Datové schránky a činnost správních orgánů(MV CR; 20.5.2010)

1

Dne 1. července 2009 nabyl účinnosti zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických

úkonech a autorizované konverzi dokumentů, zákon č. 301/2008 Sb., kterým se mění

některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a

autorizované konverzi dokumentů, a zákon č. 7/2009 Sb., kterým se mění zákon č.

99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, a další související

zákony. Ke stejnému datu nabyl účinnosti zákon č. 190/2009 Sb., kterým se mění

zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,

ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony. Uvedené právní předpisy

přinesly zásadní změny v oblasti doručování dokumentů, které se nejvýznamněji

projevily v oblasti elektronické komunikace mezi orgány veřejné moci navzájem a

orgány veřejné moci a adresáty veřejné správy. V souvislosti s doručováním

dokumentů v digitální podobě prostřednictvím datových schránek a zvýšenou

intenzitou využívání komunikace prostřednictvím elektronických podatelen pak bylo

nutné stanovit pravidla nakládání s dokumenty v digitální podobě při výkonu spisové

služby, stejně jako postupy při převádění dokumentů v analogové podobě do podoby

digitální a naopak, a to s využitím stanovených technologických úkonů zajišťujících

požadovanou formálně právní hodnotu vzniklého dokumentu.

V souvislosti s aplikací těchto právních předpisů v praxi, zejména v souvislosti

s provozováním informačního systému datových schránek a dalším rozvíjením jeho

infrastruktury a zkvalitňováním nabídky uživatelských služeb, byly odboru legislativy

a koordinace předpisů Ministerstva vnitra adresovány četné dotazy orgánů veřejné

moci i dalších subjektů. Zobecnění odpovědí na tyto dotazy tvoří základ následujícího

textu věnovaného datovým schránkám a autorizované konverzi dokumentů ve vazbě

na správní řízení a výkon spisové služby.

Předkládaný text je upravenou a doplněnou verzí materiálu, který byl

publikován v čísle 14/2009 čtrnáctideníku Veřejná správa jako jeho příloha označená

„Datové schránky a činnost správních úřadů“ a který se věnoval úkonům souvisejícím

se zřízením a provozováním datových schránek.

2

Stávající text je aktualizován ke dni 30. dubna 2010, a to s ohledem na

zkušenosti s provozem informačního systému datových schránek získané po

zpřístupnění podstatné části datových schránek zřízených ze zákona (§ 31 zákona č.

300/2008 Sb.) dnem 1. listopadu 2009 a po nabytí účinnosti ustanovení upravujících

tzv. „privátní“ komunikaci prostřednictvím datových schránek. Materiál neobsahuje

řešení některých aktuálních otázek, v nichž se dosud nepodařilo nalézt optimální

vztah mezi právním názorem a technickým řešením (např. možnost provedení

autorizované konverze dokumentů v případě exspirovaného certifikátu, na němž je

založen elektronický podpis připojený k dokumentu). Po dosažení shody v těchto

otázkách bude provedena dílčí aktualizace dotčených kapitol.

3

Právní předpisy

Základními právními předpisy upravujícími komunikaci prostřednictvím datových

schránek a úkony s tím související jsou:

_ zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi

dokumentů, ve znění pozdějších předpisů

_ zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších

zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů

_ zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých

zákonů, ve znění pozdějších předpisů

_ zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů

_ zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů

_ nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb.,

o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o

elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů

_ vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách

_ vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen

„spisová vyhláška“)

_ vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované

konverze dokumentů

_ vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání informačního

systému datových schránek

_ vyhláška č. 37/1992 Sb., o jednacím řádu pro okresní a krajské soudy, ve

znění pozdějších předpisů

Vymezení pojmů a obecné informace

I. Datové schránky

Zákon č. 300/2008 Sb. definuje datovou schránku jako elektronické úložiště,

které je určeno k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům

veřejné moci a s účinností od 1. ledna 2010 (resp. v plném rozsahu od 1. července

2010) též dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a

právnických osob (§ 2 odst. 1). Datové schránky zřizuje a spravuje Ministerstvo

vnitra, to je také správcem informačního systému datových schránek, který je

informačním systémem veřejné správy obsahujícím informace o datových

schránkách a jejich uživatelích. Provozovatelem tohoto informačního systému je

držitel poštovní licence. Povinnosti Ministerstva vnitra jako správce informačního

systému datových schránek a povinnosti provozovatele tohoto informačního systému

4

vyplývají ze zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o

změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a ze zákona č.

300/2008 Sb.

Držiteli poštovní licence náleží za provozování informačního systému

datových schránek odměna, která se stanoví v souladu se zákonem č. 526/1990

Sb., o cenách, ve znění pozdějších předpisů, tedy tak, aby její výše pokryla

oprávněné náklady vynaložené na výkon souvisejících činností a zajistila

provozovateli přiměřený zisk. Odměna je podle § 14 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.

hrazena z prostředků státního rozpočtu, konkrétně na základě návrhu Ministerstva

vnitra z kapitoly všeobecná pokladní správa, jejímž správcem je Ministerstvo financí.

Doručování dokumentů orgánů veřejné moci adresovaných jinému orgánu

veřejné moci, doručování dokumentů orgánů veřejné moci adresovaných fyzickým,

podnikajícím fyzickým nebo právnickým osobám, jimiž je vůči těmto osobám činěn

veřejnoprávní úkon, jakož i činění úkonů vůči orgánům veřejné moci fyzickými,

podnikajícími fyzickými nebo právnickými osobami je bezplatné. Zpoplatněna je však

„privátní“ komunikace mezi fyzickými, podnikajícími fyzickými nebo právnickými

osobami (§ 18a odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb.). V tomto případě hradí odměnu

provozovateli informačního systému datových schránek fyzická osoba, podnikající

fyzická osoba nebo právnická osoba, z jejíž datové schránky byl dokument odeslán.

Zasílat dokumenty do datové schránky nebo zjišťovat, zda nějaký subjekt má

zřízenu datovou schránku, může pouze subjekt, kterému byla zřízena datová

schránka. Výjimku představuje možnost zjistit údaje o datové schránce orgánu

veřejné moci a o datové schránce, která současně plní funkci datové schránky

orgánu veřejné moci (§ 5a zákona č. 300/2008 Sb.). Podle § 20 odst. 1 písm. j)

zákona č. 300/2008 Sb. Ministerstvo vnitra zveřejní způsobem umožňujícím dálkový

přístup seznam orgánů veřejné moci a fyzických a právnických osob, jejichž datová

schránka plní současně funkci datové schránky orgánu veřejné moci. Ministerstvo tak

činí na internetové stránce http://www.datoveschranky.info

1. Zřízení datové schránky

Datová schránka je zřizována:

a) ze zákona

Orgánům veřejné moci, právnickým osobám zřízeným zákonem, právnickým

osobám zapsaným v obchodním rejstříku, organizačním složkám zahraničních

právnických osob zapsaným v obchodním rejstříku a insolvenčním správcům byly

datové schránky zřízeny ze zákona do 90 dnů od účinnosti zákona č. 300/2008 Sb.

(tj. do 28. září 2009). Advokátům a daňovým poradcům budou datové schránky ze

zákona zřízeny 1. července 2012; budou-li chtít systému datových schránek využívat

dříve, mohou si jako podnikající fyzické osoby o zřízení datové schránky požádat.

5

Advokátovi bude datová schránka zřízena jako datová schránka podnikající fyzické

osoby bez ohledu na formu výkonu advokacie. Nově (tj. po 1. červenci 2009)

vzniklým subjektům, kterým je datová schránka zřizována ze zákona, bude zřízena

bezodkladně po jejich vzniku (orgány veřejné moci), resp. bezodkladně poté, co

Ministerstvo vnitra obdrží informaci o jejich zapsání do zákonem stanovené evidence

(např. obchodní rejstřík).

Zřízením datové schránky orgánu veřejné moci je vyloučeno, aby stejnému

subjektu byla zřízena datová schránka právnické osoby nebo podnikající fyzické

osoby; není jím však vyloučeno zřízení datové schránky fyzické osoby, pokud jde o

orgán veřejné moci, který představuje jedna fyzická osoba (notář, soudní exekutor).

Taková osoba, která je orgánem veřejné moci, může mít též zřízenu datovou

schránku fyzické osoby.

Určité problémy byly zaznamenány při zřizování datových schránek

právnických osob, a to v souvislosti s nepřesností údajů vedených v obchodním

rejstříku. Jednalo se např. o absenci nebo chybné uvedení identifikačního čísla,

absenci adresy sídla právnické osoby nebo neuvedení poštovního směrovacího

čísla, resp. jejich vedení nepřesným způsobem. Ani jeden z uváděných důvodů

nebyl shledán překážkou pro zřízení datové schránky podle ustanovení § 5 odst. 1

zákona č. 300/2008 Sb. Nepřesnost (nesprávnost, neúplnost nebo neaktuálnost)

údajů vedených o právnické osobě v obchodním rejstříku nejsou právním ani věcným

důvodem pro nezřízení datové schránky, jsou však důvodem k podání podnětu

soudu, příslušnému podle jiného právního předpisu k vedení obchodního rejstříku

(dále jen „rejstříkový soud“), k prověření přesnosti (správnosti a aktuálnosti) jím

vedených údajů.1

Právním titulem pro podání podnětu k prověření správnosti údajů vedených

v obchodním rejstříku je povinnost stanovená soudům a jiným správním orgánům v §

200b odst. 3 zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád.2 Splnění povinnosti

upozornit rejstříkový soud na zjištěnou neshodu mezi skutečným právním stavem a

stavem zápisu v obchodním rejstříku je jediným efektivním nástrojem k ověření a

vedení přesných (tedy správných a úplných) údajů, nezbytných jednak pro doručení

přístupových údajů pro přihlášení se do zřízené datové schránky, jednak pro

zpracování údajů v informačním systému datových schránek. Příslušný rejstříkový

soud je na základě údajů vedených v obchodním rejstříku poskytovatelem údajů

vedených v informačním systému datových schránek podle § 14 odst. 3 písm. g), h)

a j) zákona č. 300/2008 Sb. (§ 15 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb.). Ministerstvo vnitra

jako správce informačního systému datových schránek je při zahájení zpracování

1 Obchodní rejstřík je veřejným seznamem (§ 27 odst. 1 zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník), a

tedy informačním systémem veřejné správy ve smyslu zákona č. 365/2000 Sb., o informačních

systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a

tedy se na něj kromě jiného vztahuje povinnost správce vést přesné osobní údaje.

2 „Soudy nebo jiné správní orgány upozorní rejstříkový soud vždy na neshodu mezi skutečným

právním stavem a stavem zápisu v obchodním rejstříku, jakmile tato skutečnost při jejich činnosti

vyjde najevo.“

6

těchto údajů povinno prověřit přesnost předávaných údajů (vzhledem k povinnosti

správce informačního systému zpracovávat pouze přesné údaje).

Poněkud specifickou otázku představují případy neaktuálních údajů o

statutárních orgánech právnických osob (statutární orgán, zapsaný v obchodním

rejstříku, může být právnickou osobou, která pozbyla právní subjektivity, nebo

fyzickou osobou zemřelou, o které jsou vedeny údaje ve vztahu k právnické osobě od

data jejího úmrtí do doby, než bude jmenován nový statutární orgán, resp. člen

statutárního orgánu). Údaje o statutárních orgánech právnických osob mají význam

pro doručování přístupových údajů, blíže k tomu viz pasáž o zpřístupnění datové

schránky.

V této souvislosti je vhodné upozornit, že podle § 68 odst. 6 a § 257 odst. 1

zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, může soud na návrh státního orgánu

nebo osoby, která osvědčí právní zájem, rozhodnout o zrušení právnické osoby

(obchodní společnosti nebo družstva) a o její likvidaci, jestliže v uplynulém roce

nebyly zvoleny orgány obchodní společnosti, kterým skončilo nebo jejichž všem

členům skončilo funkční období před více než jedním rokem, respektive uplynuly dva

roky ode dne, kdy skončilo funkční období orgánů družstva, a nebyly zvoleny nové

orgány. Pokud tedy Ministerstvo vnitra jako správce informačního systému zjistí tyto

skutečnosti, může podat návrh na zrušení právnické osoby (obchodní společnosti

nebo družstva).

Další diskutovanou otázkou bylo zřizování datových schránek právnickým

osobám v insolvenci, právnickým osobám, na které bylo vyhlášeno konkurzní řízení

nebo které vstoupily do likvidace. Podle ustanovení § 5 odst. 1 zákona č. 300/2008

Sb. je datová schránka zřizována každé právnické osobě zapsané v obchodním

rejstříku a organizační složce podniku zahraniční právnické osoby zapsané v

obchodním rejstříku, a to bez dalších podmínek. Pokud tedy nedojde k výmazu

právnické osoby z obchodního rejstříku, je nutné datovou schránku zřídit, neboť

zahájení insolvenčního řízení, konkurzního řízení ani vstup společnosti do likvidace

nemění nic na právní povaze obchodní společnosti. Otázkou je určení okruhu osob,

kterým mají být zaslány přístupové údaje, resp. rozsah oprávnění konkurzního

správce, insolvenčního správce nebo likvidátora.3 Ministerstvo vnitra zasílalo

3 Podle ustanovení § 38g zákona č. 513/1991 Sb. se „do obchodního rejstříku zapíše také zrušení

právnické osoby a jeho právní důvod, vstup do likvidace, jméno a bydliště nebo firma a sídlo

likvidátora (likvidátorů), popřípadě jméno a bydliště osoby, která bude vykonávat činnost likvidátora

za právnickou osobu, zahájení insolvenčního řízení, omezení práva dlužníka nakládat s majetkovou

podstatou na základě rozhodnutí insolvenčního soudu, prohlášení konkursu, jméno a bydliště nebo

firma a sídlo insolvenčního správce, povolení reorganizace a schválení reorganizačního plánu,

rozhodnutí soudu o nařízení výkonu rozhodnutí postižením podílu některého společníka ve

společnosti, prodejem podniku nebo jeho části, jakož i rozhodnutí soudu o zastavení výkonu tohoto

rozhodnutí, exekuční příkaz na postižení podílu některého společníka ve společnosti, na prodej

podniku nebo jeho části, jakož i rozhodnutí o zastavení exekuce nebo sdělení,

že exekuce skončila jinak než zastavením, rozhodnutí soudu o neplatnosti právnické osoby,

ukončení likvidace a právní důvod výmazu podnikatele.“. Z uvedené citace je zřejmé, že obchodní

rejstřík obsahuje údaje o osobách likvidátora, konkurzního správce nebo insolvenčního správce.

7

přístupové údaje v těchto případech konkurznímu správci, insolvenčnímu správci

nebo likvidátorovi, neboť po konzultaci s Ministerstvem spravedlnosti vycházelo

z názoru, že tyto osoby vstupují do postavení statutárních orgánů právnických osob.

V současné době je však o této otázce vedena s Ministerstvem spravedlnosti další

diskuse.

b) na žádost

Subjekty, jimž není datová schránka zřizována ze zákona, tj. fyzické osoby,

většina podnikajících fyzických osob a část právnických osob (např. občanská

sdružení, církve), mohou o zřízení datové schránky požádat. O zřízení další datové

schránky mohou rovněž požádat orgány veřejné moci a právnické osoby, jejichž

datová schránka právnické osoby plní současně funkci datové schránky orgánu

veřejné moci. Další datová schránka orgánu veřejné moci je zřizována zpravidla pro

potřebu vnitřní organizační jednotky orgánu veřejné moci.

Žádost o zřízení datové schránky, popřípadě další datové schránky orgánu

veřejné moci se podává Ministerstvu vnitra a obsahuje údaje stanovené zákonem č.

300/2008 Sb. (§ 3 odst. 3, § 4 odst. 4, § 5 odst. 4, § 6 odst. 3). Formulář žádosti,

jehož využití lze doporučit, je k dispozici na internetových stránkách

http://www.datoveschranky.info Žádost o zřízení datové schránky, popřípadě další

datové schránky orgánu veřejné moci, musí obsahovat úředně ověřený podpis

žadatele s výjimkou případů, kdy je žádost podepsána před zaměstnancem

Ministerstva vnitra nebo zaměstnancem kontaktního místa veřejné správy, anebo je-li

žádost opatřena zaručeným elektronickým podpisem, založeným na kvalifikovaném

certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále též

„uznávaný elektronický podpis“).

Pokud se týká podpisu, který fyzická osoba oprávněná k podpisu žádosti o

zřízení datové schránky podle § 3 odst. 4, § 4 odst. 5 a § 5 odst. 5 zákona č.

300/2008 Sb. učiní před zaměstnancem kontaktního místa veřejné správy, tento

podpis není podpisem ověřeným (viz § 27 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. – „úředně

ověřený podpis žádosti podle § 3 odst. 4, § 4 odst. 5 a § 5 odst. 5 se nevyžaduje, je-li

žádost podepsána před zaměstnancem státu zařazeným v ministerstvu nebo

zaměstnancem zařazeným v kontaktním místu veřejné správy …“), a tedy na něj

nejsou uplatňovány požadavky na formální náležitosti doložky o ověření podpisu ve

smyslu § 11 zákona č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou

a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování).

V daném případě příslušný zaměstnanec kontaktního místa veřejné správy

pouze záznamem na žádosti potvrzuje, že žadatel před ním v daném okamžiku

vlastnoručně žádost podepsal a že před provedením podpisu byla ověřena totožnost

žadatele (zajištění autenticity podpisu a ztotožnění podepisující osoby s osobou

oprávněnou k podpisu žádosti o zřízení datové schránky). Tento záznam může mít

podobu lepicího štítku, do kterého se vyplní příslušné údaje, které se potvrdí

podpisem příslušného zaměstnance (pro zajištění jednoznačné identifikace tohoto

8

zaměstnance by jeho podpis měl být připojován k vytištění nebo vypsání jeho jména,

popřípadě jmen, a příjmení). Nejedná se však o ověření (legalizaci) podpisu ve

smyslu zákona č. 21/2006 Sb.

Žádost lze podat následujícími způsoby:

_ osobně

· na podatelně Ministerstva vnitra

· na kontaktních místech veřejné správy (pracoviště Czech POINT)4

_ poštou

_ elektronickou poštou

Žádost o zřízení další datové schránky orgánu veřejné moci (§ 6 odst. 2

zákona č. 300/2008 Sb.) je možné podat též prostřednictvím datové schránky, která

již byla orgánu veřejné moci zřízena. Tuto žádost podává vždy orgán veřejné moci,

pro jehož vnitřní organizační jednotku má být datová schránka zřízena [za orgán

veřejné moci, který je organizační složkou státu, jedná vedoucí organizační složky

státu nebo jím pověřený zaměstnanec, za územní samosprávný celek ten, kdo je

podle zvláštního zákona oprávněn územní samosprávný celek navenek zastupovat,

jeho zaměstnanec nebo člen zastupitelstva, který byl touto osobou pověřen (viz § 30

správního řádu), a za orgán veřejné moci, který je právnickou osobou, její statutární

orgán (tvoří-li statutární orgán více fyzických osob, jedná za právnickou osobu jeho

předseda, popřípadě jeho člen, který tím byl pověřen), nebo její zaměstnanec (člen),

který tím byl statutárním orgánem pověřen].

Splňuje-li žádost zákonem č. 300/2008 Sb. stanovené požadavky, zřídí

Ministerstvo vnitra datovou schránku do 3 pracovních dnů od podání žádosti.

V této lhůtě budou žadateli odeslány (vypraveny) přístupové údaje. K odstranění

případných nedostatků žádosti bude žadatel vyzván. Zřízení datové schránky,

popřípadě další datové schránky orgánu veřejné moci, je úkonem podle části čtvrté

správního řádu. Podává-li žádost podle zákona č. 300/2008 Sb. právnická osoba,

činí tento úkon podle § 30 odst. 1 správního řádu jménem právnické osoby ten, kdo

je k tomu oprávněn v řízení před soudem podle zvláštního zákona.5 Pokud jde o

4 Systém kontaktních míst veřejné správy je založen § 8a zákona č. 365/2000 Sb., o informačních

systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění zákona č. 130/2008 Sb.

Správní činnosti vykonávané kontaktními místy veřejné správy upravuje jednak zákon č. 365/2000

Sb. (vydávání ověřených výstupů z informačních systémů veřejné správy), jednak zákon č.

269/1994 Sb., o Rejstříku trestů, ve znění pozdějších předpisů (vydávání výpisu z evidence

Rejstříku trestů), zákon č. 361/2000 Sb., o provozu na pozemních komunikacích a o změnách

některých zákonů (zákon o silničním provozu), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 455/1991

Sb., o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), ve znění pozdějších předpisů (činění podání

prostřednictvím kontaktních míst veřejné správy), a zákon č. 300/2008 Sb. (provádění autorizované

konverze na žádost, činění podání a oznámení podle tohoto zákona prostřednictvím kontaktních

míst veřejné správy).

5 § 21 občanského soudního řádu zní:

„(1) Za právnickou osobu jedná

a) její statutární orgán; tvoří-li statutární orgán více fyzických osob, jedná za právnickou osobu

jeho předseda, popřípadě jeho člen, který tím byl pověřen, nebo

9

ověření toho, zda osoba uvedená v žádosti o zřízení datové schránky, je skutečně

osobou oprávněnou jednat za právnickou osobu, je třeba vycházet z § 30 odst. 5

správního řádu, podle nějž „každý, kdo činí úkony, musí prokázat své oprávnění“.

Pokud tedy osoba tuto skutečnost nedoloží (a zejména není-li to možné zjistit

v žádné úřední evidenci), je na místě vyzvat takovou osobu k tomu, aby své

oprávnění doložila hodnověrným dokladem.

Žádost o zřízení datové schránky, popřípadě o zřízení další datové schránky

orgánu veřejné moci, je dokument přijímaný Ministerstvem vnitra, a to bez ohledu na

to, zda je doručen podatelně Ministerstva vnitra nebo zda je podán prostřednictvím

kontaktního místa veřejné správy ve smyslu § 8a odst. 1 zákona č. 365/2000 Sb. ve

spojení s § 27 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. Ministerstvo vnitra, které je

organizační složkou státu, má v tomto případě postavení určeného původce podle §

63 odst. 1 písm. a) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o

změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., a tedy je nositelem

povinnosti vykonávat spisovou službu. Zpracování přijaté žádosti o zřízení datové

schránky, popřípadě o zřízení další datové schránky orgánu veřejné moci, proto musí

zahrnovat zejména její evidenci, rozdělení, oběh, vyřízení, uložení a vyřazování ve

skartačním řízení [§ 2 písm. k) zákona č. 499/2004 Sb.]

Evidence doručených žádostí o zřízení datové schránky, popřípadě o zřízení

další datové schránky orgánu veřejné moci, má vzhledem k evidenci data doručení

žádosti rozhodující význam pro posouzení dodržení stanovené třídenní lhůty, ve

které má Ministerstvo vnitra příslušnou datovou schránku na základě bezvadné

žádosti zřídit, stejně jako pro sledování této lhůty v případech, kdy její plynutí je

přerušeno po doručení žádosti vyzváním žadatele k odstranění zjištěných nedostatků

v žádosti.

Podle § 11 odst. 3 spisové vyhlášky se dokumentu přidělí nejpozději při jeho

vyřízení spisový znak, skartační znak a skartační lhůta, popřípadě rok zařazení

dokumentu do skartačního řízení, a to podle spisového a skartačního plánu původce

účinného v době vyřízení dokumentu. Spisový řád vydávají určení původci (§ 66

odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb.), tedy rovněž Ministerstvo vnitra; součástí spisového

řádu je spisový a skartační plán, obsahující seznam typů dokumentů roztříděných do

b) její zaměstnanec (člen), který tím byl statutárním orgánem pověřen, nebo

c) vedoucí jejího odštěpného závodu nebo vedoucí jiné její organizační složky, o níž zákon

stanoví, že se zapisuje do obchodního rejstříku, jde-li o věci týkající se tohoto závodu

(složky), nebo

d) její prokurista, může-li podle udělené prokury jednat samostatně.

