve dvou případech došlo k upřesnění osoby, která danou operaci provede, tak aby bylo možno vyhovět české archivní a spisovenské legislativě (5.1.28; 9.3.2). Z obdobných důvodů byly v národním standardu zakázány automatické škartační operace (5.1.23). Pouze v jediném případě byl povinný požadavek změněn na volitelný (3.4.28). Český národní standard neobsahuje kapitolu Nefunkční požadavky, neboť podle většinového názoru v České republice tyto požadavky velmi rychle zastarávají, na druhé straně obsahuje některé redefinované moduly a prvky, které ve standardu MoReq2 nejsou, jejich využití je však v České republice natolik běžné, že jejich opominutí by vytvářelo problém (podací deník, číslo jednací či některá specifika ve workflow).

Terminologie a přílohy národního standardu

Národní standard byl upraven tak, aby byl terminologicky jednotný s dalšími právními předpisy, upravujícími související okruhy právních vztahů. Pojmy používané národním standardem tedy vycházejí z terminologie zavedené zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., a zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi. Pojmová jednotnost je zachována rovněž mezi národním standardem a vyhláškou č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.

Výběr použitých, respektive nově zavedených pojmů je výsledkem širší diskuse mezi pracovníky zabývajícími se oblastí spisové služby.

            Specifikace MoReq2 přiměla české archiváře pojmenovat některé i u nás existující pojmy termíny převzatými z MoReq2, vysvětlit je na příkladech a akceptovat některé nové pojmy. Výklad těchto termínů je uveden v kapitole nula akademického překladu specifikace MoReq2.

            Součástí národního standardu jsou schémata XML a metadatové modely. Metadatové modely slouží k popisu metadatových prvků, jimiž jsou popsány souvislosti, obsah a struktura dokumentů a jejich správa v průběhu času, dále k definování jednotlivých metadat a k popisu vazeb těchto prvků ve vztahu k požadavkům národního standardu. Schémata XML popisují strukturu, ve které jsou uloženy dokumenty v digitální podobě a jejich metadata, a slouží rovněž k ověření správnosti jejich vyplnění.

            V přílohách k národnímu standardu jsou dva metadatové modely a dvě schémata XML. První z nich je schéma XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi systémy elektronické spisové služby, které je též přílohou č. 4 Provozního řádu Informačního systému datových schránek (ISDS). Druhý metadatový model a schéma XML je pro archiváře ještě důležitější. Jde o schéma XML pro předávání dokumentů a jejich metadat do archivu. Na webové stránce Ministerstva vnitraw lze nalézt i ukázku datového balíčku pro předávání dokumentů a jejich metadat do archivu pro digitální archivy.

Národní standard v praxi

Úspěšné zavedení národního standardu závisí na mnohých faktorech. Archiváři a především pracovníci předarchivní péče by se měli se standardem alespoň v hrubých rysech seznámit a osvětově působit jak na původce, tak na firmy produkující systémy ESSL. Jsou to však především původci, kteří jsou zákazníky firem. Právě oni musejí klást jako podmínku při pořizování zmíněných systémů soulad s národním standardem pro ESSL. Je pozitivním jevem, že některé resorty se již zmíněnou cestou vydaly. Dobrou zprávou je i skutečnost, že soulad s národním standardem byl rovněž stanoven jako podmínka pro čerpání prostředků z evropských strukturálních fondů na implementaci ESSL.

            Národní standard pro ESSL sjednotil přístup k péči o dokumenty v digitální podobě a vytvořil podmínky pro úspěšný přenos dokumentů do Národního digitálního archivu, který má vzniknout při Národním archivu v Praze. V době psaní příspěvku probíhaly četné aktivity směřující k jeho zřízení. Vybrány byly lokality vhodné pro výstavbu obou úložišť, hotova byla studie proveditelnosti, objemová studie pro záložní pracoviště, dokumentace potřebná pro územní rozhodnutí. Projekt Národního digitálního archivu byl tedy již v iniciační fázi. Závěrem tedy nezbývá než vyjádřit naději, že se celý koncept uchovávání digitálních dokumentů v České republice podaří úspěšně dovést do konce.

Poznámky: (*) www.mvcr.cz/clanek/narodni-standard-pro-elektronickesystemy-spisove-sluzby.aspx (" Model requirements for the management of electronic records - MoReq2 a www.mvcr.cz/archivni-standardy.

aspx?q=Y2hudWooMw%3d%3d 41 www.mvcr.cz/clanek/narodni-standard-pro-elektronickesystemy-spisove-sluzby.aspx

Zákon nově vymezil okruhy určených původců, kteří jsou povinni vést spisovou službu a uvádí způsob, jakým ji mají vést. Důraz je přitom kladen na vedení evidence a správu prostřednictvím elektronických systémů spisové služby.

Národní standard stanoví minimální požadavky, které musí konkrétní systémy elektronické spisové služby splňovat, aby byly funkční a kompatabilní s jinými elektronickými systémy spisové služby, respektive s dalšími funkčními systémy.

  Ing. Michal Wanner, Ministerstvo vnitra ČR