V pondělí, 18. února 2008, proběhla  v prostorách Národního archivu (NA) závěrečná prezentace Projektu pracoviště pro dlouhodobé  uchovávání a zpřístupňování dokumentů v elektronické podobě. Po úvodním slově ředitelky NA, paní Evy Drašarové, představili technologický projekt zástupci řešitele, společnosti ICZ a.s., pánové Miroslav Tětek a Karel Škrla. Z jejich prezentace Vám nabízíme  stručný souhrn.                                                                                          

Úvodní slovo patřilo ředitelce NA, paní Evě Drašarové                  

Základním požadavkem práce s elektronickými dokumenty ve veřejné správě je fungování všech elektronických úložišť, ve kterých se elektronické písemnosti postupně ukládají v rámci svého životního cyklu.

-    Elektronické spisové služby provozované v orgánech veřejné správy i v rámci ekonomických subjektů, ze kterých se elektronické písemnosti po jejich vyřízení a uzavření přeposílají do elektronické spisovny organizace.  

-    Důvěryhodná elektronická spisovna je úložištěm, kam se dostávají el. dokumenty z elektronické spisové služby, a speciálních informačních systémů organizace. Kde po uplynutí skartační lhůty dojde k výběru archiválií, které jsou předány do NDA.

-     Národní digitální archiv (NDA) je úložištěm kam se přesouvají k trvalému uložení elektronické dokumenty jako archiválie.

Vzhledem k tomu, že v České republice ještě projekt podobného rozsahu realizován nebyl, bylo nutné jít pro zkušenosti do světa. Autoři projektu aktivně konzultovali své projektové záměry především s odborníky Národního archivu Spojeného Království. V roli konzultanta se tak na projektu podílel také jeden z předních světových odborníků na problematiku dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů, pan Marc Fresko (mnozí jej budete mít v paměti jako hosta konference CNZ 2007).  

Hlavním cílem při budování NDA je dlouhodobá archivace elektronických dokumentů předaných Národnímu archivu nebo získaných Národním archivem jako archiválie. Navrhované řešení vychází ze standardu OAIS (ISO 14721:2003 – Open Archival Information System). Standard vymezuje základní koncepci archivu pro uložení elektronických dokumentů a definuje hlavní funkce, které má archiv zajišťovat. Jedná se o příjem, správu dat, archivní uložení, přístup, administraci a plánování uchovávání.

Na základě požadavků zadavatele byla základní koncepce standardu OAIS doplněna o chráněné úložiště, které plní funkci meziskladu dokumentů připravovaných pro uložení do archivu. Do úložiště jsou dokumenty ukládány, pokud nesplňují podmínky pro uložení do NDA a původci mají možnost si z tohoto úložiště dokumenty vyzvednout.

Projekt popisuje stávající stav legislativních podmínek a norem, vztahujících se k provozu a zavedení NDA a současně navrhuje legislativní úpravy na úrovni věcného záměru.

NA, jako provozovatel systému NDA, bude zodpovídat za stanovení rozhraní a komunikačních pravidel pro elektronickou komunikaci mezi NA a původci.  Povinnost uchovávat dokumenty v předepsaných formátech bude obsažena v zákonu o archivnictví a specifikace předepsaných formulářů v prováděcí vyhlášce Ministerstva vnitra.

     Karel Škrla (ICZ a.s.) při závěrečné prezentaci.          

Postup budování NDA lze rozdělit na 3 fáze, přičemž každou z nich je možné rozdělit na jednotlivé etapy.

Úkolem první - přípravné fáze, je výběr dodavatele NDA. Vzhledem k velikosti projektu bylo navrženo, aby byl současně vybrán i dodavatel projektového dozoru. V této fázi je již možné pracovat na legislativních změnách, které budou mít za cíl ukotvení pozice NDA. Předpokládaná doba trvání první fáze je jeden rok a odhadovaná cena přípravné fáze se blíží 12 000 000 Kč (včetně DPH).

Ve druhé fázi – fázi budování, navrhne dodavatel konkrétní řešení počítačové technologie a předloží dokument detailní návrh řešení NDA. V případě jeho schválení bude dodán HW a standardní SW, nezbytný pro ověřovací provoz a bude zahájen vývoj aplikačního SW. V další etapě bude nainstalováno a nakonfigurováno veškeré zařízení. Funkčnost zařízení, včetně aplikačního softwaru, se následně ověří v testovacím provozu. Poslední etapa bude kontrolní. Jejím cílem je ověřit, že řešení odpovídá zadání a že je připraveno k přijímání dokumentů od původců . Předpokládá se, že součástí této fáze bude také certifikace, dle platných standardů a norem.  Poté již bude NDA předán do správy NA. Odhadovaná doba pro tuto fázi je dva roky a náklady budování se budou pohybovat kolem 300 000 00 Kč.

Třetí a poslední je fáze ověření. Tato etapa si klade za cíl doladit procesy systému, organizační řízení provozu, metodiku a v neposlední řadě také komunikaci s původci. V této fázi budou do digitálního archivu ukládány dokumenty pouze od vybraných původců. Poslední etapou, kterou bude završen celý implementační projekt, je doplnění HW na cílovou konfiguraci pro první dva roky provozu. Doba pro třetí fázi je stanovena na jeden rok a předpokládané náklady činí 86 000 000 Kč.

Řešení navrhuje rozdělení provozu na tzv. Provozní cykly. Provozní cyklus je časově omezen implementací NDA na jednom typu technologie (HW+SW). Cyklus končí (a začíná) migrací celého řešení na novou počítačovou technologii.

Prezentovaný technologický projekt se nyní stane základem pro výběrové řízení na vybudování Národního digitálního archivu, jakožto součásti Národního archivu ČR, který služby dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů poskytuje.

Podrobněji seznámí se svým projektem zaměstnanci NA účastníky konference ISSS´08  v Hradci Králové.

                                                                                                                                               Petr Novák (ISVS.CZ)