(2) Ustanovení odstavce 1 se nepoužije, stanoví-li tento nebo zvláštní zákon, že za právnickou

osobu jednají jiné osoby.

(3) Byla-li u právnické osoby zavedena nucená správa, jedná za ni nucený správce, který má

podle zákona postavení jejího statutárního orgánu, popřípadě zaměstnanci právnické osoby,

které tím nucený správce pověřil; jinak se postupuje podle odstavců 1 a 2.

(4) Za právnickou osobu nemůže jednat ten, jehož zájmy jsou v rozporu se zájmy právnické

osoby.

(5) Každý, kdo jedná za právnickou osobu, musí své oprávnění prokázat. V téže věci může za

právnickou osobu současně jednat jen jediná osoba.“

10

věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními

lhůtami (§ 66 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb.). Ministerstvo vnitra ve svém spisovém

a skartačním plánu pro rok 2010 stanovilo pro žádost

o zřízení datové schránky skartační znak S a skartační dobu 3 roky.

Správnost údajů uvedených v žádosti o zřízení datové schránky,

popřípadě o zřízení další datové schránky orgánu veřejné moci, je ověřována

prostřednictvím údajů vedených v informačním systému evidence obyvatel a

dalších informačních systémech (evidencích) stanovených v § 15 zákona č.

300/2008 Sb. Rovněž tímto postupem je zajišťováno plnění povinnosti správce

informačního systému datových schránek vést pouze přesné (tedy správné, úplné a

aktuální) údaje. Orgánům, které vedou příslušné informační systémy (evidence), je

uloženo informovat Ministerstvo vnitra o skutečnostech relevantních pro správu

informačního systému datových schránek (§ 15 odst. 2 až 8 zákona

č. 300/2008 Sb.)6. Tyto informace jsou Ministerstvu vnitra poskytovány způsobem

umožňujícím dálkový přístup. Ověření údajů tedy ve většině případů probíhá

automatizovaně. Oprávněná úřední osoba pouze potvrdí výsledek tohoto ověření,

což může činit i v dávkách. V případě podání žádosti prostřednictvím kontaktního

místa veřejné správy jsou údaje ověřeny i na základě dokladů předložených

žadatelem. V případě zjištění nesouladu těchto údajů s údaji v příslušných

evidencích, je třeba přesnost (správnost) údajů dále prověřit. Řízení o žádosti o

zřízení datové schránky lze po tuto dobu přerušit (přiměřeně se použije § 64

správního řádu na základě § 154 tohoto zákona; v těchto případech může být

učiněna výzva k odstranění nedostatků žádosti nebo může být zahájeno řízení

vztahující se k předloženému dokladu).

Fyzické i právnické osoby pověřené výkonem veřejné správy (např. Česká

pošta, s. p., stanice technické kontroly, církve) mají možnost požádat, aby jim zřízená

datová schránka (fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby)

plnila rovněž funkci datové schránky orgánu veřejné moci, tj. aby tyto osoby mohly

prostřednictvím své datové schránky činit vůči adresátům veřejné správy elektronické

správní úkony. Výkonem veřejné správy je i provádění autorizované konverze

dokumentů, a z tohoto titulu tedy může využití této funkcionality datové schránky

požadovat i advokát. Propůjčení funkce datové schránky orgánu veřejné moci datové

schránce fyzické, podnikající fyzické nebo právnické osoby zajistí Ministerstvo vnitra

na základě žádosti držitele datové schránky podložené dokladem o tom, že držitel

vykonává veřejnou správu. V tomto případě půjde de iure o jednu datovou schránku,

která bude plnit dvojí, resp. v případě využití § 18a zákona č. 300/2008 Sb. trojí

6 U právnických osob je ověření prováděno primárně proti evidenci, v níž je tato právnická osoba

podle své právní formy vedena (viz § 15 odst. 8 zákona č. 300/2008 Sb.). Pokud žádná taková

evidence neexistuje (problém příspěvkových organizací zřízených před rokem 2000), lze využít

registr ekonomických subjektů vedený podle zákona č. 89/1995 Sb., o státní statistické službě, ve

znění pozdějších předpisů.

Orgánem vedoucím evidenci podnikajících fyzických osob nebo právnických osob podle § 15

odst. 8 zákona č. 300/2008 Sb. jsou například též příslušné stavovské organizace zřízené zákonem.

11

funkci (komunikace s orgány veřejné moci jako adresát veřejné správy, komunikace

z titulu výkonu veřejné správy a privátní komunikace s fyzickými a právnickými

osobami). Pokud bude zjištěno, že fyzická či právnická osoba žádající o umožnění,

aby jí zřízená datová schránka plnila rovněž funkci datové schránky orgánu veřejné

moci, nevykonává působnost v oblasti veřejné správy, nebude její žádosti vyhověno

a tato skutečnost se jí sdělí.

Zákon č. 300/2008 Sb. rozlišuje datové schránky orgánů veřejné moci,

právnických osob, podnikajících fyzických osob a fyzických osob. Podle

původní koncepce, ze které vycházel návrh zákona o elektronických úkonech a

autorizované konverzi dokumentů, měl každý subjekt zásadně nárok na zřízení jedné

datové schránky, resp. pro určitý typ subjektu měla být zřizována právě jedna datová

schránka příslušné kategorie (tedy orgánu veřejné moci datová schránka orgánu

veřejné moci, právnické osobě datová schránka právnické osoby, podnikající fyzické

osobě datová schrána podnikající fyzické osoby a fyzické osobě datová schránka

fyzické osoby). Již tato koncepce však připouštěla, aby například fyzické osobě, která

je současně podnikající fyzickou osobou, pokud o to z obou uvedených titulů požádá,

byla zřízena jak datová schránka fyzické osoby, tak datová schránka podnikající

fyzické osoby; každá z takto zřízených datových schránek však musí být používána

pro doručování korespondence související s právním postavením držitele příslušné

kategorie datové schránky (tedy do datové schránky fyzické osoby nesmí být

doručováno v souvislosti s jejím podnikáním a naopak). V právních vztazích se totiž

přísně rozlišuje, zda vystupuje fyzická osoba jako podnikatel nebo nikoliv. Rozlišení

je nutné i z praktického hlediska; „držitel“ datové schránky může stanovit rozdílný

okruh pověřených osob (např. účetní či jiný zaměstnanec podnikající fyzické osoby

může mít přístup do jí zřízené datové schránky podnikající fyzické osoby, ale není již

na místě, aby takový zaměstnanec měl přístup do její datové schránky, zřízené jako

datová schránka fyzické osoby, kam mohou být doručována rozhodnutí týkající se

osobního života nebo obsahující citlivé údaje, popřípadě informace, které mají zůstat

podle vůle fyzické osoby soukromé povahy – např. rozsudek

o rozvodu manželství, rozhodnutí o přestupku apod.).

Jako podnikající fyzická osoba bude mít podnikatel zásadně pouze jednu

datovou schránku bez ohledu na množství předmětů podnikání. Odlišná však bude

situace v případě advokátů, daňových poradců a insolvenčních správců. Podle § 4

odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb. se advokátu, daňovému poradci nebo insolvenčnímu

správci zřizuje datová schránka podnikající fyzické osoby, přičemž advokát, daňový

poradce, respektive insolvenční správce má nárok na zřízení jedné datové schránky

podnikající fyzické osoby. Tím je míněno, že advokát má nárok na zřízení jedné

datové schránky podnikající fyzické osoby – advokáta, daňový poradce na zřízení

jedné datové schránky podnikající fyzické osoby – daňového poradce a insolvenční

správce na zřízení jedné datové schránky podnikající fyzické osoby – insolvenčního

správce. Je-li tudíž tatáž osoba současně advokátem, daňovým poradcem

a insolvenčním správcem, má nárok na zřízení datové schránky podnikající fyzické

12

osoby pro každou z těchto profesí, tj. v daném případě tří datových schránek

podnikající fyzické osoby. Uvedenému výkladu ostatně svědčí i důvodová zpráva

k zákonu č. 300/2008 Sb.7 S ohledem na skutečnost, že v případě advokátů a

daňových poradců existuje od data nabytí účinnosti citovaného zákona tříleté

přechodné období, ve kterém se jim zřizují datové schránky podnikajících fyzických

osob výlučně na žádost, zatímco v případě insolvenčních správců tomu tak není

(srov. § 31 odst. 3 větu první zákona č. 300/2008 Sb.), advokátu, případně

daňovému poradci, který je současně insolvenčním správcem, se po ono tříleté

přechodné období zřizuje ze zákona pouze datová schránka podnikající fyzické

osoby – insolvenčního správce. Tím však není nijak dotčeno právo advokáta (příp.

daňového poradce) zažádat o zřízení datové schránky podnikající fyzické osoby –

advokáta (resp. o zřízení datové schránky podnikající fyzické osoby – daňového

poradce).

V případě datových schránek podnikajících fyzických osob není

podmínkou pro zřízení datové schránky zapsání subjektu v některé ze zákonem

stanovených evidencí. Při výkladu pojmu podnikání je třeba vycházet z § 2

obchodního zákoníku, přičemž například ze vztahu tohoto ustanovení k § 3 zákona č.

455/1991 Sb., o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), ve znění pozdějších

předpisů, je zřejmé, že ne pro každý předmět podnikání existuje odpovídající

evidence osob v tomto oboru podnikajících. Při případné absenci zápisu do

evidence, resp. neexistenci příslušné evidence (např. výkonní umělci) bude

skutečnost, že se jedná o podnikající fyzickou osobu, třeba prokázat jiným způsobem

(viz § 52 správního řádu) v součinnosti s příslušným správním orgánem. Podnikající

fyzická osoba se může prokazovat např. též výpisem ze zahraničního rejstříku.

Skutečnost, zda podnikající fyzická osoba je nebo není zapsána v obchodním

rejstříku, nemá (na rozdíl od právnických osob) vliv na způsob zřízení datové

schránky (s výjimkou případů uvedených v § 4 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb. jde

vždy o zřízení na žádost).

Ze zákona č. 300/2008 Sb. nevyplývá, že by datová schránka fyzické osoby

nemohla být zřízena fyzické osobě, která má bydliště mimo území České republiky.

Naopak z ustanovení § 14 odst. 3 písm. e) zákona č. 300/2008 Sb. lze dovodit, že

takové fyzické osobě datovou schránku zřídit lze, neboť v informačním systému

datových schránek jsou vedeny údaje „adresa místa trvalého pobytu nebo jiného

pobytu na území České republiky anebo adresa bydliště mimo území České

republiky fyzické osoby, pro niž byla zřízena datová schránka“. Rovněž z ustanovení

§ 14 odst. 3 písm. j) zákona č. 300/2008 Sb. vyplývá, že osoba oprávněná k přístupu

7 Důvodová zpráva k této otázce doslova uvádí: „pro advokacii, daňové poradenství a insolvenční

správcovství se zřizuje samostatná datová schránka podnikající fyzické osoby. V praxi to znamená,

že např. insolvenční správce, který je současně překladatelem podnikajícím dle zákona č. 455/1991

Sb., o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), bude mít ze zákona zřízenu datovou

schránku podnikající fyzické osoby pro insolvenční správcovství a bude mít možnost si nechat zřídit

na žádost datovou schránku podnikající fyzické osoby pro překladatelství, případně i další

podnikatelské činnosti.“

13

do datové schránky může mít v informačním systému datových schránek uvedenu

adresu bydliště mimo území České republiky. Taková fyzická osoba bude svůj status

povinna doložit veřejnou listinou příslušného státu, která splňuje náležitosti potřebné

pro uznání cizozemských veřejných listin orgány České republiky (apostila, vyšší

ověření apod.).

Obdobně je tomu i v případě zřizování datové schránky právnické osoby, kde

z náležitostí žádosti o zřízení této datové schránky podle § 5 odst. 4 písm. e) zákona

č. 300/2008 Sb. vyplývá, že žadatel uvádí rovněž „stát registrace nebo evidence

právnické osoby“; z tohoto údaje je tedy zřejmé, že datová schránka právnické osoby

může být zřízena rovněž zahraniční právnické osobě. S ohledem na skutečnost, že o

„zahraničních“ osobách nejsou vedeny údaje ve správních evidencích České

republiky, i taková osoba musí svůj status doložit [obdobně jako u fyzických osob

zpravidla veřejnou listinou příslušného státu, která splňuje náležitosti potřebné pro

uznání cizozemských veřejných listin orgány České republiky (apostila, vyšší ověření

apod.)].

Novelizace zákona č. 300/2008 Sb. provedená zákonem č. 190/2009 Sb.

umožnila, aby orgány veřejné moci disponovaly více datovými schránkami.

Tyto tzv. „další“ datové schránky orgánu veřejné moci (§ 6 odst. 2 zákona č.

300/2008 Sb.) mohou být - jak je již uvedeno výše - zřizovány na žádost orgánu

veřejné moci, a to zejména pro potřebu jejich vnitřních organizačních jednotek

(obvykle územních pracovišť nebo orgánů plnících zvláštní funkce, jako

v podmínkách Ministerstva vnitra teoreticky např. státní volební komise, situační

centrum, legislativní útvar). Datová schránka by neměla být v rámci orgánů veřejné

moci zřizována všem organizačním jednotkám, ale pouze těm, u nichž je potřeba

jejího zřízení dána povahou vykonávané agendy.

Takto zřízená („další“) datová schránka orgánu veřejné moci je plnohodnotnou

datovou schránkou orgánu veřejné moci, doručení dokumentu do takovéto datové

schránky či zaslání dokumentu z takovéto datové schránky má stejné účinky jako

v případě užití datové schránky orgánu veřejné moci zřízené přímo ze zákona

(„hlavní“), tj. např. podání adresované Ministerstvu vnitra učiněné do datové schránky

jeho územního pracoviště v Ostravě má stejné důsledky jako podání učiněné do

datové schránky Ministerstva vnitra zřízené ze zákona („hlavní“). Další datové

schránky orgánu veřejné moci by měly být označeny tak, aby bylo zřejmé, že se

jedná o tento typ datových schránek. Možnost požádat o zřízení více datových

schránek mají rovněž právnické osoby vykonávající působnost v oblasti veřejné

správy.

Současně je však třeba podotknout, že bude-li mít jeden orgán veřejné moci

zřízeno více datových schránek, nemusí jeho organizační jednotky, jimž byly datové

schránky zřízeny, vzájemně komunikovat prostřednictvím těchto datových schránek,

jak konečně vyplývá z § 1 odst. 1 písm. a) zákona č. 300/2008 Sb. (elektronické

úkony orgánů veřejné moci jsou prováděny vůči fyzickým osobám a právnickým

14

osobám, elektronické úkony fyzických osob a právnických osob jsou prováděny vůči

orgánům veřejné moci a elektronické úkony jsou dále prováděny mezi orgány veřejné

moci navzájem, a to prostřednictvím datových schránek), nebo z § 17 odst. 1 tohoto

zákona (podle kterého je orgán veřejné moci povinen doručovat prostřednictvím

datové schránky jinému orgánu veřejné moci). Smyslem zavedení datových schránek

není nahrazení stávajících forem interní komunikace uvnitř orgánu veřejné moci.

Pokud však neexistuje jiný efektivní způsob komunikace mezi organizačními

složkami téhož orgánu veřejné moci (např. detašovaná pracoviště), lze komunikace

prostřednictvím datových schránek využít i pro interní potřeby orgánu veřejné moci.

Žádost o zřízení další datové schránky orgánu veřejné moci podává orgán

veřejné moci ve smyslu zákona č. 300/2008 Sb., tedy nikoliv subjekt, pro jehož

interní potřeby se datová schránka zřizuje. Náležitosti žádosti o zřízení datové

schránky veřejné moci upravuje § 6 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb.; vedle obecných

náležitostí podání ve smyslu § 37 správního řádu žádost musí rovněž obsahovat

název žádajícího orgánu veřejné moci, identifikační číslo ekonomického subjektu

žádajícího orgánu veřejné moci, bylo-li přiděleno, adresu sídla, jméno, popřípadě

jména, příjmení, datum narození a adresu pobytu osoby, jíž mají být zaslány

přístupové údaje; zřizuje-li se datová schránka pro potřebu vnitřní organizační

jednotky orgánu veřejné moci, obsahuje žádost též její název.

Formu žádosti o zřízení další datové schránky orgánu veřejné moci a způsob

jejího podání zákon č. 300/2008 Sb. explicitně neupravuje, nicméně z ustanovení

jeho § 17 lze dovodit, že by měla být podána prostřednictvím již zřízené datové

schránky orgánu veřejné moci, a měla by mít tudíž formu datové zprávy.

Ministerstvo vnitra posoudí, zda žádost splňuje požadované náležitosti, a je-li

tomu tak, další datovou schránku orgánu veřejné moci zřídí do 3 pracovních dnů od

podání žádosti. Současně Ministerstvo vnitra osobám pro tyto účely uvedeným

v žádosti odešle do vlastních rukou přístupové údaje. Pokud žádost nesplňuje

požadované náležitosti, vyrozumí Ministerstvo vnitra žádající orgán veřejné moci o

vadách žádosti a vyzve jej k jejich nápravě. Je nutno připomenout, že Ministerstvu

vnitra zákon výslovně nesvěřuje na úseku zřizování dalších datových schránek

orgánu veřejné moci diskreční pravomoc – může posuzovat toliko naplnění podmínek

stanovených v § 6 odst. 2 a 3 zákona č. 300/2008 Sb.

Další datová schránka orgánu veřejné moci je zpřístupněna prvním

přihlášením osoby, jíž byly zaslány přístupové údaje (nikoliv tedy vedoucího

žádajícího orgánu veřejné moci, ledaže by byl osobou, které mají být zaslány

přístupové údaje), nejpozději však patnáctým dnem po jejich doručení.

Pro zvýšení uživatelského komfortu držitelů datových schránek je Ministerstvu

vnitra uložena povinnost zveřejnit způsobem umožňujícím dálkový přístup seznam

datových schránek orgánů veřejné moci a fyzických, podnikajících fyzických a

právnických osob vykonávajících působnost v oblasti veřejné správy a jejich

organizační struktury. V rámci zveřejněné organizační struktury jsou uváděny

15

všechny datové schránky orgánu veřejné moci. O organizačních strukturách a jejich

změnách má být Ministerstvo vnitra uvedenými subjekty bezodkladně informováno [§

20 odst. 1 písm. j) zákona č. 300/2008 Sb.].

2. Zpřístupnění datové schránky

Ministerstvo vnitra zašle oprávněné osobě (fyzická osoba, pro niž byla datová

schránka zřízena, podnikající fyzická osoba, pro niž byla datová schránka zřízena,

statutární orgán, člen statutárního orgánu právnické osoby, vedoucí organizační

složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, vedoucí

orgánu veřejné moci) bezodkladně po zřízení datové schránky přístupové údaje

(uživatelské jméno a bezpečnostní heslo).8 Prvním přihlášením oprávněné osoby

je datová schránka zpřístupněna, tj. lze jejím prostřednictvím odesílat a přijímat

datové zprávy. Pokud se oprávněná osoba do datové schránky nepřihlásí do patnácti

dnů od doručení přístupových údajů, je datová schránka zpřístupněna patnáctým

dnem od jejich doručení automaticky (§ 10 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.), a tedy

do datové schránky mohou být zasílány datové zprávy. Pro určení okamžiku

zpřístupnění datové schránky je rozhodující den doručení přístupových údajů (ať už

faktického doručení nebo uplatnění fikce doručení – viz níže), nikoliv den zřízení

datové schránky nebo den rozeslání přístupových údajů. Při počítání patnáctidenní

lhůty není rozhodné, zda patnáctý den připadne na pracovní den, sobotu, neděli

nebo svátek, datová schránka se vzhledem k její povaze a nepřetržitému

provozování zpřístupní vždy patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů.

Při doručování přístupových údajů se uplatní ustanovení o doručování

obsažená v § 19 a násl. správního řádu, standardně jsou zasílány oprávněné

osobě do vlastních rukou prostřednictvím držitele poštovní licence. Uplatní se i fikce

doručení podle § 24 odst. 1 správního řádu, tzn. nevyzvednutá zásilka bude

považována za doručenou desátým dnem od jejího uložení. Subjekty, jimž jsou

datové schránky zřizovány ze zákona, se tak nemohou nečinností oprávněných osob

zpřístupnění datové schránky vyhnout.

Fikce doručení se může uplatnit, je-li fyzické osobě doručováno na adresu pro

doručování podle § 19 odst. 3 správního řádu (v případě doručování přístupových

údajů k datové schránce přichází v úvahu u datových schránek zřizovaných na

žádost, viz § 3 odst. 2, § 4 odst. 2 a § 5 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.), na adresu

8 V případě, že je statutárním orgánem právnické osoby jiná právnická osoba, zasílají se přístupové

údaje fyzickým osobám, které jsou statutárními orgány v právnické osobě, která je sama statutárním

orgánem v jiné právnické osobě. Údaje o těchto osobách by podle § 35 písm. f) obchodního

zákoníku měly být uvedeny v obchodním rejstříku. Právnickou osobu ve statutárním orgánu jiné

právnické osoby může reprezentovat též osoba pověřená jejím statutárním orgánem (pověřený

zástupce). Ten se však v obchodním rejstříku neuvádí, a proto mu Ministerstvo vnitra zašle

přístupové údaje pouze na jeho žádost (musí osvědčit, že je pověřeným zástupcem) či na žádost

administrátora datové schránky, do které má pověřený zástupce přistupovat.

16

pro doručování vedenou v informačním systému evidence obyvatel nebo na adresu

trvalého pobytu [pokud se věc týká jejího podnikání, na adresu místa podnikání (viz §

4 zákona č. 300/2008 Sb. upravující datovou schránku podnikající fyzické osoby)].

Pokud adresát není na adrese, kam je písemnost doručována, zastižen, doručovaná

písemnost se uloží a adresát se vyzve k vyzvednutí uložené písemnosti.

K uplatnění fikce doručení je tedy třeba, aby bylo doručováno na adresu podle

§ 20 odst. 1 správního řádu (adresa pro doručování, adresa trvalého pobytu nebo

adresa místa podnikání) a aby doručovaná písemnost byla uložena (§ 23 odst. 3

správního řádu);9 adresát musí být vyzván k vyzvednutí uložené písemnosti (§ 23

odst. 4 správního řádu) a poučen o právních následcích nevyzvednutí písemnosti (viz

§ 23 odst. 5 správního řádu).

U zásilky obsahující přístupové údaje je třeba s ohledem na jejich povahu

vyloučit vložení písemnosti do domovní schránky nebo na jiné vhodné místo podle §

23 odst. 4 správního řádu.

Způsob dodání přístupových údajů k datovým schránkám subjektů existujících

v okamžiku nabytí účinnosti zákona, jimž byly datové schránky zřízeny obligatorně,

modifikovala přijatá novela zákona č. 300/2008 Sb., provedená zákonem č. 190/2009

Sb. (§ 31 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.). V zájmu usnadnění aktivace těchto

datových schránek jejich držiteli bylo stanoveno, že přístupové údaje budou

v případě, že se je nepodaří doručit osobám, pro které byly určeny, uloženy po dobu

90 dnů v příslušné provozovně držitele poštovní licence. Po tuto dobu si je mohl

adresát vyzvednout. Datová schránka subjektu existujícího v okamžiku nabytí

účinnosti zákona, jemuž byla datová schránka zřízena obligatorně, byla zpřístupněna

přihlášením oprávněné osoby, a nepřihlásila-li se tato osoba, pak automaticky dnem

1. listopadu 2009.

Z dikce § 31 odst. 1 věty třetí zákona č. 300/2008 Sb. lze dovodit úmysl

zákonodárce, že u datových schránek, na jejichž zřízení dopadalo přechodné

ustanovení § 31 odst. 1 tohoto zákona, měly být ke dni 1. listopadu 2009

zpřístupněny veškeré takto zřízené datové schránky, a to bez ohledu na to, zda se

podařilo nebo nepodařilo doručit přístupové údaje, resp. bylo by možno připustit i

tezi, že pokus o jejich doručení ani nebyl učiněn. Tato úvaha se týká výlučně

datových schránek právnických osob, datových schránek orgánů veřejné moci a

9 Podle § 23 odst. 1 a 2 správního řádu se písemnost doručovaná do vlastních rukou adresáta uloží,

pokud adresát nebyl zastižen, případně nebyla zastižena ani jiná osoba oprávněná za adresáta

písemnost doručovanou do vlastních rukou převzít. Další podmínkou uložení je doručování na

adresu určenou podle § 20 nebo 21 správního řádu. Podmínkou uložení však není zjištění, zda se

adresát v místě doručování zdržuje či nikoliv. Toto pravidlo ve vztahu k právnickým osobám dále

zdůrazňuje § 21 odst. 3 správního řádu, podle něhož právnická osoba nemůže žádat o prominutí

zmeškání úkonu s poukazem na to, že se na adrese jejího sídla nebo sídla její organizační složky

nikdo nezdržuje. Doručovatel při doručování přístupových údajů k datové schránce tedy nemůže

zkoumat, zda je adresát na adrese, kam je doručováno, přítomen či nikoliv, nebo zda je na této

adrese známý. Nutnost takového zjišťování nevyplývá ani z Poštovních podmínek.

17

datových schránek podnikajících fyzických osob zřizovaných insolvenčním správcům,

jejichž zřízení bylo provedeno podle § 31 odst. 1 věty první zákona č. 300/2008 Sb.;

pro zřízení veškerých dalších datových schránek platí povinnost Ministerstva vnitra

doručit přístupové údaje ke zřízené datové schránce.

Pokud by právnické osobě byla zpřístupněna datová schránka, aniž by

objektivně existovala osoba oprávněná za ni k přístupu do datové schránky, mohla

by se právnická osoba zřejmě následně úspěšně domáhat určení neúčinnosti

doručení.

V případě právnických osob, kterým se zřizuje datová schránka ze zákona,

sice došlo ke zpřístupnění datové schránky dnem 1. listopadu 2009, nicméně

statutární orgán této právnické osoby může oprávněně namítat, že se reálně nemohl

seznámit s přístupovými údaji, neboť se nezdržuje v sídle právnické osoby, jejímž je

statutárním orgánem. Ustanovení § 21 odst. 3 správního řádu, podle nějž právnická

osoba nemůže žádat o prominutí zmeškání úkonu s poukazem na to, že se na

adrese jejího sídla nikdo nezdržuje, se týká pouze doručování právnické osobě jako

takové, nikoliv doručování fyzickým osobám, byť jsou statutárními orgány v této

právnické osobě.

V případě, že statutárním orgánem právnické osoby je jiná právnická

osoba, odesílají se přístupové údaje fyzickým osobám, které jsou statutárními

orgány v právnické osobě, která je sama statutárním orgánem v jiné právnické

osobě. Údaje o těchto fyzických osobách by (v rozsahu jméno, popřípadě jména,

příjmení a adresa pobytu na území České republiky, popřípadě adresa bydliště v

cizině) na základě § 35 písm. f) obchodního zákoníku měly být zapsány v obchodním

rejstříku. Právnickou osobu ve statutárním orgánu jiné právnické osoby může

reprezentovat též osoba pověřená jejím statutárním orgánem (pověřený zástupce).

Ten se však v obchodním rejstříku neuvádí, a proto mu Ministerstvo vnitra zašle

přístupové údaje pouze na jeho žádost (musí osvědčit, že je pověřeným zástupcem)

či na žádost administrátora datové schránky, do které má pověřený zástupce

přistupovat. Nebude-li z obchodního rejstříku zjistitelné, kdo je statutárním orgánem

právnické osoby, která je statutárním orgánem jiné právnické osoby, je třeba vyzvat

právnickou osobu, která je statutárním orgánem jiné právnické osoby, aby určila

fyzickou osobu, která ji bude ve věci přístupu do datové schránky zastupovat, aby jí

mohly být zaslány přístupové údaje. Tuto osobu by měl primárně určit statutární

orgán vyzvané právnické osoby, přičemž by mělo být oprávnění jednat jménem

právnické osoby či za právnickou osobu doloženo (např. výpisem ze zahraničního

rejstříku).

K přístupu do datové schránky právnické osoby zákon č. 300/2008 Sb.

opravňuje v § 8 odst. 3 bez dalšího pouze statutární orgán, člena statutárního orgánu

nebo vedoucího organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané

v obchodním rejstříku. Přístupové údaje k datové schránce právnické osoby jsou

zasílány do vlastních rukou této osobě uvedené v § 8 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb.

18

Nebude-li možné doručení přístupových údajů, neboť adresát zemřel, (podle čl. 30

odst. 1 Poštovních podmínek Česká pošta, s.p., pokud je jí známo úmrtí adresáta,

doručovanou písemnost nedodá), budou tyto přístupové údaje zneplatněny podle §

12 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb. Jestliže by zemřelá osoba byla jediným

statutárním orgánem právnické osoby, nemůže dojít ke zpřístupnění datové schránky

právnické osoby (možnou výjimku by mohly představovat datové schránky zřízené

dle § 31 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.). Totéž platí pro datové schránky fyzických

osob a podnikajících fyzických osob.

Pokud by přes úmrtí adresáta byla písemnost považována za doručenou

podle § 24 odst. 1 správního řádu (v případech, kdy České poště, s. p., není známo,

že adresát zemřel), nemělo by to v případě datové schránky fyzické osoby nebo

podnikající fyzické osoby reálný význam, neboť podle § 11 odst. 1 písm. a) zákona č.

300/2008 Sb. Ministerstvo vnitra takovou datovou schránku znepřístupní zpětně ke

dni úmrtí osoby. V případě datové schránky právnické osoby nebo orgánu veřejné

moci by musely být takto zaslané přístupové údaje zneplatněny podle § 12 odst. 3

zákona č. 300/2008 Sb.

V souvislosti s doručováním přístupových údajů byla položena též otázka, zda

lze přístupové údaje k datové schránce doručit na „ohlašovnu“ [tedy obecnímu úřadu,

v hlavním městě Praze a v územně členěných statutárních městech úřadům

městských částí nebo městských obvodů, pokud tak stanoví statuty těchto měst, a na

území vojenských újezdů újezdním úřadům, které vykonávají státní správu na úseku

trvalých pobytů státních občanů České republiky podle zákona č. 133/2000 Sb., o

evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci

obyvatel), ve znění pozdějších předpisů], a to s přihlédnutím ke skutečnosti, že v

případě, kdy nelze zjistit místo trvalého pobytu státního občana České republiky,

považuje se za místo jeho trvalého pobytu sídlo ohlašovny, v jejímž územním obvodu

se občan narodil, nebo sídlo zvláštní matriky v případě, že se narodil v cizině. Zřízení

datové schránky na žádost fyzické osoby nebo podnikající fyzické osoby nijak

nebrání, že za místo jeho trvalého pobytu je formálně považována ohlašovna.

Problém by mohl v takovém případě nastat s fyzickým převzetím přístupových údajů.

Přístupové údaje k datovým schránkám je nutné doručovat rovněž do

zahraničí. Problematiku doručování do zahraničí v rámci správního řízení upravuje

ustanovení § 22 správního řádu, které stanoví, že „Adresátům, kteří se zdržují v

cizině nebo jejichž sídlo nebo pobyt, popřípadě jiná adresa pro doručování podle

§ 19 odst. 3 je v cizině, lze doručit prostřednictvím provozovatele poštovních služeb

nebo prostřednictvím příslušného orgánu státní správy pověřeného k doručování

písemností do ciziny. Pokud se tímto způsobem nepodaří písemnost doručit,

ustanoví jim správní orgán opatrovníka [§ 32 odst. 2 písm. d)].“ Toto ustanovení

umožňuje Ministerstvu vnitra, aby zasílalo přístupové údaje k datovým schránkám do

zahraničí.

19

S výše uvedeným úzce souvisí i možnost, aby si účastník řízení zvolil adresu

pro doručování v cizině. Institut adresy pro doručování upravuje § 19 odst. 3

správního řádu: „Nevylučuje-li to zákon nebo povaha věci, na požádání účastníka

řízení správní orgán doručuje na adresu pro doručování nebo elektronickou adresu,

kterou mu účastník řízení sdělí, zejména může-li to přispět k urychlení řízení; taková

adresa může být sdělena i pro řízení, která mohou být u téhož správního orgánu

zahájena v budoucnu.“. V případě doručování přístupových údajů s užitím adresy pro

doručování by tudíž mělo být postupováno tak, že žádající osoba takovou adresu

sdělí Ministerstvu vnitra. Ministerstvo pak v případě, že shledá doručení přístupových

údajů na sdělenou adresu přínosným pro urychlení jejich distribuce a současně

konstatuje, že povaha zásilky doručení tímto způsobem nevylučuje, přistoupí

k doručení přístupových údajů na tuto adresu. V opačném případě doručí přístupové

údaje na jinou adresu presumovanou správním řádem.

Domníváme se, že v případě zřizování datových schránek, respektive zasílání

přístupových údajů k datovým schránkám jsou podmínky stanovené § 19 odst. 3

správního řádu naplněny – doručení přístupových údajů osobám oprávněným

k přístupu do datové schránky, kteří nepobývají na území České republiky, na adresy

jejich pobytu (bydliště) v zahraničí, místo aby byly uloženy u držitele poštovní licence,

může bezesporu přispět k urychlení řízení – a tudíž lze v řízeních týkajících se

datových schránek doručování do zahraničí využít. Co se týče procedury doručování

do zahraničí, s ohledem na skutečnost, že orgán státní správy pověřený

k doručování písemností do ciziny nebyl ustaven nebo určen, ustanovení § 22

správního řádu o tomto způsobu doručování je obsoletní. Naopak v případě

doručování prostřednictvím držitele poštovní licence je ustanovení § 22 v praxi

naplněno – doručováním do zahraničí prostřednictvím držitele poštovní licence počítá

§ 15 zákona č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů

(zákon o poštovních službách), jakož i Poštovní podmínky.

Je nutno konstatovat, že vyjma § 22 správního řádu tento zákon doručování

do zahraničí neupravuje a nestanoví pro ně další podmínky. V dalším je proto nutno

vycházet z již zmíněného § 15 zákona č. 29/2000 Sb. a Poštovních podmínek České

pošty, s. p., jakož i z požadavku, že s ohledem na povahu věci je nutno doručit

přístupové údaje pouze adresátu, tj. vyloučit, aby přístupové údaje mohla převzít jiná

osoba.

Za účelem zefektivnění české veřejné správy a přístupu k jejím službám

rovněž ze zahraničí byly do systému kontaktních míst veřejné správy začleněny též

zastupitelské úřady stanovené prováděcím právním předpisem [vyhláška č. 364/2009

Sb., o seznamu obecních úřadů a zastupitelských úřadů, které jsou kontaktními místy

veřejné správy (vyhláška o kontaktních místech veřejné správy)], které z tohoto

právního titulu plní úkoly také podle zákona č. 300/2008 Sb.

S jejich činností souvisí další možnost, jak vyřešit problém s tím, že osoby,

jimž se zřizují datové schránky, případně statutární orgány (členové statutárních

20

orgánů) právnických osob, kterým se zřizují datové schránky, nepobývají na území

České republiky. Je možné, aby taková osoba určila administrátora nebo i pověřenou

osobu (viz níže) ze zahraničí, respektive v zahraničí. Zákon č. 300/2008 Sb. ve svém

§ 27 odst. 1 umožňuje, aby žádosti a oznámení podle zákona č. 300/2008 Sb. bylo

možno činit prostřednictvím kontaktního místa veřejné správy (tedy i vybraných

zastupitelských úřadů). Oprávněná osoba může též určit administrátora nebo

pověřenou osobu písemným pověřením, na němž bude její podpis úředně ověřen

(lze tak učinit na zastupitelském úřadu České republiky, jinou možností je využití

institutu vyššího ověření). Takto určený administrátor pak může určovat pověřené

osoby (včetně sebe sama) a žádat, aby jim byly zaslány přístupové údaje. Stejně tak

může žádost o zaslání přístupových údajů podepsanou statutárním orgánem nebo

administrátorem (s ověřeným podpisem) předložit samotná pověřená osoba.

K přístupu do datové schránky jsou primárně oprávněny osoby uvedené v

§ 8 odst. 1 až 4 zákona č. 300/2008 Sb. Tyto osoby mohou k přístupu do datové

schránky pověřit další osoby (§ 8 odst. 6 zákona č. 300/2008 Sb.), přičemž určí

rozsah tohoto oprávnění, včetně určení, zda mají přístup k dokumentům určeným do

vlastních rukou adresáta (§ 8 odst. 8 zákona č. 300/2008 Sb.). Oprávněné osoby

mohou rovněž určit, že úkony, které jsou jim vyhrazené ve vztahu k pověřeným

osobám a k Ministerstvu vnitra, může činit tzv. administrátor. Ten může, ale nemusí

být současně osobou pověřenou k přístupu do datové schránky (oprávnění

přistupovat do datové schránky a činit jejím prostřednictvím úkony není mezi

oprávněními administrátora upravenými zákonem č. 300/2008 Sb. uvedeno). Účelem

založení institutu administrátora datové schránky bylo oprostit držitele datové

schránky, zejména právnické osoby a orgány veřejné moci, respektive statutární

orgány nebo členy statutárních orgánů anebo vedoucí orgánů veřejné moci, od

běžné správy datových schránek, tj. určování pověřených osob, zneplatňování

přístupových údajů oprávněných osob, zajišťování nových přístupových údajů apod.

Jeho úkolem primárně není odesílat nebo přijímat dokumenty – k tomu slouží institut

pověřené osoby. Administrátor datové schránky tudíž může vstupovat do datové

schránky a činit jejím prostřednictvím úkony pouze tehdy, je-li současně určen jako

pověřená osoba (což může učinit sám). První přihlášení do datové schránky musí

provést osoba primárně oprávněná k přístupu do datové schránky (§ 8 odst. 1 až 4

zákona č. 300/2008 Sb.), nikoli osoba pověřená, byť by ji bylo možné pověřit před

zpřístupněním datové schránky.

Pověřené osoby jsou oprávněny k přístupu do datové schránky v rozsahu

stanoveném oprávněnou osobou dle § 8 odst. 1 až 4 zákona č. 300/2008 Sb. nebo

administrátorem. K dokumentům určeným do vlastních rukou adresáta má pověřená

osoba přístup pouze tehdy, pokud tak oprávněná osoba nebo administrátor stanoví.

Je-li dokument určen do vlastních rukou adresáta, vyznačí odesilatel tuto skutečnost

podle § 19 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. v datové zprávě. Podle § 17 odst. 3

zákona č. 300/2008 Sb. je dokument, který byl dodán do datové schránky, doručen

okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na

21

rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Systém datových schránek

by měl být nastaven tak, že pokud se přihlásí do datové schránky osoba, která nemá

přístup k dodanému dokumentu, správce systému neodešle oznámení o doručení

podle § 20 odst. 1 písm. e) zákona č. 300/2008 Sb. Informace o oprávněných

osobách, které mají přístup do datové schránky adresáta, není pro správní orgán

obecně relevantní. Bude-li to však nezbytné, může správce informačního systému

datových schránek s ohledem na použití přístupových údajů zjistit, která konkrétní

oprávněná osoba se do datové schránky přihlásila. Tuto kompetenci dává správci

např. § 128 občanského soudního řádu, § 8 odst. 1 trestního řádu, § 34 odst. 1

zákona o správě daní a poplatků, § 136 odst. 3 správního řádu.

Role administrátora spočívá zejména ve správě nastavení datové schránky,

především v určování okruhu osob pověřených k přístupu do datové schránky.

Administrátor tedy určuje okruh osob pověřených k přístupu do datové schránky,

určuje rozsah jejich oprávnění (přístup k dokumentům určeným do vlastních rukou

adresáta) a oznamuje Ministerstvu vnitra zrušení pověření těchto osob; dále může

žádat o znepřístupnění datové schránky (§ 11 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb.),

případně žádat o opětovné zpřístupnění znepřístupněné datové schránky.

Ve spolupráci s Ministerstvem spravedlnosti byla posuzována otázka vztahu

prokury dle zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, a kompetencí administrátora

datové schránky právnické osoby. Prokura dle § 14 obchodního zákoníku je

zvláštním druhem plné moci, která zahrnuje zmocnění ke všem právním úkonům,

k nimž dochází při provozu podniku. Jediné omezení, které vyplývá z obchodního

zákoníku, se týká zcizování a zatěžování nemovitostí, pokud takové oprávnění není

výslovně v prokuře uvedeno. Jiná omezení oprávnění prokuristy obchodní zákoník

nepřipouští. Mezi „právní úkony, k nimž dochází při provozu podniku,“ nepochybně

patří i úkony související s přijímáním korespondence adresované právnické osobě.

Pokud jde o oprávnění administrátora určovat pověřené osoby, lze se přiklonit

k názoru, že jde o oprávnění, které prokura již nezahrnuje. Prokuru proto nelze

považovat za určení administrátorem.

S ohledem na skutečnost, že určení administrátora či pověřené osoby jsou

úkony v režimu správního řízení, právním předpisem relevantním pro stanovení

osoby, prostřednictvím které tyto úkony provede právnická osoba, je správní řád,

konkrétně jeho ustanovení § 30 odst. 1, a dále zákon č. 99/1963 Sb., konkrétně jeho

§ 21, na který správním řádem odkazováno. Za právnickou osobu, jedná-li svým

statutárním orgánem, jedná předseda statutárního orgánu nebo člen statutárního

orgánu, který tím byl pověřen. Jiný člen statutárního orgánu právnické osoby tak

může činit, pouze předloží-li příslušné oprávnění.

Určení administrátora, jakož i určení pověřených osob, lze učinit zejména

elektronicky v rámci informačního systému datových schránek (funkce nastavení

datové schránky). Určení administrátora je určitým zmocněním svého druhu. Zákon

formu určení nepředepisuje. Předpokládá se, že k určení těchto osob bude docházet

22

především přímo v systému, neboť takový postup je uživatelsky nejpohodlnější. Není

však vyloučeno, aby tak bylo učiněno jiným způsobem, např. prostřednictvím

kontaktního místa veřejné správy (Czech POINT). Pokud se oprávněná osoba

nedostaví osobně, aby mohla být ověřena její totožnost, bude nutné, aby listina, ve

které je určen administrátor nebo pověřená osoba, byla opatřena úředně ověřeným

podpisem. Určení administrátorem či pověřenou osobou musí být výslovné (nikoli

obecné zmocnění).

O administrátorovi a osobách oprávněných k přístupu do datové schránky jsou

v informačním systému datových schránek evidovány údaje v rozsahu stanoveném v

§ 14 odst. 3 písm. j) a k) zákona č. 300/2008 Sb. Přístupové údaje jsou pověřeným

osobám zasílány Ministerstvem vnitra do vlastních rukou (§ 10 odst. 3 zákona č.

300/2008 Sb.).

Již výše bylo konstatováno, že překážku zřízení datové schránky

nepředstavuje skutečnost vstupu právnické osoby do insolvence, konkursu či

do likvidace. Ministerstvo vnitra až dosud vycházelo po konzultaci s Ministerstvem

spravedlnosti z názoru, že jmenování insolvenčního správce, konkursního správce,

respektive likvidátora do značné míry eliminuje „běžné“ orgány právnické osoby.

V případě právnické osoby v insolvenci přechází podle tohoto názoru

okamžikem prohlášení konkursu podle zákona č. 182/2006 Sb., o úpadku a

způsobech jeho řešení (insolvenční zákon), ve znění pozdějších předpisů, právo

k přístupu do příslušné již existující datové schránky na insolvenčního správce (srov.

zejména § 246 odst. 1 zákona č. 182/2006 Sb.: „Prohlášením konkursu přechází na

insolvenčního správce oprávnění nakládat s majetkovou podstatou, jakož i výkon

práv a plnění povinností, které přísluší dlužníku, pokud souvisí s majetkovou

podstatou. Insolvenční správce vykonává zejména akcionářská práva spojená s

akciemi zahrnutými do majetkové podstaty, rozhoduje o obchodním tajemství a jiné

mlčenlivosti, vystupuje vůči dlužníkovým zaměstnancům jako zaměstnavatel,

zajišťuje provoz dlužníkova podniku, vedení účetnictví a plnění daňových

povinností.“).

Obdobně v případě prohlášení konkursu podle zákona č. 328/1991 Sb.,

o konkursu a vyrovnání, - tento zákon lze považovat v některých případech za

aplikovatelný na základě § 432 odst. 1 zákona č. 182/2006 Sb. – „přechází na

správce oprávnění vykonávat práva a plnit povinnosti, které podle zákona a jiných

právních předpisů jinak přísluší úpadci, jestliže souvisí s nakládáním s majetkem

patřícím do podstaty.“ I když z výčtu obsaženého ve druhé větě § 14a odst. 1 zákona

č. 328/1991 Sb. („Správce je zejména oprávněn a povinen vykonávat akcionářská

práva spojená s akciemi zahrnutými do konkursní podstaty, rozhodovat o obchodním

tajemství a jiné povinnosti mlčenlivosti, vykonávat práva a plnit povinnosti

zaměstnavatele, rozhodovat o obchodních záležitostech podniku, činit za úpadce

právní úkony potřebné k provozování podniku včetně uzavírání smluv o úvěru za

účelem financování vývozu poskytnutého podle zvláštního zákona po předchozím

23

souhlasu věřitelského výboru, zajistit vedení účetnictví a plnění povinností podle

předpisů o daních.“) vyplývá, že § 14a odst. 1 primárně dopadá na jiné případy, než

je zaslání přístupových údajů k datové schránce právnické osoby konkurznímu

správci, tak i toto zaslání přístupových údajů (přinejmenším zprostředkovaně)

„souvisí s nakládáním s majetkem patřícím do podstaty“ a zmíněný výčet je navíc

demonstrativní, takže ustanovení § 14a odst. 1 je aplikovatelné i v posuzované

záležitosti. Toto vedlo k závěru, že i v případě konkurzu podle zákona

č. 328/1991 Sb. okamžikem prohlášení konkursu přechází právo k přístupu do

datové schránky na konkursního správce.

Co se týče právnické osoby v likvidaci, lze konstatovat, že likvidátor je podle §

71 odst. 5 zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů,

„orgánem společnosti a za výkon své působnosti odpovídá týmž způsobem jako

členové statutárních orgánů“. Podle § 70 odst. 3 téhož zákona jmenováním

likvidátora na něj přechází v rámci § 72 působnost statutárního orgánu jednat

jménem společnosti, přičemž v § 72 odst. 1 obchodního zákoníku se stanoví, že

likvidátor „činí jménem společnosti jen úkony směřující k likvidaci společnosti. Při

výkonu této působnosti plní závazky společnosti, uplatňuje pohledávky a přijímá

plnění, zastupuje společnost před soudy a jinými orgány, uzavírá smíry a dohody o

změně a zániku práv a závazků a vykonává práva společnosti. Nové smlouvy může

uzavírat jen v souvislosti s ukončením nevyřízených obchodů, nebo je-li to potřebné

k zachování hodnoty majetku společnosti nebo k jeho využití, nejedná-li se o

pokračování v provozu podniku. Likvidátor je oprávněn jednat jménem společnosti

též ve věcech zápisu do obchodního rejstříku.“. S ohledem na citovaná ustanovení

by v případě likvidace právnické osoby měl dle dosud uplatňovaného názoru

přístupové údaje k datové schránce likvidované právnické osoby obdržet likvidátor.

V případě právnické osoby, která byla v okamžiku nabytí účinnosti zákona

č. 300/2008 Sb., (respektive v okamžiku rozesílání prvotních přístupových údajů)

v insolvenci, konkursu či v likvidaci, byly přístupové údaje k její datové schránce

zasílány insolvenčnímu (konkursnímu) správci, respektive likvidátorovi. Na

insolvenčního (konkursního) správce či likvidátora přecházejí v různém rozsahu

kompetence statutárního orgánu (a neobdržel-li by přístupové údaje k datové

schránce právnické osoby, nemohl by tyto kompetence vykonávat). Pokud se jedná o

kompetence, které i po prohlášení konkursu nebo po vstupu právnické osoby do

likvidace nepřecházejí na insolvenčního (konkursního) správce či likvidátora, dospělo

Ministerstvo vnitra k závěru, že hodlal-li by pro výkon těchto „zbytkových“ kompetencí

statutární orgán využít datové schránky právnické osoby, má insolvenční (konkursní)

správce či likvidátor možnost určit statutární orgán pověřenou osobou podle § 8 odst.

6 písm. b) zákona č. 300/2008 Sb.

Závěry týkající se postavení insolvenčního správce, konkursního správce a

likvidátora byly aktuálně zpochybněny Ministerstvem spravedlnosti. Dle jeho názoru

nemá ustanovení konkursního nebo insolvenčního správce nebo jmenování

likvidátora vliv na přístup statutárních orgánů do datové schránky. Uvedená otázka je

24

předmětem dalšího jednání. Ministerstvo vnitra i nadále zastává názor, že

insolvenční nebo konkursní správce nebo likvidátor by měl mít přístup do datové

schránky právnické osoby, a tedy by mu měly být zaslány přístupové údaje, byť by

zřejmě měla být zachována platnost přístupových údajů dalších oprávněných osob

(statutárních orgánů).

Náležitosti přístupových údajů pro přihlašování do datové schránky,

elektronické prostředky pro přihlašování do datové schránky, technické podmínky a

bezpečnostní zásady pro přístup do datové schránky jsou uvedeny ve vyhlášce č.

194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání informačního systému datových

schránek.

Přístupovými údaji jsou podle vyhlášky č. 194/2009 Sb. uživatelské

jméno a bezpečnostní heslo. Ke zneplatnění přístupových údajů může podle § 12

zákona č. 300/2008 Sb. dojít výlučně na žádost oprávněné osoby (držitele

přístupových údajů, držitele datové schránky či administrátora). Správci ani

provozovateli informačního systému datových schránek zákon neumožňuje, aby

z vlastní iniciativy provedl změnu přístupových údajů. Provozní řád informačního

systému datových schránek předpokládá změnu uživatelského hesla uživatelem po

určitém počtu přihlášení. Informační systém datových schránek je informačním

systémem veřejné správy a z tohoto důvodu podléhá režimu zákona č. 365/2000 Sb.,

o informačních systémech veřejné správy a o změně některých zákonů, ve znění

pozdějších předpisů. Citovaný zákon v § 5a odst. 2 ukládá orgánům veřejné správy

vydávat provozní dokumentaci k jednotlivým informačním systémům veřejné správy

a uplatňovat ji v praxi. Obsah a strukturu provozní dokumentace stanovuje vyhláška

č. 529/2006 Sb., o požadavcích na strukturu a obsah informační koncepce a

provozní dokumentace a o požadavcích na řízení bezpečnosti a kvality informačních

systémů veřejné správy (vyhláška o dlouhodobém řízení informačních systémů

veřejné správy). Provozní dokumentaci tvoří mimo jiné uživatelská příručka, v níž se

vymezují též oprávnění a povinnosti uživatelů informačního systému veřejné správy.

S ohledem na charakter provozní dokumentace jde v zásadě o oprávnění a

povinnosti související se zajištěním bezpečnosti informačního systému veřejné

správy [viz § 11 odst. 6 písm. b) vyhlášky č. 529/2006 Sb.]. Porušování povinností

plynoucích uživatelům informačního systému veřejné správy z uživatelské příručky

jde k tíži uživatele. V případě informačního systému datových schránek plní funkci

uživatelské příručky provozní řád informačního systému datových schránek, a tedy

jím může být stanovena povinnost držitele datové schránky změnit bezpečnostní

heslo sloužící jako jeden z přístupových údajů k jeho datové schránce. Důsledkem

nerespektování této povinnosti je nemožnost přihlášení držitele datové schránky do

jemu zřízené datové schránky.

Z hlediska „větších“ uživatelů datových schránek je významná novelou zákona

č. 300/2008 Sb., provedenou zákonem č. 190/2009 Sb., založená možnost

přihlašovat se do datové schránky prostřednictvím elektronického systému

spisové služby či jiné elektronické aplikace pomocí systémového certifikátu.

25

Jeden systémový certifikát může být použit i pro přístup k více datovým schránkám.

Tento způsob přihlášení je alternativou k institutu pověřených osob, tj. osob

oprávněných k přístupu do datové schránky na základě pověření osobou, jíž byla

datová schránka zřízena (jejím statutárním orgánem, vedoucím orgánu veřejné moci,

případně administrátorem), který se v případě přihlášení pomocí systémového

certifikátu zpravidla neuplatní. Tato možnost podstatným způsobem ulehčí

komunikaci prostřednictvím datové schránky, respektive usnadní distribuci

dokumentů mezi datovou schránkou a vnitřním systémem jejího držitele. Úprava

použití systémového certifikátu je obsažena v provozním řádu informačního systému

datových schránek.

Dojde-li ke ztrátě nebo odcizení přístupových údajů, oznamuje se tato

skutečnost Ministerstvu vnitra, které tyto přístupové údaje zneplatní a současně zašle

oprávněné osobě nové přístupové údaje (§ 12 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.).

Jsou-li přístupové údaje zasílány opětovně během 3 let, vybírá Ministerstvo vnitra

správní poplatek ve výši 200 Kč.10 Z konstrukce ustanovení § 12 zákona č. 300/2008

Sb. vyplývá, že předmětem poplatku je až opakované vydání nových přístupových

údajů, pokud k němu dojde během 3 let. Prvé vydání nových přístupových údajů po

oznámení jejich ztráty či odcizení správnímu poplatku dle našeho názoru nepodléhá.

Zneplatnění přístupových údajů upravuje § 12 zákona č. 300/2008 Sb.

Současně se zneplatněním údajů zašle Ministerstvo vnitra oprávněné osobě nové

přístupové údaje. Pokud byly zneplatněny přístupové údaje jediné osoby oprávněné

k přístupu do datové schránky, může vzniknout situace, že po určitou dobu se nelze

do datové schránky přihlásit, ačkoli je tato schránka přístupná, a tedy do ní může být

doručováno. V takovém případě by přicházelo v úvahu využití institutu určení

neúčinnosti doručení (§ 17 odst. 5 zákona č. 300/2008 Sb.).

Zákon č. 300/2008 Sb. v § 12 odst. 3 stanoví, že Ministerstvo vnitra zneplatní

přístupové údaje do datové schránky statutárnímu orgánu právnické osoby,

přestane-li být statutárním orgánem, a to neprodleně po oznámení této skutečnosti

novým statutárním orgánem právnické osoby.11 Současně ministerstvo zašle novému

statutárnímu orgánu právnické osoby nové přístupové údaje do vlastních rukou. Je

tedy především na novém statutárním orgánu, aby včas oznámil Ministerstvu vnitra

potřebné skutečnosti.

Pokud se jedná o situaci, kdy došlo k prohlášení konkursu nebo ke vstupu právnické

osoby do likvidace, bylo postupováno tak, že byly zneplatněny přístupové údaje

vydané statutárnímu orgánu právnické osoby nebo jeho členu a současně byly

zaslány přístupové údaje k datové schránce právnické osoby insolvečnímu

(konkursnímu) správci nebo likvidátorovi (§ 12 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb. per

10 Položka 4 písm. d) sazebníku správních poplatků

11 Ustanovení § 12 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb. nepočítá se zneplatňováním přístupových údajů

Ministerstvem vnitra z moci úřední na základě oznámení rejstříkového soudu podle § 15 odst. 3

téhož zákona, byť by takový postup byl efektivnější.

26

analogiam). Podle § 246 odst. 1 zákona č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho

řešení (insolvenční zákon), ve znění pozdějších předpisů až „prohlášením konkursu

přechází na insolvenčního správce oprávnění nakládat s majetkovou podstatou,

jakož i výkon práv a plnění povinností, které přísluší dlužníku, pokud souvisí s

majetkovou podstatou.“ Samo zahájení insolvenčního řízení tyto účinky nemá (když

navíc v tomto stadiu nemusí být ještě vůbec určen insolvenční správce, kterému by

bylo možné přístupové údaje zaslat); tyto účinky nemá ani rozhodnutí o úpadku

vydané podle § 136 insolvenčního zákona [byť nejpozději v tomto rozhodnutí musí

být ustanoven insolvenční správce – § 136 odst. 2 písm. b) a § 27 odst. 1 věta první

insolvenčního zákona]. Ke zneplatnění přístupových údajů statutárních orgánů

docházelo po obdržení informace o prohlášení konkurzu (prohlášení konkurzu se

zapisuje do obchodního rejstříku podle § 38g obchodního zákoníku). V tomto

okamžiku je již jasné, kdo je insolvenčním správcem, a došlo již k přechodu relativně

širokého okruhu významných práv a povinností dlužníka na insolvenčního správce.

Zaslání přístupových údajů k datové schránce právnické osoby insolvenčnímu

správci bylo přitom odůvodněno právě tím, že lze mít jisté pochybnosti o tom, zda by

insolvenční správce byl schopen tato práva a tyto povinnosti řádně (srov. též

§ 36 odst. 1 insolvenčního zákona) vykonávat, pokud by neměl přístup k datové

schránce právnické osoby, o kterou jde (a nemohl by se tak seznámit s tam

dodanými datovými zprávami).

3. Subjekty komunikace prostřednictvím datových schránek

Původní úprava obsažená v zákoně č. 300/2008 Sb. předpokládala využití

komunikace prostřednictvím systému datových schránek mezi orgány veřejné

moci navzájem a mezi orgány veřejné moci a fyzickými a právnickými osobami.

Jednou ze stran komunikace měl být vždy orgán veřejné moci ve smyslu § 1 odst. 1

písm. a) zákona č. 300/2008 Sb. Novela zákona č. 300/2008 Sb. umožnila, aby od

1. ledna 2010, tj. po šesti měsících od nabytí účinnosti tohoto zákona, byly

datové schránky užívány k dodávání datových zpráv i mezi soukromými

subjekty. Tuto „privátní“ komunikaci umožňuje Ministerstvo vnitra coby správce

informačního systému datových schránek fyzické osobě, podnikající fyzické osobě či

právnické osobě, která je držitelem datové schránky, na její žádost prostřednictvím

zavedení příslušné funkcionality žadatelovy datové schránky. V těchto případech je

umožněno identifikovat datovou schránku fyzické osoby, podnikající fyzické osoby

nebo právnické osoby nejen orgánům veřejné moci. Při zavedení této funkcionality

nemůže osoba, jíž byla datová schránka zřízena, omezit okruh soukromých subjektů,

které jí prostřednictvím datové schránky mohou zasílat dokumenty.

Žádost o umožnění dodávání dokumentů podle § 18a odst. 1 zákona č.

300/2008 Sb. je nutno považovat za úkon korespondující např. se žádostí o zřízení

datové schránky. Žádost nepochybně lze podat způsoby uvedenými v § 37 odst. 4

správního řádu a dále způsobem uvedeným v § 27 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.

27

Lze ji též spojit se žádostí o zřízení datové schránky fyzické osoby, podnikající

fyzické osoby nebo právnické osoby. Má-li žádost náležitosti požadované právním

řádem (§ 37 odst. 2 a § 45 odst. 1 správního řádu), je-li učiněna oprávněnou osobou

(držitel datové schránky fyzické osoby či podnikající fyzické osoby, statutární orgán

právnické osoby, která je držitelem datové schránky právnické osoby, a je-li tento

orgán kolektivní, pak jeho předseda nebo člen, který tím byl pověřen, případě

zmocněnec vyjmenovaných osob) a má-li žadatel zřízenu datovou schránku fyzické

osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby, Ministerstvo vnitra

bezodkladně umožní, aby do takové datové schránky mohly být doručovány

dokumenty z jiných datových schránek než z datových schránek orgánů veřejné

moci. Ministerstvo nebude vydávat žádný správní akt, pouze provede technický úkon

spočívající v nastavení příslušné funkcionality v informačním systému datových

schránek. Provozní řád informačního systému datových schránek výslovně zmiňuje

podání žádosti na kontaktním místě veřejné správy a provedení volby přímo

v prostředí administrativní části webového portálu informačního systému datových

schránek. Stejnými způsoby lze rovněž podat žádost o ukončení této funkcionality

datové schránky.

„Privátní“ komunikace je na rozdíl od komunikace s orgány veřejné moci či

mezi orgány veřejné moci zpoplatněna, adresátem odměny je provozovatel

informačního systému datových schránek, plátcem ten, z jehož datové schránky

bude datová zpráva odeslána. I z tohoto důvodu je v praxi rozlišeno umožnění

přijímat datové zprávy odeslané z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické

osoby nebo právnické osoby a umožnění odesílání dokumentů do datových schránek

jiných subjektů než orgánů veřejné moci. Aktivace odesílání se provádí elektronicky

na internetových stránkách České pošty, s. p. (http://www.ceskaposta.cz). Výše

odměny se stanoví podle zákona č. 526/1990 Sb., o cenách, ve znění pozdějších

předpisů. Poskytovatel služby při stanovení ceny nesmí zneužít dominantního

postavení. Konkrétní podmínky využívání této služby jsou upraveny provozovatelem

informačního systému datových schránek (Česká pošta, s. p.).12 Zákon

č. 300/2008 Sb. neřeší otázku odepření možnosti dodání dokumentu v režimu § 18a

tohoto zákona v případě, že povinný subjekt neuhradí odměnu za jeho dodání. § 20

odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. definuje činnosti, které je Ministerstvo vnitra na úseku

distribuce datových zpráv mezi datovými schránkami (tedy i dokumentů v režimu §

18a zákona č. 300/2008 Sb.) kompetentní provádět. Tyto kompetence dále doplňuje

kompetence Ministerstva vnitra datovou zprávu zničit, zjistí-li u ní výskyt chybného

formátu nebo počítačového programu, které jsou způsobilé přivodit škodu na

informačním systému datových schránek nebo na informacích vedených v tomto

informačním systému (§ 20 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.). Obě ustanovení tvoří

množinu působností ministerstva na úseku distribuce datových zpráv, kompetence

odepřít možnost dodat datovou zprávu z důvodu neuhrazení odměny provozovateli

12 V současné době je cena za odeslání jedné datové zprávy 15,04 Kč (bez DPH) a k tomu je

stanoven měsíční paušální poplatek ve výši 50 Kč, 35 Kč nebo 20 Kč v závislosti na množství zpráv

odeslaných v měsíci.

28

informačního systému datových schránek však není její součástí. Ministerstvo vnitra

tedy není oprávněno k tomu, aby z důvodu neuhrazení odměny znemožnilo dodávání

dokumentů v režimu § 18a zákona č. 300/2008 Sb. Věc lze řešit pouze finančními

nástroji v rámci způsobu hrazení odesílání zpráv.

Další odlišností je způsob určení okamžiku doručení dokumentu. Při

„privátní“ komunikaci je dokument doručen okamžikem, kdy adresát potvrdí jeho

převzetí odesílateli prostřednictvím své datové schránky (toto potvrzení je bezplatné);

v tomto případě neoznamuje doručení dokumentu Ministerstvo vnitra. Neuplatní se

zde tedy ustanovení o doručování dokumentů orgánů veřejné moci (fikce doručení).

Stávající konstrukce doručení dokumentu odesílaného a dodávaného podle § 18a

zákona č. 300/2008 Sb. respektuje skutečnost, že jde o doručování

v soukromoprávních vztazích.

Konstrukce doručení dokumentu odesílaného a dodávaného podle § 18a

zákona č. 300/2008 Sb. byla v modifikované podobě převzata z § 19 odst. 8

správního řádu, respektive z § 47 odst. 2 a 3 zákona č. 99/1963 Sb., občanský

soudní řád. V případě obou uvedených ustanovení se předpokládá, že aktu potvrzení

o doručení datové zprávy předchází seznámení se s obsahem datové zprávy.

Ustanovením § 18a odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. byl sledován stejný postup, a

proto bylo užito obdobných formulací. Jeho dikce nicméně umožňuje i řešení

spočívající v podmínění přečtení dokumentu odesláním potvrzení o převzetí tohoto

dokumentu. Je však nutno zdůraznit, že i v takovém případě odeslání potvrzení

o převzetí dokumentu musí být výsledkem výslovného projevu vůle adresáta

dokumentu, tzn. že není možné, aby k odeslání potvrzení došlo automatizovaně,

např. v souvislosti s přihlášením do datové schránky. Adresát dokumentu by měl být

před odesláním potvrzení o jeho přijetí obeznámen s tím, komu toto potvrzení

odesílá, tj. měl by mu být znám odesílatel dokumentu, jehož přijetí potvrzuje.

V případě této komunikace se též neuplatní ustanovení § 18 odst. 2 zákona

č. 300/2008 Sb., tzn. že dokument zasílaný prostřednictvím datových schránek

bude muset být v případě „privátní“ komunikace elektronicky podepsán.

Výjimka by byla možná pouze tehdy, pokud by se tak komunikující strany dohodly.

Vzhledem k odlišnostem těchto dvou způsobů komunikace prostřednictvím datových

schránek se jeví jako nezbytné jejich grafické odlišení, adresát musí být informován o

tom, že doručení dokumentu musí potvrdit. S ohledem na nutnost pozvolného

náběhu provozu informačního systému datových schránek je upraveno přechodné

období od 1. ledna 2010 do 30. června 2010, kdy je možno „privátní“ komunikaci

užívat pouze pro zasílání faktur13 nebo jiných obdobných žádostí o zaplacení. Se

13 Podle § 33 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, může mít

účetní záznam (tedy i faktura) listinnou, technickou nebo smíšenou formu. Za technickou formu se

považuje elektronický, optický nebo jiným způsobem provedený záznam, s výjimkou účetního

záznamu zpracovaného v listinné podobě, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho

obsah čitelný.

Podle ustanovení § 33a odst. 3 zákona č. 563/1991 Sb. účetní záznam určený k přenosu musí

být opatřen podpisovým záznamem, kterým je zaručována „průkaznost a jednoznačnost původu

29

zasíláním elektronických faktur počítá vyhláška č. 194/2009 Sb., když v příloze č. 3

stanoví jako přípustný formát datové zprávy formát isdoc/isdocx.

V zájmu ochrany informačního systému datových schránek i držitelů datových

schránek před nevyžádanými obchodními a jinými obtěžujícími sděleními (spamy)

a škodlivými programy (viry) jsou v zákoně č. 300/2008 Sb. uvedeny nové skutkové

podstaty přestupků a jiných správních deliktů. Funkci správního orgánu

projednávajícího tyto delikty plní Ministerstvo vnitra.

Zákon č. 300/2008 Sb. výslovně neřeší otázku zasílání dokumentů orgány

veřejné moci jiným subjektům, pokud se jedná o dokumenty nesouvisející s výkonem

veřejné správy. Názory na doručování se v této věci různí.

K řešení otázky obsahu komunikace realizované prostřednictvím datových

schránek a k možnosti užití datových schránek k soukromoprávní komunikaci orgány

veřejné moci jsou klíčová ustanovení § 1, 17, 18 a 18a zákona č. 300/2008 Sb.

Podle § 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. tento zákon upravuje mj.

elektronické úkony státních orgánů, orgánů územních samosprávných celků,

Pozemkového fondu České republiky a jiných státních fondů, zdravotních pojišťoven,

Českého rozhlasu, České televize, samosprávných komor zřízených zákonem,

notářů a soudních exekutorů vůči fyzickým osobám a právnickým osobám,

elektronické úkony fyzických osob a právnických osob vůči orgánům veřejné moci a

elektronické úkony mezi orgány veřejné moci navzájem prostřednictvím datových

schránek a dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a

právnických osob prostřednictvím datových schránek. Ze spojení úkony státních

orgánů, respektive úkony orgánů územních samosprávných celků lze usuzovat, že

jde o úkony veřejnoprávního charakteru, tj. úkony stojící mimo množinu úkonů

občanskoprávních, obchodněprávních a pracovněprávních. Důvodem je skutečnost,

že státním orgánům, tj. de facto organizačním jednotkám státu, a orgánům územních

samosprávných celků, které tvoří většinu množiny orgánů veřejné moci ve smyslu

zákona č. 300/2008 Sb., právní řád České republiky nesvěřuje právní subjektivitu

vyjma omezené (dílčí) veřejnoprávní subjektivity, za kterou jsou

považovány kompetence, případně i pravomoci státních orgánů a orgánů územních

samosprávných celků. Pro podporu této argumentace ostatně svědčí i samotná

struktura § 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., kdy jsou rozlišovány úkony mezi orgány

veřejné moci ve smyslu odstavce 1 tohoto paragrafu a fyzickými, podnikajícími

fyzickými nebo právnickým osobami anebo jinými orgány veřejné moci [§ 1 odst. 1

písm. a)] a dodávání dokumentů mezi fyzickými, podnikajícími fyzickými a

právnickými osobami navzájem [§ 1 odst. 1 písm. b)], jakož i další

rozlišování doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné

účetního záznamu“ ve smyslu citovaného zákona. Podpisovým záznamem se podle § 33a odst. 4

citovaného zákona rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo zaručený

elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu podle zvláštního právního předpisu,

anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje průkaznou a

jednoznačnou původnost.

30

moci prostřednictvím datové schránky a dodávání dokumentů fyzických osob,

podnikajících fyzických osob a právnických osob činěné § 17, 18 a 18a zákona č.

300/2008 Sb. Ve prospěch argumentace, že datová schránka orgánu veřejné moci

má sloužit ke komunikaci související s výkonem svěřené kompetence, svědčí

i formulace § 5a zákona č. 300/2008 Sb. týkající se datových schránek fyzických

a právnických osob vykonávajících též působnost v oblasti veřejné správy.

Hovoří-li tudíž dále § 17 zákona č. 300/2008 Sb. o doručování dokumentů

orgánů veřejné moci prostřednictvím datové schránky, je nutno za tyto dokumenty

považovat dokumenty obsahující veřejnoprávní úkon. Obdobně to platí i v případě §

18 deklarujícího právo fyzických, podnikajících fyzických a právnických osob činit

úkony vůči orgánům veřejné moci.

Naopak § 18a zákona č. 300/2008 Sb. je třeba považovat za soubor pravidel

upravujících soukromoprávní komunikaci prostřednictvím datových schránek. V této

souvislosti je nutno zodpovědět otázku, nakolik lze pravidla o soukromoprávní

komunikaci aplikovat i na orgány veřejné moci. Uvedené ustanovení hovoří o

doručování dokumentů fyzické, podnikající fyzické nebo právnické osoby jiné fyzické,

podnikající fyzické nebo právnické osobě prostřednictvím datové schránky. Vyjma

státních orgánů a orgánů územních samosprávných celků jsou za orgány veřejné

moci ve smyslu § 1 zákona č. 300/2008 Sb. považovány právnické osoby nebo

fyzické osoby. Při použití ryze gramatického a logického výkladu ustanovení § 18a

zákona č. 300/2008 Sb. by toto mělo být aplikovatelné i na státní fondy, zdravotní

pojišťovny, Český rozhlas, Českou televizi, samosprávné komory zřízené zákonem,

notáře a soudní exekutory, neboť uvedené subjekty jsou nositelem právní subjektivity

i v oblasti soukromého práva. Užitím výše uvedeného výkladu lze rovněž dovodit, že

dané ustanovení by se mělo aplikovat rovněž na Českou republiku a územní

samosprávné celky, které coby veřejnoprávní korporace taktéž disponují právní

subjektivitou v soukromoprávní sféře. Určitý problém však v případě státních fondů,

zdravotních pojišťoven, Českého rozhlasu, České televize, samosprávných komor

zřízených zákonem, notářů a soudních exekutorů představuje absence možnosti

disponovat jinou datovou schránkou než datovou schránkou orgánu veřejné moci (§

6 odst. 8 zákona č. 300/2008 Sb.), přičemž § 18a zákona č. 300/2008 Sb. hovoří o

datových schránkách fyzické, podnikající fyzické nebo právnické osoby. V případě

České republiky a územních samosprávných celků je situace v zásadě obdobná,

neboť tyto veřejnoprávní korporace nemají statutární orgán, jednají prostřednictvím

vícera svých orgánů, které navíc vesměs disponují datovou schránkou orgánu

veřejné moci, tudíž z povahy věci jim nelze zřídit datovou schránku právnické osoby.

Česká republika a územní samosprávné celky tak podobně jako výše uvedené

orgány veřejné moci disponují pouze datovou schránkou (schránkami) orgánu

veřejné moci.

Přes absenci zmínky o datových schránkách orgánů veřejné moci v

ustanovení § 18a odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. lze mít za to, že i Česká republika,

územní samosprávné celky, státní fondy, zdravotní pojišťovny, Český rozhlas, Česká

31

televize, samosprávné komory zřízené zákonem, notáři a soudní exekutoři mohou

prostřednictvím datových schránek komunikovat v soukromoprávních záležitostech, a

to plně v režimu § 18a zákona č. 300/2008 Sb. Opačný závěr by byl v rozporu se

zásadou rovnosti osob. Skutečnost, že tyto osoby mohou disponovat pouze datovou

schránkou (datovými schránkami) orgánu veřejné moci, nemůže být překážkou,

zejména když se jednotlivé typy datových schránek, respektive jejich fungování po

technické stránce nikterak neliší. V praxi by tedy mělo být na konkrétním orgánu

veřejné moci, zda požádá Ministerstvo vnitra o to, aby datová schránka tohoto

orgánu umožnila též příjem dokumentů obsahujících soukromoprávní úkon.

Stejně tak bude na takovém orgánu veřejné moci, zda bude dokumenty se

soukromoprávními úkony (např. úkony obce jako vlastníka nemovitosti v nájemním

vztahu) zasílat prostřednictvím datových schránek, či zda užije jiného způsobu

doručení. Na okamžik doručení dokumentů obsahujících soukromoprávní úkony

orgánu veřejné moci se bude aplikovat § 18a odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb., tj.

takový dokument bude orgánu veřejné moci doručen okamžikem, kdy orgán veřejné

moci toto doručení potvrdí datovou zprávou. Ustanovení o okamžiku doručení se

bude vztahovat i na dokumenty orgánů veřejné moci obsahující soukromoprávní

úkon zasílané subjektům, které nejsou orgány veřejné moci, tj. fikce doručení ve

smyslu § 17 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb. se v případě těchto dokumentů

neuplatní. V této souvislosti je nutno zdůraznit, že orgány veřejné moci budou moci

zasílat dokumenty obsahující soukromoprávní úkon pouze těm adresátům, kteří

požádali Ministerstvo vnitra o to, aby do jejich datové schránky mohly být takové

dokumenty dodávány, tj. kteří hodlají datovou schránku užívat i k „privátní“

komunikaci.

4. Znepřístupnění a zrušení datové schránky

Ministerstvo vnitra znepřístupní datovou schránku fyzické osoby nebo

podnikající fyzické osoby v zákonem č. 300/2008 Sb. stanovených případech

vážících se k této osobě (úmrtí, prohlášení za mrtvého, zbavení nebo omezení

způsobilosti k právním úkonům, omezení na osobní svobodě).

Ke znepřístupnění datové schránky dochází na základě informací

poskytnutých Ministerstvu vnitra příslušnými orgány podle § 15 a 16 zákona č.

300/2008 Sb. (např. věznice nebo vazební věznice informuje ministerstvo

bezodkladně o vzetí fyzické osoby do vazby nebo o nástupu fyzické osoby do výkonu

trestu odnětí svobody).14 Datová schránka podnikající fyzické osoby nebo právnické

14 Ustanovením § 16 zákona č. 300/2008 Sb. je kromě jiného věznicím nebo vazebním věznicím

uložena povinnost bezodkladně informovat Ministerstvo vnitra o vzetí fyzické osoby do vazby nebo o

nástupu fyzické osoby do výkonu trestu odnětí svobody. Tato informační povinnost je věznicím nebo

vazebním věznicím stanovena jako realizační předpoklad pro aplikaci ustanovení § 11 odst. 1 písm.

d) zákona č. 300/2008 Sb., na základě kterého je Ministerstvo vnitra povinno znepřístupnit datovou

schránku fyzické osoby nebo podnikající fyzické osoby, a to případně i zpětně, ke dni, kdy tato

osoba byla omezena na osobní svobodě z důvodu vzetí do vazby nebo výkonu trestu odnětí

svobody.

32

osoby bude znepřístupněna ke dni výmazu této osoby ze zákonem stanovené

Informační povinnost je v ustanovení § 16 zákona č. 300/2008 Sb. formulována obecně,

nicméně z účelu stanovení této povinnosti vyplývá, že se vztahuje výlučně k držitelům datových

schránek. Pro plnění uvedené informační povinnosti je tedy nutné s ohledem na zásadu efektivnosti

výkonu státní správy stanovit takové podmínky, aby jak ze strany Ministerstva vnitra, tak ze strany

věznic a vazebních věznic byla tato činnost účelná vzhledem ke zpracovávání osobních údajů a

efektivní vzhledem k prováděným činnostem.

Je tedy nutné zajistit, aby věznice a vazební věznice byly subjekty oprávněnými k prověřování,

zda fyzické osoby, které byly omezeny na osobní svobodě z důvodu vzetí do vazby nebo výkonu

trestu odnětí svobody, jsou držiteli datových schránek, tedy aby byly v tomto rozsahu pověřené

vykonávat informační činnosti (zpracovávání údajů), které jsou jinak určeny správci nebo

provozovateli informačního systému datových schránek.

Na věznice a vazební věznice by tedy mělo být přeneseno ve vymezeném rozsahu oprávnění

správce informačního systému datových schránek, popřípadě v tomto vymezeném rozsahu

oprávnění provozovatele informačního systému datových schránek, ke zpřístupňování, vyhledávání

a používání údajů o držitelích datových schránek v rozsahu jejich ztotožnění s fyzickými osobami,

které byly omezeny na osobní svobodě z důvodu vzetí do vazby nebo výkonu trestu odnětí svobody.

Věznice a vazební věznice se stávají dalšími zpracovateli údajů v informačním systému datových

schránek, tedy měly by být ve vymezeném rozsahu oprávněny k provádění informační činnosti

v tomto informačním systému.

Obdobně je možné pověřit zpracováním údajů v informačním systému datových schránek

detenční ústav, který plní vůči Ministerstvu vnitra informační povinnost o nástupu fyzické osoby do

výkonu zabezpečovací detence, a soud, který plní obdobnou informační povinnost o vykonatelném

rozhodnutí, jímž se fyzická osoba omezuje na osobní svobodě z důvodu ochranného léčení nebo

ochrany zdraví lidu (§ 16 zákona č. 300/2008 Sb.), a to shodně se shora uvedeným účelem, tedy

pro zajištění podmínek ke splnění povinnosti Ministerstva vnitra znepřístupnit těmto fyzickým

osobám datovou schránku (§ 11 zákona č. 300/2008 Sb.).

Obdobný právní vztah jako mají ustanovení § 16 a § 11 odst. 1 písm. d) zákona

č. 300/2008 Sb. mají ustanovení § 15 odst. 2 až 8 a § 11 odst. 2 a 3 téhož zákona, a tedy je zřejmé,

že obdobné jsou také realizační podmínky zajištění tohoto vztahu.

Ustanoveními § 11 odst. 2 a 3 zákona č. 300/2008 Sb. je založena povinnost Ministerstva

vnitra znepřístupnit datovou schránku podnikající fyzické osoby a právnické osoby, a to případně i

zpětně, ke dni jejího výmazu ze zákonem stanovené evidence, a znepřístupnit datovou schránku

právnické osoby zřízené zákonem a datovou schránku orgánu veřejné moci dnem jejich zrušení, a

jde-li o notáře nebo soudního exekutora, ke dni zániku funkce, a to případně i zpětně. Této

povinnosti Ministerstva vnitra koresponduje informační povinnost Ministerstva spravedlnosti, soudu

určeného k vedení obchodního rejstříku, České advokátní komory, Notářské komory České

republiky, Exekutorské komory České republiky, Komory daňových poradců České republiky a

správního orgánu vedoucího evidenci podnikajících fyzických osob nebo právnických osob, jejímž

obsahem je poskytování sdělení o výmazu příslušných podnikajících fyzických osob, popřípadě

právnických osob z jimi vedených seznamů, rejstříků nebo evidencí (seznam insolvenčních správců,

obchodní rejstřík, seznam advokátů, evidence notářů, seznam daňových poradců, evidence

podnikajících fyzických osob nebo právnických osob).

Jednotliví správci shora uvedených seznamů, rejstříků nebo evidencí se ve vztahu k plnění

uložené informační povinnosti nacházejí v rozdílném postavení. Zatímco advokátům, insolvenčním

správcům, notářům, soudním exekutorům a daňovým poradcům je v zásadě (tedy s výhradou § 31

odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb., neboli s přihlédnutím k období do 1. 7. 2012, ve kterém je rovněž

advokátům a daňovým poradcům datová schránka podnikající osoby zřizována na žádost) datová

schránka zřizována na základě zákona bez žádosti (tedy všem v evidenci vedeným subjektům),

podnikajícím fyzickým osobám je datová schránka zřizována na základě jimi podané žádosti, tedy

na základě jejich rozhodnutí, zda se stanou nebo nestanou držiteli datové schránky. Pro splnění

informační povinnosti shora uvedených správců seznamů, rejstříků nebo evidencí, kteří vedou údaje

o fyzických, popřípadě právnických osobách, jimž je zřizována datová schránka ze zákona (bez

žádosti), tedy není nutné prověřovat, zda subjekt údajů je nebo není držitelem datové schránky,

neboť tato povinnost je plněna pro všechny subjekty údajů.

Tam, kde se jedná o držitele datové schránky zřizované na žádost, bude příslušný správce

(správní orgán vedoucí evidenci podnikajících fyzických osob nebo právnických osob) provádět

ověření, zda příslušná osoba, o které má být plněna informační povinnost, je nebo není držitelem

datové schránky.

33

evidence (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík).15 Pokud je důvodem

znepřístupnění datové schránky podnikající fyzické osoby úmrtí fyzické osoby, nemá

případné trvání živnostenského oprávnění na úkony týkající se konkrétní datové

schránky vliv.16 Jestliže půjde o podnikající fyzickou osobu, která je zapsána ve více

evidencích (např. půjde o živnostníka zapsaného v živnostenském rejstříku a

současně o zemědělského podnikatele) a bude vymazána pouze z některé z nich,

mělo by dojít k znepřístupnění datové schránky až po výmazu z poslední evidence.

Případné přerušení nebo pozastavení provozování živnosti nemá na zpřístupněnou

datovou schránku vliv. Datovou schránku právnické osoby zřízené zákonem a

datovou schránku orgánu veřejné moci znepřístupní Ministerstvo vnitra dnem jejich

zrušení (u notářů a soudních exekutorů ke dni zániku funkce). Datová schránka

zřízená na žádost bude též znepřístupněna na základě žádosti subjektu, pro který

byla zřízena. Svou žádostí dává oprávněná osoba najevo, že si nepřeje doručování

dokumentů do datové schránky.

Podle § 20 odst. 1 písm. g) zákona č. 300/2008 Sb. Ministerstvo vnitra oznámí

odesílateli, že datová schránka, do které odeslal datovou zprávu, je znepřístupněna,

a to i zpětně. Toto oznámení je odesíláno ke každé konkrétní datové zprávě, která

byla odesílatelem dodána do adresátovy datové schránky (oznámení nebude tedy

paušální

a u každé odeslané datové zprávy se oznámí údaj o znepřístupnění datové schránky

adresáta). Datové zprávy, které nebyly doručeny (přihlášením, uplatněním fikce) před

datem, ke kterému byla datová schránka znepřístupněna, nelze považovat za

doručené. Další postup bude záviset na důvodu znepřístupnění datové schránky.

V případě úmrtí fyzické osoby nebo zániku právnické osoby nebude přicházet

v úvahu doručení dokumentu jiným způsobem.

Zrušení datové schránky je upraveno v § 13 zákona č. 300/2008 Sb.

Ministerstvo vnitra zruší datovou schránku fyzické osoby po uplynutí 3 let ode dne

15 V této souvislosti byl položen dotaz, zda dojde k znepřístupnění datové schránky v případě

podnikající fyzické osoby, která je zapsaná v živnostenském rejstříku, avšak zrušením všech jí

vydaných živnostenských oprávnění nedojde k výmazu z této evidence, ale pouze v živnostenském

rejstříku bude uvedeno, že tomuto podnikateli byla zrušena všechna jemu vydaná živnostenská

oprávnění.

Důvodem pro znepřístupnění datové schránky podnikající fyzické osoby je podle § 11 odst. 2

zákona č. 300/2008 Sb. výmaz ze zákonem stanovené evidence. V popsaném případě by tedy

nedošlo ke znepřístupnění datové schránky podnikající fyzické osoby, pokud by o to tato osoba

nepožádala podle § 11 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb.

16 Podle § 57 odst. 1 písm. a) živnostenského zákona živnostenské oprávnění zaniká smrtí

podnikatele, nepokračují-li v živnosti dědicové, správce dědictví nebo insolvenční správce;

oprávnění však zanikne nejpozději uplynutím lhůty uvedené v § 13 odst. 4 tohoto zákona. Pokud

oprávněné osoby hodlají pokračovat v provozování živnosti, jsou povinny oznámit tuto skutečnost

živnostenskému úřadu ve lhůtě 3 měsíců ode dne úmrtí podnikatele. Po skončení řízení o dědictví

mohou podle § 13 odst. 4 živnostenského zákona pokračovat v živnosti osoby uvedené v § 13 odst.

1 písm. b), c) a e), pokud nabyly majetkového práva vztahujícího se k provozování živnosti; tuto

skutečnost musí do 1 měsíce od skončení dědického řízení oznámit živnostenskému úřadu.

Živnostenský úřad provede zápis těchto osob do živnostenského rejstříku a vydá pro ně výpis s tím,

že živnostenské oprávnění má v tomto případě platnost omezenou na dobu 6 měsíců od skončení

řízení o dědictví.

34

úmrtí fyzické osoby, datovou schránku podnikající fyzické osoby po uplynutí 3 let ode

dne výmazu podnikající fyzické osoby ze zákonem stanovené evidence, datovou

schránku právnické osoby po uplynutí 3 let ode dne zániku právnické osoby17 a

datovou schránku orgánu veřejné moci po uplynutí 3 let ode dne jeho zrušení.

Ustanovení § 13 písm. c) zákona č. 300/2008 Sb. se vztahuje jak k právnickým

osobám zapsaným v obchodním rejstříku, tj. subjektům, kterým jsou datové schránky

zřizovány ze zákona, tak i k právnickým osobám zapsaným v jiných evidencích.

V uvedené tříleté lhůtě není datová schránka přístupná, údaje o manipulaci

s datovou schránkou, včetně údajů o datových zprávách dodaných a odeslaných

z datové schránky, a datové zprávy, u nichž nejsou naplněny podmínky pro jejich

smazání, jsou však zachovány (např. pro účely spisové rozluky).

5. Informační systém datových schránek

Informační systém datových schránek je z pohledu jeho základních právních

charakteristik a uživatelských parametrů definován v ustanovení § 14 zákona

č. 300/2008 Sb. Podle § 14 odst. 1 citovaného zákona se jedná o informační systém

veřejné správy, který obsahuje informace o datových schránkách a jejich uživatelích.

Rozsah těchto informací, resp. přesné vymezení údajů, které se vedou

v informačním systému datových schránek o těchto schránkách a jejich uživatelích,

je stanoven v § 14 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb.

Informační systém datových schránek je definován jako informační systém,

který slouží pro výkon veřejné správy, a to v rozsahu zajišťování činností

stanovených zákonem č. 300/2008 Sb. a za podmínek pro tyto činnosti určených

jednak citovaným zákonem, jednak zejména zákonem č. 365/2000 Sb., o

informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve

znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a

o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Podle § 2 písm. c) zákona č. 365/2000 Sb. je správcem informačního systému

veřejné správy subjekt, který podle zákona určuje účel a prostředky zpracování

informací a za informační systém odpovídá, tedy v případě informačního systému

datových schránek Ministerstvo vnitra (§ 14 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.).

17 Podle § 11 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. Ministerstvo vnitra znepřístupní datovou schránku

právnické osoby, a to případně i zpětně, ke dni jejího výmazu ze zákonem stanovené evidence. Fúzí

nebo rozdělením se původní obchodní společnost zrušuje, zaniká ke dni výmazu z obchodního

rejstříku (§ 68 odst. 1, 3 obchodního zákoníku). Ke dni zániku společnosti tedy bude datová

schránka znepřístupněna (nebude do ní možno doručovat zprávy, ale v případě nutnosti bude

možné na základě jiných právních předpisů se s obsahem datové schránky seznámit). Po uplynutí 3

let ode dne zániku právnické osoby, která nemá právního nástupce, bude datová schránka zrušena

podle § 13 písm. c) zákona č. 300/2008 Sb. Pokud zaniklá právnická osoba bude mít právního

nástupce, nebude její znepřístupněná datová schránka zrušena. Správce informačního systému

datových schránek by měl právnímu nástupci umožnit přístup k obsahu datové schránky zaniklé

právnické osoby. Nově vzniklé právnické osobě bude datová schránka zřízena bezodkladně po té,

co Ministerstvo vnitra obdrží informaci o jejím zapsání do obchodního rejstříku.

35

Provozovatelem informačního systému veřejné správy je subjekt, který provádí

alespoň některé informační činnosti související s informačním systémem. Informační

činností se podle § 2 písm. a) zákona 365/2000 Sb. rozumí získávání a poskytování

informací, reprezentace informací daty, shromažďování, vyhodnocování a ukládání

dat na hmotné nosiče a uchovávání, vyhledávání, úprava nebo pozměňování dat,

jejich předávání, šíření, zpřístupňování, výměna, třídění nebo kombinování,

blokování a likvidace dat ukládaných na hmotných nosičích. Informační činnost je

obecně prováděna správci, provozovateli a uživateli informačních systémů

prostřednictvím technických a programových prostředků. V případě informačního

systému datových schránek je jeho provozovatel určen přímo § 14 odst. 2 zákona č.

300/2008 Sb., a to charakteristikou tohoto provozovatele, kterým může být výlučně

držitel poštovní licence. Z uvedeného vyplývá, že aktuálně je právo správce

informačního systému datových schránek na pověření provozovatele tohoto

informačního systému omezeno na jediného držitele poštovní licence.

Z účelu zpracování údajů v informačním systému datových schránek tak, jak

vyplývá z ustanovení § 14 odst. 1 a 3 zákona č. 300/2008 Sb., je zřejmé, že tento

informační systém slouží Ministerstvu vnitra jako jeho správci k evidenci údajů

souvisejících se zřízením a provozováním datových schránek.

Rozhodující pravidlo pro zpracovávání údajů v informačním systému datových

schránek je stanoveno v § 14 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb. Tímto ustanovením je

určena základní vlastnost informačního systému datových schránek, když v něm

vedené údaje jsou označené za neveřejné, které nelze poskytnout jiným

osobám, s výjimkou kontaktní adresy, na niž má být adresátu doručováno, byl-li dán

souhlas k jejímu zveřejnění subjektem údajů.18

Další uživatelská charakteristika informačního systému datových schránek je

uvedena v § 15 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., ve kterém je v souladu s § 8 odst. 1

zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých

zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů, stanoven rozsah

18 V souvislosti se stanovenou neveřejnou povahou zpracování údajů vedených v informačním

systému datových schránek je vhodné porovnat ustanovení § 9 odst. 1 zákona č. 365/2000 Sb.,

kterým je stanoveno, že „z informačních systémů veřejné správy nebo jejich částí, které jsou

veřejnými evidencemi, rejstříky nebo seznamy, vydávají orgány veřejné správy, které jsou správci

nebo provozovateli těchto systémů, na požádání úplný nebo částečný výpis ze zápisu vedeného v

elektronické podobě v tomto informačním systému. Z informačních systémů veřejné správy nebo

jejich částí, které jsou neveřejnými evidencemi, rejstříky nebo seznamy, vydávají správci, pokud tak

stanoví zvláštní právní předpis, na požádání úplný nebo částečný výpis ze zápisu vedeného

v elektronické podobě v tomto informačním systému osobě, které se zápis přímo týká, nebo osobě,

která je podle zvláštního právního předpisu oprávněna žádat informaci uvedenou v zápisu, a to

v rozsahu tímto zvláštním právním předpisem stanoveném.“. Z uvedené citace se současnou

aplikací zákona č. 101/2000 Sb. lze dovodit, že poskytování, resp. zpřístupňování údajů z

informačních systémů veřejné správy, které jsou neveřejnými evidencemi (tedy v nichž vedené

údaje jsou označeny jako neveřejné), v žádném případě není určeno třetím osobám, pokud by toto

neumožňoval jiný právní předpis. Pro informační systém datových schránek § 14 odst. 4 zákona č.

300/2008 Sb. výslovně stanoví, že tímto případně zveřejňovaným údajem může být výlučně údaj o

kontaktní adrese, na niž má být adresátu doručováno, avšak pouze za předpokladu, že byl dán

souhlas k jejímu zveřejnění subjektem údajů.

36

údajů, jež je Ministerstvo vnitra oprávněno využívat za účelem správy informačního

systému datových schránek z informačního systému evidence obyvatel.

V souvislosti s vymezením podmínek zpracovávání osobních údajů

v informačním systému datových schránek je nutné vymezit pojem „osobní údaj“.

Zákon č. 101/2000 Sb. v § 6 písm. a) stanoví, že osobním údajem je „jakákoliv

informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se

považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo

identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho nebo více prvků,

specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo

sociální identitu“. Plná identita fyzické osoby ve společnosti založené na vysokém

stupni rozvoje elektronických a jiných komunikačních médií, která jsou většině

populace snadno dostupná, ve své podstatě neznamená nic jiného, než možnost tuto

osobu určitým způsobem kontaktovat. Proto mezi osobní údaje patří rovněž číslo

mobilního telefonu nebo jakákoliv další „adresa“, zprostředkující takový kontakt.19

Podmínky zpracování údajů v informačním systému datových schránek

vyplývají ze samotného zákona č. 300/2008 Sb., ze zákona č. 365/2000 Sb. a

v případě využívání údajů z informačního systému evidence obyvatel rovněž ze

zákona č. 133/2000 Sb.

Situace, kdy je znalost údajů vedených v informačním systému datových

schránek nezbytná pro správní či soudní řízení anebo pro jinou činnost státních a

jiných obdobných orgánů, řeší právní předpisy upravující tato řízení, respektive

kompetence státních či jiných obdobných orgánů (jde o zvláštní právní předpisy

požadované § 9 odst. 1 větou druhou zákona č. 365/2000 Sb. u „osob, které jsou

podle zvláštního právního předpisu oprávněny žádat informaci uvedenou v zápisu“) –

v případě trestního řízení je relevantním § 8 odst. 1 trestního řádu, v případě

občanského soudního řízení § 128 občanského soudního řádu, v případě správního

řízení § 50 správního řádu ve spojení s § 136 správního řádu. (Bude-li tedy např.

zpochybňováno doručení datové zprávy do datové schránky, při dokazování ve

správním řízení si správní orgán vedoucí příslušné řízení může vyžádat od

Ministerstva vnitra jako podklad pro rozhodnutí informaci o tom, zda datová zpráva

byla nebo nebyla doručena, údaje z informačního systému datových schránek na

základě § 50 správního řádu a Ministerstvo vnitra na základě § 136 odst. 3 správního

řádu tyto údaje poskytne).

Ustanovení § 14 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb. stanoví, že údaje vedené

v informačním systému datových schránek jsou neveřejné a nelze je poskytnout

jiným osobám, s výjimkou kontaktní adresy, na niž má být adresátu doručováno, byl-li

dán souhlas k jejímu zveřejnění. Z tohoto ustanovení lze dovodit, že osobě (držiteli

datové schránky nebo osobě s provozováním této datové schránky spojené), které

se údaje týkají, je možné tyto údaje poskytnout (viz též § 12 odst. 1 zákona č.

19 Viz blíže rozsudek Nejvyššího správního soudu ze dne 12. února 2009 č.j. 9 As 34/2008 -68

37

101/2000 Sb.). Takové osobě lze poskytnout úplný nebo částečný výpis

z příslušného souboru údajů vedeného v informačním systému datových schránek.

Vydání takového výpisu je spojeno se správním poplatkem (položka 3 Sazebníku

správních poplatků, který je přílohou zákona č. 634/2004 Sb.).

Údaje vedené v informačním systému datových schránek jsou využívány

rovněž v souvislosti s povinností uloženou Ministerstvu vnitra v ustanovení § 14 odst.

4 zákona č. 300/2008 Sb., tedy s povinností umožnit identifikovat datovou

schránku tak, aby do ní mohlo být doručováno. Ministerstvu vnitra (tedy právě jenom

správci informačního systému datových schránek) jsou tak rozšířeny podmínky

využívání údajů v informačním systému datových schránek vedle jejich standardního

evidenčního zpracování, a to za podmínek stanovených v § 21 zákona č. 300/2008

Sb., kterým je stanoveno, že k identifikaci datové schránky slouží identifikátor. Ani

identifikátor datové schránky však není údajem, který by bylo možno zveřejnit (nelze

jej ztotožnit s „kontaktní adresou, na niž má být adresátu doručováno“). Zveřejnit

tento údaj může pouze sám držitel datové schránky.

Možnost vznést dotaz směřující k identifikaci datové schránky je integrální

součástí informačního systému datových schránek a v návaznosti na to také

příslušného uživatelského prostředí; dotazy tedy jsou činěny přímo prostřednictvím

informačního systému datových schránek.

Podmínky identifikace datové schránky jsou pak vymezeny povinností správce

informačního systému datových schránek zajistit ochranu osobních údajů v tomto

informačním systému. Uživatelsky právně limitující je zejména charakter vedených

údajů, tedy stanovení jejich neveřejnosti. Skutečnost, že zákonodárce výslovně

stanoví, že zveřejňován může být pouze údaj o kontaktní adrese, na niž má být

doručováno, avšak pouze za předpokladu, že subjekt tohoto údaje udělí souhlas

k jejímu zveřejnění, jednoznačně vylučuje užití vůle subjektu údajů k případnému

zveřejnění údajů dalších.

Pokud tedy je Ministerstvo vnitra povinno umožnit identifikovat datovou

schránku tak, aby do ní mohlo být doručováno, týká se tato identifikace právě jedné

konkrétní datové schránky a současně právě jednomu uživateli, a to způsobem

umožňujícím řádné doručení dokumentu. Je tedy zřejmé, že požadavek identifikace

jedné konkrétní datové schránky musí vycházet ze zadání údajů, které v maximální

možné míře specifikují adresáta jako možného držitele datové schránky, a tedy také

umožňují její jednoznačnou identifikaci.

Údaje, které jsou odesílateli dokumentu doručovaného prostřednictvím datové

schránky poskytovány Ministerstvem vnitra v souvislosti s úkonem doručování podle

§ 20 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., jsou údaji přesně vymezenými, nejsou údaji

osobními a jsou poskytovány v souvislosti s úkony dodání dokumentu do datové

schránky a jeho doručením.

38

Podle § 5 odst. 1 písm. f) zákona č. 101/2000 Sb. je správce informačního

systému oprávněn zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s účelem, k němuž

byly shromážděny. Zpracovávat k jinému účelu lze osobní údaje jen v mezích

ustanovení § 3 odst. 6 citovaného zákona, nebo pokud k tomu dal subjekt údajů

předem souhlas (v případě informačního systému datových schránek je však

možnost udělení tohoto souhlasu omezena výlučně na údaj o kontaktní adrese, na

kterou má být doručováno).

Výjimky, umožňující zpracování osobních údajů bez souhlasu subjektu údajů

stanovené zákonem č. 101/2000 Sb. se na shora provedené zpracování pro účely

identifikace datové schránky nevztahují.20

Údaje vedené v informačním systému datových schránek slouží správci

i provozovateli tohoto informačního systému k plnění informačních a evidenčních

úkonů, a to za předpokladu, vycházejícího z obecné povinnosti správce informačního

systému vést výlučně přesné (tedy úplné a aktuální) údaje nebo údaje, o kterých

vznikla pochybnost, že takové nejsou, označit a blokovat je proti jejich dalšímu

užívání a po ukončení ověřování je zlikvidovat a nahradit je údaji přesnými (vazba

například na doručování přístupových údajů a na bezchybnou identifikaci datových

schránek).

II. Konverze

Povaha systému doručování prostřednictvím datových schránek přímo

implikuje formu dokumentů, které lze pro doručování (provádění úkonů) využívat; tyto

dokumenty musí mít formu datové zprávy. Vzhledem k tomu, že primární zpracování

příslušného dokumentu může mít povahu listinnou (dokument v analogové podobě),

nebo naopak je doručenou datovou zprávu s přihlédnutím k potřebám výkonu

spisové služby nebo podmínkám jejího dalšího zpracování nutné převést z digitální

podoby do podoby dokumentu v analogové podobě, a s přihlédnutím k tomu, že při

provedení těchto převodů musí být zachována autentičnost a integrita vazby mezi

převáděným a převedeným dokumentem, zavádí zákon č. 300/2008 Sb. institut

autorizované konverze dokumentů. Autorizovaná konverze dokumentů je

převod dokumentu z digitální do listinné podoby nebo naopak, ověření shody

20 Těmito výjimkami je provádění zpracování nezbytného pro dodržení právní povinnosti správce,

zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro jednání o

uzavření nebo změně smlouvy uskutečněné na návrh subjektu údajů, zpracování nezbytné k

ochraně životně důležitých zájmů subjektu údajů, jedná-li se o oprávněně zveřejněné osobní údaje v

souladu se zvláštním právním předpisem, pokud je to nezbytné pro ochranu práv a právem

chráněných zájmů správce, příjemce nebo jiné dotčené osoby, pokud jsou poskytovány osobní

údaje o veřejně činné osobě, funkcionáři či zaměstnanci veřejné správy, které vypovídají o jeho

veřejné anebo úřední činnosti, o jeho funkčním nebo pracovním zařazení, anebo, jedná-li se o

zpracování výlučně pro účely archivnictví podle zvláštního zákona.

39

obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Ověřovací doložka

obsahuje nezbytné skutečnosti vztahující se k provedené konverzi (§ 25 zákona

č. 300/2008 Sb.).21 Provádění autorizované konverze dokumentů upravuje zákon

č. 300/2008 Sb. v § 22 až 26, a dále vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení

podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, vydaná na základě

zmocnění obsaženého v § 24 odst. 4 citovaného zákona. Právní úprava autorizované

konverze dokumentů je obdobou úpravy vidimace podle zákona č. 21/2006 Sb., o

ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o

změně některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění pozdějších předpisů. Zákon

21 Ověřovací doložka obsahuje mimo jiné údaj o „názvu subjektu, který konverzi provedl“. Pokud je

autorizovaná konverze prováděna kontaktním místem veřejné správy, kterým je obecní úřad nebo

úřad městské části, musí tato položka vždy obsahovat název obecního úřadu, úřadu městské části

nebo městského obvodu územně členěného statutárního města nebo úřadu městské části hlavního

města Prahy (tedy název kontaktního místa veřejné správy), nikoliv název obce, která není

kontaktním místem veřejné správy. Uvedená skutečnost vyplývá rovněž ze současného užití

ustanovení § 8a odst. 4 zákona č. 365/2000 Sb. a ustanovení § 111 odst. 2 zákona č. 128/2000 Sb.,

o obcích (obecní zřízení), když citovaným § 8a odst. 4 zákona č. 365/2000 Sb. je stanoveno, že

pokud nestanoví zákon č. 365/2000 Sb. nebo jiný právní předpis jinak, je působnost kontaktního

místa veřejné správy výkonem přenesené působnosti krajských a obecních úřadů. V § 111 odst. 2

zákona č. 128/2000 Sb. je pak stanoveno, že veškeré písemnosti „vyhotovené orgánem obce

v přenesené působnosti orgánů obce, s výjimkou nařízení obce, se v záhlaví označují slovy „Obecní

úřad“ („Městský úřad“, „Úřad městyse“) s uvedením názvu obce, městyse nebo města.“

Jiná situace nastane v případě, kdy bude prováděna autorizovaná konverze z moci úřední (§

23 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.), kterou orgány veřejné moci (tedy státní orgány, orgány

územních samosprávných celků, Pozemkový fond České republiky a jiné státní fondy, zdravotní

pojišťovny, Český rozhlas, Česká televize, samosprávné komory zřízené zákonem, notáři a soudní

exekutoři) provádějí pro výkon své působnosti; v ověřovací doložce provedené autorizované

konverze potom nebude uveden název kontaktního místa veřejné správy ve smyslu § 8a odst. 2

zákona č. 365/2000 Sb., ale název konkrétního orgánu veřejné moci ve smyslu § 1 odst. 1 písm. a)

zákona č. 300/2008 Sb.

Podle § 25 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. je součástí ověřovací doložky konverze do

dokumentu v listinné podobě rovněž „otisk úředního razítka, jméno, popřípadě jména, příjmení a

podpis osoby, která konverzi provedla“. Otiskem úředního razítka se v daném případě rozumí otisk

razítka obecního (městského) úřadu. Razítko je jedním z formálních znaků úřadu, a tedy je zřejmé,

že nelze užít razítko jiné, byť by se jednalo o razítko obce, jejímž je obecní úřad orgánem.

Úředním razítkem je podle § 6 zákona č. 352/2001 Sb. o užívání státních symbolů České

republiky a o změně některých zákonů „razítko, na němž je vyznačen malý státní znak a je kulatého

tvaru o průměru 20 mm, 25 mm nebo 36 mm; malý státní znak je vyobrazen uvnitř kruhu, na jehož

obvodu je označení oprávněné osoby, popřípadě i označení její organizační součásti a sídla“.

V souvislosti s prováděním autorizované konverze dokumentů byla řešena otázka použití úředního

razítka subjekty, které jinak nejsou k jeho užívání oprávněny (např. Pozemkový fond České

republiky). Vzhledem k tomu, že zákon č. 300/2008 Sb. ukládá orgánům veřejné moci provádění

konverze z moci úřední, a tedy jim svěřuje výkon státní správy, mohou i tyto subjekty s ohledem na

§ 2 odst. 1 písm. t) zákona č. 352/2001 Sb. používat úřední razítko s malým státním znakem podle §

6 tohoto zákona. Na druhou stranu zákon č. 300/2008 Sb. hovoří o úředním razítku, aniž by ho dále

specifikoval (není uveden odkaz na zákon č. 352/2001 Sb.). Z tohoto zákona tedy povinnost použít

v ověřovací doložce autorizované konverze dokumentů razítka s malým státním znakem nevyplývá.

Lze tedy připustit i použití odlišného typu razítka bez malého státního znaku.

Podle § 25 odst. 2 písm. d) zákona č. 300/2008 Sb. se v ověřovací doložce autorizované

konverze do dokumentu v listinné podobě uvádí „údaj o tom, z kolika listů se skládá výstup“.

V tomto případě je úprava odlišná od § 8 písm. d) zákona č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu

nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o

ověřování), ve znění pozdějších předpisů. V ověřovací doložce, která se připojuje k vidimované

listině, se vyznačuje „údaj o tom, z kolika stran se skládá vidimovaná listina“. Subjekty provádějící

autorizovanou konverzi dokumentů na žádost posuzují počty stránek konvertovaných listin

v souvislosti se stanovením správního poplatku.

40

č. 300/2008 Sb. přiznává výstupu z autorizované konverze dokumentů právní účinky

ověřené kopie dokumentu, jehož převedením vznikl.22 Jestliže má být podle právního

předpisu předložen státnímu orgánu (správnímu orgánu, soudu) dokument v listinné

podobě (zejména jako podklad pro rozhodnutí), je tato povinnost splněna

předložením výstupu z autorizované konverze dokumentů. Zavedením autorizované

konverze dokumentů se tak v zásadě zrovnoprávňuje elektronická (digitální) a

listinná (analogová) podoba dokumentů při komunikaci s úřady.

Subjekty oprávněné k provádění autorizované konverze dokumentů jsou

uvedeny v § 23 zákona č. 300/2008 Sb. Konverzi na žádost provádějí kontaktní

místa veřejné správy, tj. notáři, krajské úřady, matriční úřady, obecní úřady, úřady

městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a

úřady městských částí hlavního města Prahy, jejichž seznam stanoví prováděcí

právní předpis,23 zastupitelské úřady stanovené prováděcím právním předpisem,

držitel poštovní licence a Hospodářská komora České republiky (§ 8a odst. 2 zákona

č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých

dalších zákonů). Dokumenty v elektronické podobě, které mají být konvertovány, jsou

kontaktnímu místu veřejné správy předávány na technickém nosiči dat s laserovým

záznamem (CD, DVD) nebo je lze zaslat z datové schránky do elektronického

úložiště pro autorizované konverze dokumentů a následně si vyzvednout

konvertovaný výstup v listinné podobě. Z formulace ustanovení § 2 odst. 5 vyhlášky

č. 193/2009 Sb. vyplývá, že pro daný účel může být využito i jiných technických

prostředků, je však nezbytné zajištění zachování integrity konvertovaného

dokumentu i bezpečnosti prostředí, ve kterém budou zpracovávány.

Na základě změny provedené zákonem č. 219/2009 Sb., kterým se mění

zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů, a některé další

zákony, mohou autorizovanou konverzi dokumentů na žádost provádět s účinností

od 1. září 2009 advokáti za podmínek stanovených v § 25c zákona č. 85/1996 Sb., tj.

v souvislosti s poskytováním právních služeb. Poskytováním právních služeb se

podle § 1 odst. 2 zákona č. 85/1996 Sb. rozumí „zastupování v řízení před soudy a

jinými orgány, obhajoba v trestních věcech, udělování právních porad, sepisování

listin, zpracovávání právních rozborů a další formy právní pomoci, jsou-li vykonávány

soustavně a za úplatu. Poskytováním právních služeb se rozumí rovněž činnost

opatrovníka pro řízení ustanoveného podle zvláštního právního předpisu, je-li

vykonávána advokátem.“

Advokáti nejsou orgány veřejné moci ve smyslu § 1 písm. a) zákona č.

300/2008 Sb., a tedy nemohou provádět autorizovanou konverzi dokumentů z moci

úřední dle § 23 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.

22 Pokud je prováděno ověření shody opisu nebo kopie s listinou, která je výstupem z autorizované

konverze dokumentů, uvádí se v ověřovací doložce podle § 8 písm. c) zákona č. 21/2006 Sb., že

vidimovaná listina je již ověřenou vidimovanou listinou.

23 Vyhláška č. 364/2009 Sb., o seznamu obecních úřadů a zastupitelských úřadů, které jsou

kontaktními místy veřejné správy (vyhláška o kontaktních místech veřejné správy).

41

Podrobnosti provádění autorizované konverze dokumentů stanoví vyhláška

č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze

dokumentů. Podle § 2 odst. 1 této vyhlášky se autorizovaná konverze dokumentů

provádí prostřednictvím elektronické aplikace systému kontaktních míst

veřejné správy přístupné způsobem umožňujícím dálkový přístup. Systémem

kontaktních míst veřejné správy (§ 8a odst. 6 zákona č. 365/2000 Sb., o informačních

systémech veřejné správy a o změně některých zákonů, ve znění zákona č.

130/2008 Sb.), tedy Českého podacího ověřovacího informačního národního

terminálu - Czech POINT, je míněn soubor technického a programového vybavení

spravovaný Ministerstvem vnitra, s jehož pomocí naplňují kontaktní místa veřejné

správy své kompetence, elektronickou aplikací pak programové vybavení, které je

součástí tohoto informačního systému.

Elektronickou aplikací systému kontaktních míst veřejné správy jsou

v současnosti aplikace CzechPOINT@office a aplikace využívající aplikační rozhraní

API.

Požadavky zákona č. 300/2008 Sb. a vyhlášky č. 193/2009 Sb. týkající se

provádění autorizované konverze dokumentů se vztahují na všechny subjekty

oprávněné provádět autorizovanou konverzi dokumentů (na žádost i z moci úřední),

a to bez ohledu na to, že oprávnění tento správní úkon provádět zakládají různé

zákony [zákon č. 300/2008 Sb., zákon č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti

(notářský řád), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve

znění pozdějších předpisů, zákon č. 120/2001 Sb., o soudních exekutorech a

exekuční činnosti a o změně dalších zákonů (exekuční řád), ve znění pozdějších

předpisů]. Bylo by v rozporu se zásadou jednoty pojmosloví, kdyby právní řád

obsahoval více institutů téhož názvu, avšak odlišného obsahu, a proto je nutno

autorizovanou konverzi dokumentů podle § 72 odst. 1 písm. l) zákona č. 358/1992

Sb., § 25c zákona č. 85/1996 Sb. a § 74 odst. 1 písm. b) zákona č. 120/2001 Sb.

považovat za autorizovanou konverzi dokumentů ve smyslu zákona č. 300/2008 Sb.,

tzn. řídící se pravidly stanovenými v zákoně č. 300/2008 Sb. a jeho prováděcích

předpisech.

V případě, že subjekt oprávněný provádět autorizovanou konverzi dokumentů

(z moci úřední či na žádost) neužije k provedení tohoto správního úkonu

elektronickou aplikaci systému kontaktních míst veřejné správy přístupnou způsobem

umožňujícím dálkový přístup, pak - byť by jinak bylo postupováno v souladu se

zákonem č. 300/2008 Sb. a jeho prováděcími předpisy - by výsledný dokument

nebylo možno považovat za výstup z autorizované konverze dokumentů a takovému

dokumentu by nemohly svědčit vlastnosti, které zákon č. 300/2008 Sb. výstupu

z autorizované konverze dokumentů přiznává (§ 22 odst. 2 a 3). Takový úkon by

pravděpodobně bylo možno považovat za jiný způsob bezpečného převádění

dokumentu v analogové (listinné) podobě do dokumentu v digitální podobě a

obráceně ve smyslu § 69a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a

o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.

42

Uvedená aplikace plní též funkci centrální evidence provedených konverzí,

což však nezprošťuje subjekt provádějící konverzi povinnosti vést evidenci

provedených konverzí podle § 26 zákona č. 300/2008 Sb.

V zájmu efektivního a jednotného výkonu úkonů souvisejících s provozováním

datových schránek je součástí elektronické aplikace systému kontaktních míst

veřejné správy, prostřednictvím které je prováděna autorizovaná konverze

dokumentů, rovněž centrální úložiště ověřovacích doložek, které kromě informace

zajišťující jednoznačnou identifikaci provedené konverze obsahuje také informaci o

pořadí takto učiněné konverze v konkrétním subjektu provádějícím konverzi.

Elektronická aplikace systému kontaktních míst veřejné správy,

prostřednictvím které je prováděna autorizovaná konverze dokumentů, umožňuje

subjektům provádějícím konverzi kdykoliv získat seznam konverzí provedených tímto

subjektem, jehož obsahem jsou údaje podle § 26 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.

Tento seznam extrahovaný z elektronické aplikace systému kontaktních míst veřejné

správy, prostřednictvím které je prováděna autorizovaná konverze dokumentů, lze

považovat za evidenci provedených konverzí vedenou subjektem provádějícím

konverzi podle § 26 zákona č. 300/2008 Sb.

Existence centrální evidence provedených autorizovaných konverzí

dokumentů a možnost využití v ní vedených údajů současně nevylučuje, aby si

subjekt provádějící konverzi vedl na základě svého rozhodnutí evidenci samostatnou.

Jak je již uvedeno shora, právní úprava podmínek provádění autorizované

konverze dokumentů je v mnohém inspirována zákonem č. 21/2006 Sb., o ověřování

shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně

některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění pozdějších předpisů. Přesto na

rozdíl od citovaného zákona neobsahuje zákon č. 300/2008 Sb. žádné upřesnění

věcných požadavků na evidenci provedených konverzí, které by odpovídalo § 16

odst. 1 zákona č. 21/2006 Sb. Zákon č. 300/2008 Sb. stanoví pro vedení evidence

provedených autorizovaných konverzí dokumentů pouze rozsah vedených údajů

(§ 26 odst. 1 tohoto zákona) a dobu, po kterou jsou tyto údaje uchovávány od data

provedení konverze (§ 26 odst. 2 tohoto zákona). Ostatní záležitosti vedení evidence

provedených autorizovaných konverzí jsou ponechány na úvaze subjektů

autorizovanou konverzi dokumentů provádějících, přičemž je pochopitelně nutné

vycházet z účelu vedení evidence. Evidence může být vedena jak v elektronické, tak

v listinné podobě, přičemž rozhodujícím kritériem pro její uspořádání a zpřístupnění

je skutečnost, že jako evidenční údaje jsou vedeny „pořadové číslo, pod kterým je

autorizovaná konverze dokumentů vedena v této evidenci“ a „datum provedení

autorizované konverze dokumentů“. Z uvedených skutečností je zřejmé, že evidence

provedených autorizovaných konverzí musí zajišťovat vedení nepřetržité řady

pořadových čísel v odpovídající časové souslednosti, a to jak co do zpracování

těchto údajů, tak co do jejich zpřístupnění.

43

Provedení autorizované konverze dokumentů podléhá správnímu poplatku

ve výši 30 Kč za každou i započatou stránku konvertované listiny (položka 4 písm. c)

sazebníku správních poplatků). Je-li konverze prováděna zastupitelským úřadem,

činí správní poplatek 100 Kč za každou i započatou stránku konvertované listiny

(položka 151 písm. e) a f) sazebníku správních poplatků). Držitel poštovní licence a

Hospodářská komora České republiky mohou za provedení správního úkonu

kontaktního místa veřejné správy požadovat poplatek, jehož výše nesmí přesáhnout

sazbu správního poplatku stanovenou pro tento správní úkon v zákoně o správních

poplatcích.

Autorizovanou konverzi dokumentů nelze provést v případech uvedených

v § 24 odst. 5 zákona č. 300/2008 Sb. Jedná se zejména o dokumenty, jejichž

jedinečnost nelze konverzí nahradit (občanský průkaz, cestovní doklad),24

dokumenty, u nichž je pochybnost o jejich věrohodnosti (obsahují změny, doplňky,

škrty, není patrné, zda se jedná o prvopis, opis, kopii apod.), dokumenty opatřené

24 Výpis ze živnostenského rejstříku je výpisem z informačního systému veřejné zprávy (§ 60 odst. 1

zákona č. 455/1991 Sb.), kterým podnikatel prokazuje své podnikatelské oprávnění (§ 10 odst. 3

zákona č. 455/1991 Sb.) v rozsahu údajů uvedených v § 60 odst. 4 písm. a) až c) téhož zákona.

Tento vydává na požádání podnikatele živnostenský úřad v listinné nebo elektronické podobě (§

60 odst. 4 zákona č. 455/1991 Sb.).

Podle ustanovení § 9 odst. 4 zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné

správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění zákona č. 269/2007 Sb., jsou výpis

z informačního systému veřejné správy v listinné podobě a ověřený výstup z informačního systému

veřejné správy, kterým je listina vzniklá úplným převodem výstupu z informačního systému veřejné

správy z elektronické do listinné podoby, veřejnými listinami. V kontextu těchto ustanovení je pak

nutné pohlížet na výpis ze živnostenského rejstříku jako na listinu, kterou podnikatel prokazuje své

podnikatelské oprávnění, tedy jako na listinu, kterou se dokládají údaje v této listině uvedené a

vážící se k osobě podnikatele a jím provozované živnosti (předmětnou listinou se dokládající tyto

údaje jako správné a aktuální, pokud se neprokáže opak).

Tato listina tedy nemá povahu „průkazu“ ve smyslu § 24 odst. 5 písm. b) zákona č. 300/2008

Sb., tedy průkazu, jehož forma zpracování v sobě zahrnuje například také zajišťovací prvky,

speciální technologii zpracování, laminaci apod.

Z uvedeného je zřejmé, že na výpis ze živnostenského rejstříku nelze vztáhnout ustanovení §

24 odst. 5 písm. b) zákona č. 300/2008 Sb., a to hned z několika důvodů. Uvedené ustanovení se

jednak vztahuje pouze na dokumenty v listinné podobě, jejichž jedinečnost nelze autorizovanou

konverzí dokumentů nahradit, zatímco výpis ze živnostenského rejstříku může být vydán jak

v listinné, tak v elektronické podobě, jednak výpis ze živnostenského rejstříku, který je vydán

v listinné podobě, nenese žádné znaky, jejichž jedinečnost by nebylo možné nahradit provedením

autorizované konverze dokumentů (tedy včetně připojení ověřovací doložky). Výjimkou by však

mohly být případy, kdy výpis ze živnostenského rejstříku obsahuje jiné skutečnosti, které jsou

překážkou provedení autorizované konverze dokumentů ve smyslu § 24 odst. 5 písm. c) nebo d)

zákona č. 300/2008 Sb.

Tam, kde je výpis ze živnostenského rejstříku vydán v elektronické podobě, a tedy opatřen

elektronickou značkou správce živnostenského rejstříku (§ 9 odst. 2 zákona č. 365/2000 Sb.),

ověřují a ověřené výstupy z informačních systémů veřejné správy na žádost vydávají kontaktní

místa veřejné správy. U ověřeného výstupu z informačního systému veřejné správy pak je možné

autorizovanou konverzi dokumentů provést vždy.

Dokumentem v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit, je naopak pokutový

blok. Pokutový blok plní několik funkcí – funkci evidenční a kontrolní o vybraných peněžních

částkách, slouží jako potvrzení o zaplacení pokuty a je správním rozhodnutím. Pokud má být kopie

pokutového bloku založena do spisu jako podklad pro rozhodnutí, bude možné provést převod

pokutového bloku podle § 69a zákona č. 499/2004 Sb.

Autorizovaná konverze dokumentů je vyloučena též např. u záznamu o době řízení,

bezpečnostních přestávkách a době odpočinku, a to s ohledem na technologii a účel zpracování.

44

plastickým textem nebo otiskem plastického razítka,25 dokumenty nesplňující

technické náležitosti stanovené vyhláškou č. 193/2009 Sb. Novela zákona č.

25 Podle § 24 odst. 5 písm. e) zákona č. 300/2008 Sb. se „autorizovaná konverze dokumentu

neprovádí, je-li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického

razítka“. V tomto případě se jedná o dokumenty v listinné podobě, u kterých bylo zpracování textu

provedeno jednak standardním textovým editorem, jednak u části textu zapsané v témže dokumentu

pomocí funkce WordArt bylo jeho zpracování provedeno s využitím 3D operací, nebo na kterých byl

text nebo jeho část zpracován mechanickým způsobem tak, že dosahuje trojrozměrné hodnoty.

Rovněž se může jednat o dokumenty v listinné podobě, které byly opatřeny trojrozměrným otiskem

plastického razítka (mechanické prolisování nejčastěji papírového nosiče dokumentu). V tomto

případě je úmyslem zákonodárce zakázat provádění autorizované konverze dokumentů v listinné

podobě tam, kde trojrozměrné znaky listiny, související s pravostí a autenticitou listiny nebo

s potvrzením a vyznačením úkonu, který je s otištěním razítka spojen, nelze převést do digitální

podoby bez porušení těchto autentizačních vazeb.

Ustanovení § 25 odst. 1 písm. e) zákona č. 300/2008 Sb. stanoví, že společně s dalšími

náležitostmi ověřovací doložka autorizované konverze do dokumentu obsaženého v datové zprávě,

která je součástí dokumentu, jenž vznikl provedením konverze, obsahuje rovněž údaj o tom, zda

vstup (dokument v listinné podobě, jenž je autorizovanou konverzí převáděn do podoby digitální)

obsahuje vodoznak, reliéfní tisk nebo embossing, suchou pečeť nebo reliéfní ražbu, optický

variabilní prvek nebo jiný zajišťovací prvek. V tomto případě je tedy vyžadován záznam o tom, zda

původní dokument v listinné podobě obsahoval zajišťovací prvky sloužící k ochraně dokumentu,

jeho obsahu nebo k ochraně práv autora dokumentu, a to s uvedením povahy zpracování tohoto

zajišťovacího prvku. Zákonodárce v tomto případě umožňuje provedení autorizované konverze

dokumentu, u kterého jsou připojeny, aplikovány nebo programově nebo mechanicky zapracovány

zajišťovací prvky, které nemají vliv na autenticitu obsahu dokumentu v listinné podobě nebo jejich

převedení do digitální podoby zachovává shodnou informační hodnotu jejich právního významu,

který měly na dokumentu v listinné podobě. Pro úplnost potvrzení shody obsahu konvertovaného

dokumentu v listinné podobě s jeho zkonvertovaným výstupem v digitální podobě slouží právě

vyznačení existence zajišťovacích prvků s přesným uvedením jejich technologické formy

v ověřovací doložce.

K jednotlivým užitým pojmům:

Plastický text:

Zpracování textu je provedeno jednak standardním textovým editorem, jednak pomocí funkce

WordArt bylo jeho zpracování provedeno s využitím 3D operací, nebo byl text nebo jeho část

zpracován mechanickým způsobem tak, že dosahuje trojrozměrné hodnoty. Grafické zpracování

formou „plastického textu“ se rovněž může týkat dokumentů v listinné podobě, které byly opatřeny

trojrozměrným otiskem plastického razítka (mechanické prolisování nejčastěji papírového nosiče

dokumentu). Z uvedených skutečností je zřejmé, že se nemusí vždy jednak o tradiční trojrozměrný

text ve smyslu jeho hmatově trojrozměrně vnímatelného zobrazení, ale rovněž o trojrozměrný text

ve smyslu jeho digitálního zpracování, tedy o trojrozměrnost vizuální (virtuální), který je však vnitřní

součástí zpracování dokumentu jako jeho charakteristika.

Vodoznak:

Vodoznak je zajišťovacím prvkem dokumentu sloužícím jednak k jeho ochraně proti pozměňování

(ochrana integrity dokumentu), jednak k ochraně práv jeho autora. Jedná se o grafickou techniku

vkládání dodatečných informací do dokumentů v analogové nebo v digitální podobě (obrázek,

písmo, animace apod.). Rozlišujeme „viditelný vodoznak“, kdy je do dokumentu, resp. jeho

hmotného nosiče (listina) vložena viditelná značka tak, aby ji bylo obtížné odstranit. U digitálních

dokumentů může být vložen rovněž „skrytý vodoznak“ (autentizační bitový vzor), a to jako

steganografická aplikace. Skrytý vodoznak je okem nevnímatelný, jeho přítomnost lze zjistit

algoritmicky.

Reliéfní tisk:

Je grafickým zpracováním hmotného nosiče, kdy tisk (písmo, obraz, znaky apod.) vzniká

vytlačováním matrice do tohoto hmotného nosiče, a to zpravidla s využitím tepla a tlaku.

Embossing:

Obdobná metoda jako u reliéfního tisku („slepý embossing“), přičemž může být rovněž spojena

s použitím barvy. Technologicky může být tato metoda rovněž spojena s použitím fólie (lepicí fólie).

V praxi se může jednat rovněž o úpravu etikety, do které je speciálním nástrojem plasticky vytlačen

do materiálu určený motiv (např. logo).

45

300/2008 Sb., provedená zákonem č. 190/2009 Sb., přinesla zásadní změnu

spočívající v odstranění zákazu provádět autorizovanou konverzi dokumentů u

dokumentu, který je výstupem z autorizované konverze dokumentů, tedy již

konvertovaným dokumentem. I konvertovaný dokument je možné konvertovat, tj.

dokument je možno neomezeně převádět z listinné podoby do podoby datové zprávy

a naopak. Druhou významnou změnou je vypuštění podmínky, aby dokument, který

má být konvertován, obsahoval kvalifikované časové razítko. Konvertovat tak podle

zákona č. 300/2008 Sb. je možno i dokumenty obsažené v datové zprávě, které

kvalifikované časové razítko neobsahují.

Praktickým problémem při provádění autorizované konverze dokumentů na

žádost je nutnost ověřit platnost uznávaného elektronického podpisu.

Kvalifikované časové razítko slouží k důkazu existence dokumentu v určitém

časovém okamžiku a umožňuje u již neplatného kvalifikovaného certifikátu, na němž

je založen uznávaný elektronický podpis, ověřit, zda byl platný k časovému údaji

uvedenému v kvalifikovaném časovém razítku. V případě, kdy je dokument doručen

prostřednictvím datové schránky, má formu datové zprávy, přičemž ke každé datové

zprávě odeslané z datové schránky Ministerstvo vnitra podle § 20 odst. 1 písm. a)

zákona č. 300/2008 Sb. připojuje kvalifikované časové razítko. Přestože je

kvalifikované časové razítko připojeno k datové zprávě jako celku, lze ho vztáhnout

na jednotlivé dokumenty v datové zprávě obsažené.

Skutečnost, že vstupující dokument v digitální podobě je opatřen uznávaným

elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo

dokument vytvořil, je jednou z podmínek provedení autorizované konverze na žádost

(§ 24 odst. 5 písm. f) zákona č. 300/2008 Sb.).

Mezi náležitosti ověřovací doložky provedené autorizované konverze

dokumentů do dokumentu v listinné podobě patří podle § 25 odst. 2 písm. f) a g)

zákona č. 300/2008 Sb. také údaje o tom, „zda byl vstup podepsán platným

uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou uznávanou elektronickou

značkou, číslo kvalifikovaného certifikátu, na němž je uznávaný elektronický podpis

založen, nebo číslo kvalifikovaného systémového certifikátu, na němž je uznávaná

elektronická značka založena, a obchodní firma akreditovaného poskytovatele

certifikačních služeb, který kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový

certifikát vydal“ a „datum a čas uvedené v kvalifikovaném časovém razítku, číslo

Suchá pečeť:

Reliéfní ražba (razítko), sloužící jako zajišťovací prvek proti padělání nebo pozměňování

dokumentu, a to jako trojrozměrný prvek sloužící k nekopírovatelné identifikaci dokumentů na

základě svého trojrozměrného efektu, který je zřejmý z „lícové“ i „rubové“ strany dokumentu.

Reliéfní ražba:

Je obdobou suché pečeti.

Optický variabilní prvek:

Optický variabilní prvek je zajišťující prvek, zvyšující bezpečnost dokumentu proti jeho padělání

nebo pozměňování, bránící jeho barevnému kopírování. Může se jednat například o průhledné

holografické laminační fólie zvyšující stabilitu optických vlastností dokumentu v průběhu jeho

životního cyklu.

46

kvalifikovaného časového razítka a obchodní firma akreditovaného poskytovatele

certifikačních služeb, který kvalifikované časové razítko vydal, byl-li vstup

kvalifikovaným časovým razítkem opatřen“. Ze samotné úpravy uvedení údajů

v ověřovací doložce nevyplývá subjektu provádějícímu autorizovanou konverzi

dokumentů oprávnění hodnotit právní vztahy související s platností kvalifikovaného

certifikátu, na kterém je založen uznávaný elektronický podpis. Ověření těchto údajů

je nicméně garancí souladu dokumentu doručeného například prostřednictvím

datové schránky s jeho originálem a jednoznačnou identifikací podpisující osoby,

tedy ověření autentizačních prvků dokumentu a zachování jeho integrity. S ohledem

na požadavky některých právních předpisů na opatření dokumentu uznávaným

elektronickým podpisem (nikoli pouze uznávanou elektronickou značkou) je

nezbytné, aby v ověřovací doložce bylo rozlišeno, zda byl vstup podepsán

uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou

značkou.

Autorizovanou konverzi dokumentů na žádost nelze provést, jestliže je

uznávaný elektronický podpis nebo elektronická značka, kterými je vstupující

dokument opatřen, neplatný. V takovém případě již není garantována integrita

dokumentu a nelze vyloučit, že dokument byl po opatření elektronickým podpisem či

značkou změněn.

Zákon č. 300/2008 Sb. vyjma již zmíněného požadavku na opatření

vstupujícího dokumentu v elektronické podobě uznávaným elektronickým podpisem

toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil, jde-li o konverzi na žádost, neřeší otázku

autenticity konvertovaného dokumentu. Tato skutečnost nebrání tomu, aby v případě

autorizované konverze dokumentu, který byl doručen prostřednictvím datové

schránky, byla provedena kontrola jeho autenticity s využitím údajů vedených o tomto

dokumentu v informačním systému datových schránek.

Zákon č. 300/2008 Sb. stanoví § 25 odst. 2 písm. f) jako náležitost ověřovací

doložky konverze do dokumentu v listinné podobě údaj o tom, „zda byl vstup

podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou

uznávanou elektronickou značkou, číslo kvalifikovaného certifikátu, na němž je

uznávaný elektronický podpis založen, nebo číslo kvalifikovaného systémového

certifikátu, na němž je uznávaná elektronická značka založena, a obchodní firma

akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb, který kvalifikovaný certifikát nebo

kvalifikovaný systémový certifikát vydal“. V praxi bude ověřovací doložka obsahovat

též údaje o podepisující osobě uvedené v kvalifikovaném certifikátu. Ověřovací

doložka by tak měla poskytnout příjemci výstupu z autorizované konverze dokumentů

dostatečné množství údajů, na jejichž základě bude schopen učinit si úsudek o

validitě výstupu.

Shledá-li orgán provádějící autorizovanou konverzi dokumentů důvod

znemožňující její provedení, postupuje podle § 155 odst. 3 správního řádu (na

47

požádání je povinen o této skutečnosti uvědomit dotčenou osobu písemně

s uvedením důvodů, které vedly k neprovedení autorizované konverze dokumentů).

Ze zákona č. 300/2008 Sb. nevyplývá omezení provádění autorizované

konverze dokumentů na dokumenty vyhotovené v českém či slovenském jazyce.

Výstup z konverze je vždy výsledkem činnosti orgánu provádějícího konverzi. I zákon

č. 21/2006 Sb. umožňuje provedení vidimace v případě listiny psané v cizím jazyce,

byla-li kopie listiny pořízena ověřující osobou na kopírovacím zařízení [§ 9 písm. b)

tohoto zákona].

Pro výkon své působnosti mohou orgány veřejné moci provádět

autorizovanou konverzi dokumentů z moci úřední (§ 23 odst. 2 zákona č.

300/2008 Sb.). Spisová vyhláška počítá s převáděním dokumentů formou

autorizované nebo jiné konverze nebo převodem podle § 69a odst. 4 zákona č.

499/2004 Sb. Pro další nakládání se spisem je žádoucí, aby převod dokumentů byl

prováděn formou autorizované konverze dokumentů, tu je však možné provést pouze

tehdy, nebude-li naplněn některý z důvodů, pro které nelze tuto konverzi provést (§

24 odst. 5 zákona č. 300/2008 Sb.).

K provádění autorizované konverze dokumentů z moci úřední je oprávněn

výlučně orgán veřejné moci ve smyslu § 1 odst. 1 písm. a) zákona č. 300/2008 Sb. a

toto oprávnění nelze přenést na jiný subjekt. Provádění autorizované konverze

dokumentů z moci úřední nemůže být zajišťováno jiným orgánem veřejné moci, než

pro výkon jehož působnosti má být výstup z této konverze využit. V souvislosti s tím

je možné posuzovat otázku, zda provádění autorizované konverze dokumentů z moci

úřední obcí je výkonem samostatné nebo přenesené působnosti. Autorizovaná

konverze dokumentů prováděná z moci úřední je však pouze technologickým

nástrojem sloužícím k zajištění výkonu samostatné nebo přenesené působnosti.

Provádění obou typů autorizované konverze dokumentů (na žádost nebo

z moci úřední) je v zásadě stejné, oba typy podléhají režimu zákona č. 300/2008 Sb.

a vyhlášky č. 193/2009 Sb. Drobné odchylky se týkají podmínek, za jakých lze

jednotlivé typy autorizované konverze dokumentů provést [při provádění konverze

z moci úřední se neuplatní § 24 odst. 5 písm. f) zákona č. 300/2008 Sb., tuto

konverzi lze provést i v případě, že dokument obsažený v datové zprávě nebyl

podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou

elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil], subjektů

kompetentních jednotlivé typy provádět a zpoplatnění. Dokument konvertovaný na

žádost a dokument konvertovaný z moci úřední mají stejné právní účinky.

V případě, že by orgán veřejné moci provedl autorizovanou konverzi

dokumentů z moci úřední mimo výkon své působnosti (např. pro jiný subjekt), neměl

by výstup tohoto postupu vlastnosti výstupu autorizované konverze dokumentů,

neměl by tedy právní účinky ověřené kopie dokumentu (§ 22 odst. 2 zákona č.

300/2008 Sb.). Takový výstup by byl pouze převedením dokumentu ve smyslu § 69a

odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb., u kterého zpracovatel zaručuje věrohodnost původu

48

dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu

převádění.

Podle § 30 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. provádí konverzi na žádost u

držitele poštovní licence a Hospodářské komory České republiky zaměstnanec, který

složil zkoušku; složení zkoušky se nevyžaduje, splňuje-li zaměstnanec požadavky

pro provádění vidimace a legalizace. Z citovaného ustanovení vyplývá, že zákon č.

300/2008 Sb. požaduje prokázání odborné způsobilosti k provádění autorizované

konverze dokumentů na žádost pouze po příslušných zaměstnancích Hospodářské

komory České republiky a držitele poštovní licence. V případě pracovníků v ostatních

kontaktních místech veřejné správy (Czech POINT), kteří budou autorizovanou

konverzi dokumentů na žádost provádět – zaměstnanců státu, zaměstnanců

územních samosprávných celků či notářů – zákon prokázání této způsobilosti

nepožaduje a nečiní tak ani jiný právní předpis.

49

Postup při vyřizování písemností orgánem veřejné moci

v souvislosti s datovými schránkami, konverzí dokumentů a

elektronickou spisovou službou

I. pohled adresáta veřejné správy (fyzická osoba, právnická

osoba)

Způsoby, kterými lze učinit podání (úkon směřující vůči orgánu veřejné moci),

upravují procesní předpisy.26 Podání je obecně možno učinit písemně (resp.

v listinné podobě), ústně do protokolu nebo elektronicky se zaručeným elektronickým

podpisem. Výjimečně je stanovena povinnost činit úkony výlučně elektronicky.27

26 Podle § 37 odst. 4 správního řádu je podání možno učinit písemně nebo ústně do protokolu anebo

v elektronické podobě podepsané zaručeným elektronickým podpisem. Za podmínky, že podání je

do 5 dnů potvrzeno, popřípadě doplněno způsobem uvedeným ve větě první, je možno je učinit

pomocí jiných technických prostředků, zejména prostřednictvím dálnopisu, telefaxu nebo veřejné

datové sítě bez použití zaručeného elektronického podpisu. Správní řád v této části na zavedení

datových schránek přímo nereaguje, na rozdíl od zákona č. 337/1992 Sb. Podle § 21 odst. 2 zákona

č. 337/1992 Sb. stanoví-li tak tento nebo zvláštní zákon, podávají daňové subjekty o své daňové

povinnosti příslušnému správci daně přiznání, hlášení a vyúčtování na předepsaných tiskopisech.

Toto podání lze učinit i datovou zprávou ve struktuře a tvaru zveřejněném správcem daně, která je

opatřena zaručeným elektronickým podpisem, nebo která je odeslána prostřednictvím datové

schránky. Podle § 21 odst. 3 citovaného zákona lze jiná podání v daňových věcech, jako jsou

oznámení, žádosti, návrhy, námitky, odvolání apod., učinit buď písemně nebo ústně do protokolu

nebo datovou zprávou, která je opatřena zaručeným elektronickým podpisem, nebo která je

odeslána prostřednictvím datové schránky. Tato úprava vytvořila legislativní předpoklad pro

propojení systému datových schránek s již existující a úspěšnou formou komunikace v oblasti daní

prostřednictvím „Daňového portálu“, v jehož rámci již dříve existovaly tzv. daňové informační

schránky.

Způsoby, kterými lze učinit podání podle občanského soudního řádu, jsou uvedeny v § 42

tohoto zákona. Podání je možno učinit písemně nebo ústně. Písemné podání se činí v listinné nebo

elektronické podobě prostřednictvím veřejné datové sítě, telegraficky nebo telefaxem. Ústní podání

se činí do protokolu (odst. 1). Podání obsahující návrh ve věci samé učiněné telegraficky je třeba

písemně doplnit nejpozději do tří dnů, je-li písemné podání učiněno telefaxem nebo v elektronické

podobě, je třeba v téže lhůtě jej doplnit předložením jeho originálu, případně písemným podáním

shodného znění. K těmto podáním, pokud nebyla ve stanovené lhůtě doplněna, soud nepřihlíží.

Stanoví-li to předseda senátu, je účastník povinen soudu předložit originál (písemné podání

shodného znění) i jiných podání učiněných telefaxem (odst. 3) V případě podání v elektronické

podobě opatřeného zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu

vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb se nevyžaduje doplnění podání

předložením jeho originálu podle § 42 odst. 3 (odst. 5).

Jako další příklad lze uvést způsoby podání stanovené zákonem č. 582/1991 Sb., o organizaci

a provádění sociálního zabezpečení. Nestanoví-li tento zákon jinak, lze podání nebo jiný úkon podle

tohoto zákona nebo ve věcech pojistného podle zvláštního zákona (zákon č. 589/1992 Sb.) učinit

písemně nebo ústně do protokolu anebo v elektronické podobě podepsané zaručeným

elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným

poskytovatelem certifikačních služeb (§ 123e odst. 1). V elektronické podobě podepsané zaručeným

elektronickým podpisem lze učinit i ta podání, pro která je předepsán tiskopis [§ 123e odst. 2 písm.

b) zákona č. 582/1992 Sb.].

27 Např. podle § 5 odst. 2 vyhlášky č. 201/2005 Sb., o statistice vyváženého a dováženého zboží a

způsobu sdělování údajů o obchodu mezi Českou republikou a ostatními členskými státy

Evropských společenství se celnímu úřadu výkazy pro Intrastat předávají, pokud není dále

stanoveno jinak, elektronicky způsobem a za podmínek jím stanovených a zveřejněných na úřední

50

Zákon č. 300/2008 Sb. upravuje v § 18 novou formu provádění úkonů vůči

orgánům veřejné moci. Úkonům, které jsou činěny prostřednictvím datových

schránek, je přiznána ekvivalence k úkonům učiněným v listinné podobě.

Některé procesní předpisy již výslovně reagovaly na zavedení institutu datových

schránek (např. § 21 zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění

novelizace provedené zákonem č. 301/2008 Sb.).

1. odesílatel – elektronické podání

a) má zpřístupněnou datovou schránku

Osoba, která má zpřístupněnou datovou schránku, může (ale nemusí)

provádět úkon vůči orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky, umožňujeli

to povaha úkonu (§ 18 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.). Způsoby podání upravují

jednotlivé procesní předpisy (viz výše). Zákon č. 300/2008 Sb. vymezil okruh osob,

jimž jsou datové schránky zřizovány povinně (např. právnické osoby zapsané

v obchodním rejstříku), nezakládá však povinnost těchto subjektů využít systému

datových schránek pro podání činěná vůči orgánům veřejné moci. Nadále tedy

zůstává zachována možnost učinit podání v listinné podobě prostřednictvím

provozovatele poštovních služeb, osobně na podatelně, elektronicky na adresu

elektronické podatelny úřadu, a to i tehdy, pokud by povaha podání umožnila učinit je

prostřednictvím datové schránky a fyzická či právnická osoba ji má zřízenu. Cílem

zavedení institutu datových schránek je, aby komunikace s orgány veřejné moci

probíhala v co nejširším rozsahu elektronicky, pokud je to z povahy věci možné.

Povinně jsou datové schránky zřizovány především těm subjektům, u nichž lze

předpokládat běžné využívání informačních technologií. Fyzické a právnické osoby

mohou být motivovány k využívání systému datových schránek pro podání orgánům

veřejné moci možností využít elektronických formulářů, které je systém schopen

přepravovat (viz dále), nebo větší bezpečností dopravované zprávy.

Činit prostřednictvím datové schránky lze i podání, pro která je předepsáno

použití tiskopisu, a to i tehdy, pokud půjde o tiskopisy, jejichž vzory jsou stanoveny

právním předpisem,28 přestože chybí obecná úprava odpovídající § 123e odst. 2

zákona č. 582/1991 Sb.29 Výjimkou by bylo výslovné stanovení požadavku na

desce Celní správy České republiky. Písemně na tiskopisech v listinné podobě se mohou výkazy

pro Intrastat předávat celním úřadům jen v případech, ve kterých zpravodajská jednotka (tj. fyzická

nebo právnická osoba povinná k dani z přidané hodnoty nebo identifikovaná k dani z přidané

hodnoty v České republice, která je povinna k poskytování informací podle nařízení Evropského

parlamentu a Rady (ES) o statistice Společenství obchodu se zbožím mezi členskými státy)

vykazuje za jedno referenční období údaje o odeslaném nebo o přijatém zboží maximálně na 15

číslovaných řádcích příslušného tiskopisu, zpracovaných na jednom listě.

28 Např. vyhláška č. 642/2004 Sb., kterou se provádí zákon o občanských průkazech a zákon o

cestovních dokladech, ve znění pozdějších předpisů.

29§ 123e odst. 2 zákona č. 582/1991 Sb. zní:

„ (2) Je-li podle tohoto zákona nebo ve věcech pojistného podle zvláštního zákona pro podání nebo

jiný úkon předepsán tiskopis, lze podání nebo jiný úkon učinit též

51

listinnou formu tiskopisu. Náležitosti úkonu a formy jeho provedení lze upravit pouze

zákonem, úpravu podrobností náležitostí úkonu a formy jeho provedení pak může

zákon svěřit prováděcímu předpisu. Zmocnění pro vydání vyhlášek je obvykle

formulováno jako stanovení náležitostí předepsaných tiskopisů (např. § 199 odst. 2

zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů).

Pod pojem náležitosti tiskopisů nelze dle našeho názoru podřadit též formu tiskopisu.

Legislativní praxe v případě úkonů činěných vůči orgánům veřejné moci rozlišuje

mezi náležitostmi úkonu, jimiž je míněn jeho obsah, a formou úkonu, kterou se

rozumí způsob jeho provedení. V případě absence požadavku na listinnou formu lze

tiskopis zaslat v elektronické podobě, pokud lze takový tiskopis vyhotovit ve formátu

uvedeném v příloze č. 3 k vyhlášce č. 194/2009 Sb., případně jej do takového

formátu převést, a pokud nebude datová zpráva obsahující tento tiskopis větší než

10 MB. Vyhláška č. 384/2002 Sb., o provedení některých ustanovení zákona o

zbraních, ve znění pozdějších předpisů, v zájmu posílení elektronické komunikace

stanoví v § 16 odst. 2 povinnost Ministerstva vnitra zveřejnit elektronické tiskopisy

podle stanovených vzorů způsobem umožňujícím dálkový přístup. Tiskopisy

obsahující zajišťovací prvky by teoreticky bylo možné po vyplnění konvertovat [dle §

25 odst. 1 písm. e) zákona č. 300/2008 Sb. obsahuje ověřovací doložka údaj o tom,

zda vstup obsahuje zajišťovací prvek], bude nicméně záviset na jejich povaze (např.

tiskopis pozvání dle § 180 zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České

republiky a o změně některých zákonů, slouží po ověření jako doklad o některých

skutečnostech a předkládá se např. při hraniční nebo pobytové kontrole).

Podání prostřednictvím datové schránky není možné učinit, pokud zvláštní

zákon stanoví povinnost učinit je jiným konkrétním způsobem (např. osobní podání

žádosti o udělení víza dle § 170 odst. 1 zákona č. 326/1999 Sb., podání žádosti o

udělení mezinárodní ochrany podle zákona č. 325/1999 Sb. nebo podání žádosti o

vydání cestovního dokladu se strojově čitelnými údaji a s nosičem dat s

biometrickými údaji podle zákona č. 329/1999 Sb.).

Ze strany některých orgánů veřejné moci lze zaznamenat snahu paušálně

vyloučit příjem některých podání prostřednictvím datových schránek, ačkoli to jejich

povaha obecně nevylučuje (např. zasílání evidenčních listů důchodového pojištění

nebo oznámení o nástupu do zaměstnání okresním správám sociálního

zabezpečení, zasílání hlášení finančnímu úřadu). Argumentováno je např.

a) se souhlasem příslušného orgánu sociálního zabezpečení na počítačové sestavě, která má

údaje, obsah i uspořádání údajů shodné s předepsaným tiskopisem,

b) v elektronické podobě podepsané zaručeným elektronickým podpisem 68a) založeným na

kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, pokud z

charakteru podání nebo jiného úkonu vyplývá, že je lze učinit v elektronické podobě; příslušný

orgán sociálního zabezpečení je povinen zveřejnit tyto tiskopisy v elektronické podobě, přičemž je

povinen tyto tiskopisy zveřejnit vždy na portálu veřejné správy 66a),

c) pomocí produktu výpočetní techniky, který je co do údajů, formy a formátu shodný s

předepsaným tiskopisem, je-li právnickou nebo fyzickou osobou stvrzeno vytvoření tohoto

produktu, nebo

d) se souhlasem příslušného orgánu sociálního zabezpečení pomocí produktu výpočetní techniky,

který je co do údajů shodný s předepsaným tiskopisem.“

52

spolehlivostí, propracovaností a bezpečností dříve používaných způsobů podání

nebo potížemi orgánu veřejné moci se zpracováním podání učiněných

prostřednictvím datové schránky. Je-li úkon učiněn ve formě datové zprávy

přípustného formátu a velikosti a neobsahuje škodlivý kód, a tedy je tento dokument

dodán prostřednictvím informačního systému datových schránek do datové schránky

orgánu veřejné moci, orgán veřejné moci musí na tuto skutečnost zákonným

způsobem reagovat, nemůže takto dodaný dokument „nepřijmout“ nebo „odmítnout“.

V obecné rovině vyplývá tento požadavek např. z čl. 2 odst. 3 Ústavy České

republiky, dle kterého státní moc slouží všem občanům a lze ji uplatňovat jen

v případech, v mezích a způsoby, které stanoví zákon.

Jako specifická oblast je vnímáno doručování prostřednictvím datových

schránek při provádění úkonů v zadávacím řízení dle zákona č. 137/2006 Sb., o

veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. Ministerstvo pro místní rozvoj

dovodilo v jím zpracované metodice nemožnost použití datových schránek pro

případy podávání nabídky nebo žádosti o účast v zadávacím řízení a návrhu

v soutěži o návrh.30 Mimo jiné zájmem na zprůhlednění, zefektivnění a zrychlení

komunikace týkající se veřejných zakázek byl odůvodněn návrh na vydání zákona,

kterým se mění zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách ve znění pozdějších

předpisů. Novela, která má nabýt účinnosti dne 15. září 2010, doplnila ustanovení §

148 odst. 2 zákona č. 137/2006 Sb. o výslovnou úpravu použití datových schránek

v souvislosti s veřejnými zakázkami.

Podání učiněné fyzickou nebo právnickou osobou prostřednictvím

datové schránky zásadně nemusí být opatřeno zaručeným elektronickým

podpisem, neboť autenticitu dokumentu zajistí samotný systém datových schránek.

Úkon učiněný oprávněnou nebo pověřenou osobou, která je k provedení úkonu

oprávněna, (§ 8 odst. 1 až 4, odst. 6 zákona č. 300/2008 Sb.) prostřednictvím datové

schránky má podle § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. stejné účinky jako úkon

učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis

požaduje společný úkon více z uvedených osob (např. podpis dvou jednatelů

společnosti s ručením omezeným). V takovém případě by musely být k datové

zprávě připojeny zaručené elektronické podpisy všech takových osob.31 Povinnost

opatřit podání v elektronické podobě zaručeným elektronickým podpisem stanovená

v § 37 odst. 4 správního řádu se vztahuje pouze na podání učiněná prostřednictvím

sítě elektronických komunikací (e-mailem) na elektronickou adresu elektronické

30 Metodika k doručování prostřednictvím datových schránek při provádění úkonů v zadávacím řízení

je zveřejněna na internetových stránkách Ministerstva pro místní rozvoj http://www.portalvz.

cz/Metodiky---stanoviska/Metodika-k-dorucovani-prostrednictvim-datovych-sch

31 Technicky je možné připojit k dokumentu více elektronických podpisů, existuje však určité riziko

porušení integrity podepsaného dokumentu připojením dalšího podpisu. Problém nenastává u

podpisů, které nejsou součástí podepisovaného souboru, ale jsou uloženy v souboru samostatném.

Méně přehledná je situace u formátů, u kterých jsou dokument a podpis uloženy v jednom souboru.

Zde může nastat případ, kdy připojení dalšího podpisu poruší integritu ve vztahu k původnímu

podpisu. Zda taková situace nastane, záleží na tom, jak je definován formát souboru, a na aplikaci,

která podpis vytváří.

53

podatelny, nikoliv učiněná prostřednictvím datových schránek. Pro zasílání podání

prostřednictvím datových schránek se použije § 18 zákona č. 300/2008 Sb., který je

v tomto směru ke správnímu řádu zákonem speciálním.

Oprávněná osoba (např. statutární orgán právnické osoby) může úkony

prostřednictvím datové schránky učinit bez dalšího, pokud odeslání dokumentu

obsahujícího úkon provede sama oprávněná osoba. Pokud jde o pověřenou osobu

podle § 8 odst. 6 zákona č. 300/2008 Sb., musí tato osoba být rovněž pověřena

k provedení příslušného úkonu. Jde tedy o „dvojí“ pověření, jednak k přístupu do

datové schránky, jednak k provedení úkonu. Vychází se z toho, že dokument, resp.

úkon učiněný prostřednictvím datové schránky, je nutno považovat za podepsaný

tehdy, pokud by byla osoba, která jej prostřednictvím datové schránky odeslala,

oprávněna podepsat jeho listinnou alternativu. Jestliže bude dokument odeslán např.

administrativním pracovníkem obsluhujícím datovou schránku, který není oprávněn

učinit příslušný úkon, musí být dokument podepsán uznávaným elektronickým

podpisem osoby oprávněné k provedení úkonu. Stanoví-li zvláštní zákon povinnost

opatřit podání úředně ověřeným podpisem ve smyslu zákona č. 21/2006 Sb., o

ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o

změně některých zákonů (zákon o ověřování),32 ve znění pozdějších předpisů, není

možné systému datových schránek využít. V tomto případě by bylo možno podání

učinit prostřednictvím datové schránky, jestliže by úkon byl vyhotoven nejprve

v listinné podobě, opatřen ověřeným podpisem a následně formou autorizované

konverze převeden do dokumentu obsaženého v datové zprávě. Vzhledem

k náročnosti takového postupu se však jedná o možnost spíše teoretickou.

Dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným

uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou

osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, a opatřen

kvalifikovaným časovým razítkem (§ 69a odst. 8 zákona č. 499/2004 Sb.). To

znamená, že dokument zaslaný do datové schránky, který je opatřen elektronickým

podpisem (značkou), který je založen na kvalifikovaném certifikátu, jehož platnost

vypršela, se považuje za dokument platně podepsaný (označený) v případě, že byl

kvalifikovaný certifikát, na němž je elektronický podpis (značka) založen, platný

v době, kdy byl dokument podepisován. Účelem ustanovení § 69a odst. 8 zákona č.

499/2004 Sb. je právně eliminovat omezenou časovou platnost kvalifikovaného

certifikátu, respektive kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterých jsou

uznávaný elektronický podpis, respektive elektronická značka založeny. Prostředkem

eliminace je vyvratitelná domněnka pravosti dokumentu opatřeného náležitostmi

stanovenými v § 69a odst. 8 zákona č. 499/2004 Sb., přičemž pravostí je míněno, že

dokument od okamžiku, kdy byl opatřen elektronickým podpisem oprávněné osoby a

kvalifikovaným časovým razítkem, nedoznal změn. Skutečnost, že dokument

32 Např. prohlášení o zvolení jména - § 67 odst. 1 písm. e) zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách,

jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, žádost o poskytnutí údajů občanovi

staršímu 15 let, které jsou k jeho osobě vedeny v evidenci občanských průkazů - § 18a odst. 3

zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech.

54

v digitální podobě není opatřen náležitostmi stanovenými citovaným ustanovením

(např. kvalifikovaným časovým razítkem), neznamená, že takový dokument není

pravý, pouze na něj nelze aplikovat vyvratitelnou domněnku pravosti ve výše

uvedeném smyslu, tj. je nutno prokazovat jeho pravost. Pokud však není

elektronický podpis podle § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. vyžadován, je

případná neplatnost certifikátu irelevantní.

Činí-li podání prostřednictvím datové schránky zástupce na základě plné moci,

plná moc k zastupování musí být podepsána zmocnitelem. Plná moc v podobě

elektronického dokumentu bude buď podepsána zaručeným elektronickým podpisem

zmocnitele nebo půjde o výstup autorizované konverze dokumentů.

Podání prostřednictvím datové schránky lze činit pouze jménem jejího

držitele. Úkon učiněný jinou osobou prostřednictvím „cizí“ datové schránky (např.

fyzická osoba učiní podání z datové schránky svého zaměstnavatele) nemá právní

účinky, které zákon jinak dokumentu doručenému prostřednictvím datové schránky

přiznává. Tyto úkony však nelze považovat automaticky za neúčinné. Bude-li úkon

učiněný prostřednictvím datové schránky jiného subjektu opatřen zaručeným

elektronickým podpisem subjektu činícího úkon a splní-li další požadavky právními

předpisy na tento úkon kladené, pak bude, byť je učiněn prostřednictvím cizí datové

schránky, materiálně perfektním. Při absenci zaručeného elektronického podpisu

podatele je třeba dle našeho názoru postupovat shodně jako v případě podání

učiněného prostřednictvím veřejné datové sítě bez použití zaručeného

elektronického podpisu. To znamená, že podání musí být do pěti dnů potvrzeno

způsobem uvedeným v § 37 odst. 4 věta prvá správního řádu (písemně, ústně do

protokolu anebo v elektronické podobě podepsané zaručeným elektronickým

podpisem), teprve poté se stane perfektním. Nebude-li podání v této lhůtě potvrzeno,

může být podatel vyzván k odstranění nedostatků, původní „neformální“ podání však

již nelze zohlednit při případném posuzování zachování lhůty pro učinění úkonu.

Pokud z podání nelze zjistit údaje umožňující vyzvat podatele k odstranění

nedostatků podání, a bude-li se jednat o žádost o zahájení řízení, věc bude odložena

podle § 43 odst. 1 písm. a) správního řádu. Pokud se bude jednat o jiný úkon, z

něhož nelze zjistit údaje umožňující vyzvat podatele k odstranění jeho nedostatků,

správní orgán se jím nebude zabývat, neboť se jedná o podstatnou vadu, pro kterou

jej nelze považovat za podání (viz závěr č. 50 poradního sboru ministra vnitra ke

správnímu řádu).

Pokud bude podání učiněno z datové schránky téhož subjektu, avšak vážící

se k jinému jeho statutu (např. advokát učiní advokátní úkon namísto z datové

schránky podnikající fyzické osoby – advokáta prostřednictvím své datové schránky

fyzické osoby), nebude mít tato skutečnost na účinky úkonu vliv.

Orgány veřejné moci musí své úřední dokumenty zasílané datovými

schránkami opatřovat zaručeným elektronickým podpisem založeným na

kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních

55

služeb („uznávaný elektronický podpis“), pokud tak procesní předpis stanoví.33

Požadavek, aby úkony orgánů veřejné moci činěné vůči fyzickým a právnickým

osobám jako adresátům veřejné moci byly opatřovány uznávaným elektronickým

podpisem, se opírá též o ustanovení § 24 odst. 5 písm. f) zákona č. 300/2008 Sb.,

podle kterého nelze provést autorizovanou konverzi dokumentu na žádost, nebyl-li

dokument obsažený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem

nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo

vytvořil.

b) nemá zpřístupněnou datovou schránku

V tomto případě musí podatel využít jiný způsob podání. Pokud bude využívat

pouze běžnou elektronickou poštu, bude postupovat např. podle § 37 odst. 4

správního řádu (tedy buď učiní podání elektronicky podepsané zaručeným

elektronickým podpisem, nebo učiní podání bez zaručeného elektronického podpisu

a následně je do pěti dnů stanoveným způsobem potvrdí). Tato podání opatřená

zaručeným elektronickým podpisem jsou podle § 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb.

orgány veřejné moci přijímána prostřednictvím elektronické podatelny. Organizačně

technická opatření související s provozováním elektronické podatelny vyplývají

z nařízení vlády č. 495/2004 Sb. Postupy orgánů veřejné moci uplatňované při

přijímání a odesílání datových zpráv prostřednictvím elektronické podatelny stanoví

vyhláška č. 496/2004 Sb.

V souvislosti s povinností opatřit podání uznávaným elektronickým podpisem

je vhodné zmínit čl. 3 odst. 7 Směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES

ze dne 13. prosince 1999 o zásadách Společenství pro elektronické podpisy

požadující, aby pravidla užívání elektronických podpisů ve veřejném sektoru

nevytvářela překážky při poskytování příhraničních služeb občanům. Právní rámec

mechanismu pro ověřování elektronických podpisů vydaných v členských státech

Evropské unie vytváří rozhodnutí Komise Evropských společenství 2009/767/ES ze

dne 16. října 2009, kterým se stanovují opatření pro usnadnění užití postupů

s využitím elektronických prostředků prostřednictvím „jednotných kontaktních míst“

33 Viz § 69 odst. 3 správního řádu nebo § 40b odst. 3 občanského soudního řádu.

§ 69 odst. 3 správního řádu zní:

„Pokud se na žádost účastníka má rozhodnutí doručit elektronicky, vyhotoví úřední osoba,

která za písemné vyhotovení rozhodnutí odpovídá, jeho elektronickou verzi s tím, že na místě otisku

úředního razítka vyjádří tuto skutečnost slovy "otisk úředního razítka" a dokument podepíše svým

zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném

akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.“

§ 40b odst. 3 občanského soudního řádu zní:

„Nestanoví-li zákon jinak, elektronicky vyhotovený úkon soudu opatří předseda senátu nebo

ten, kdo ho z pověření předsedy senátu nebo podle zákona učinil, svým zaručeným elektronickým

podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem

certifikačních služeb (dále jen „uznávaný elektronický podpis“).“

Ustanovení § 32 odst. 2 písm. g) zákona o správě daní a poplatků stanoví jako jednu

z náležitostí rozhodnutí vlastnoruční podpis pověřeného pracovníka správce daně s uvedením

jména, příjmení a funkce a otisk úředního razítka se státním znakem; tuto náležitost lze nahradit

zaručeným elektronickým podpisem pracovníka a jeho kvalifikovaným certifikátem.

56

podle Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES o službách na vnitřním

trhu. Tento mechanismus spočívá ve využívání seznamů důvěryhodných

certifikačních služeb. Elektronickým podpisem vydaným v rámci služby uvedené

v seznamu důvěryhodných certifikačních služeb bude možno podepisovat dokumenty

adresované orgánům veřejné moci, ať už v České republice, nebo v jiném členském

státě Evropské unie. Na uvedené předpisy Evropské unie reaguje novela zákona č.

227/2000 Sb., provedená s účinností od 15. dubna 2010 zákonem č. 101/2010 Sb.

II. pohled orgánu veřejné moci

1. příjem podání

a) podaného elektronicky

Podle § 64 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o

změně některých zákonů, je třeba v rámci spisové služby evidovat všechna došlá

podání (tedy i podání učiněná elektronicky, popřípadě prostřednictvím datových

schránek), kromě:

_ dokumentů obsahujících chybný datový formát nebo počítačový

program, které jsou způsobilé přivodit škodu na výpočetní technice

určeného původce (tedy subjektu, který vykonává spisovou službu

podle § 63 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb.) – tzn. např. některé typy

tzv. „virů“ (spisová vyhláška používá legislativní zkratku „škodlivý kód“

pro „chybný formát nebo počítačový program způsobilý přivodit škodu

na programovém vybavení původce, nebo na informacích

zpracovávaných původcem, popřípadě způsobilý poškodit původce

zneužitím informací“ – viz § 4 odst. 3).

_ dokumentů podléhajících zvláštní evidenci nebo nepodléhajících

evidenci (spam), které určený původce uvede ve svém spisovém řádu.

Podle § 69a odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. orgán veřejné moci opatří

doručený dokument v digitální podobě (datovou schránkou, e-mailem, na technickém

nosiči dat) kvalifikovaným časovým razítkem, není-li již kvalifikovaným časovým

razítkem, uznávaným elektronickým podpisem či elektronickou značkou opatřen

[v takovém případě pouze ověří jejich platnost provedením úkonů dle § 2 odst. 6

písm. b) až e) vyhlášky č. 496/2004 Sb. a údaje o výsledku ověření uchová s tímto

dokumentem]. Kvalifikované časové razítko pak zaručuje, že data v elektronické

podobě existovala před daným časovým okamžikem [§ 2 písm. r) zákona č. 227/2000

Sb., o elektronickém podpisu]. Povinnost opatřit doručený dokument v digitální

podobě kvalifikovaným časovým razítkem, pokud neobsahuje uznávaný elektronický

podpis, uznávanou elektronickou značku nebo kvalifikované časové razítko, má

určený původce podle § 69a odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. vždy, nemůže k plnění

této povinnosti přistupovat selektivně. Dokument dodaný prostřednictvím datové

schránky však není nutno kvalifikovaným časovým razítkem označovat, neboť bude

57

vždy kvalifikované časové razítko obsahovat – zajistí jej správce informačního

systému datových schránek na základě § 20 odst. 1 písm. a) zákona č. 300/2008

Sb.; dokument je však nutné uchovávat společně s „obálkou datové zprávy“ tak, aby i

nadále mohla být ověřována integrita dokumentu.

Pokud orgán veřejné moci vykonává spisovou službu v listinné podobě,

převede dokument v digitální podobě do listinné podoby a dále pracuje s listinnou

podobou podání standardním způsobem až do okamžiku odesílání dokumentu,

kterým je toto podání vyřízeno (např. rozhodnutí). S ohledem na možnosti dalšího

nakládání se spisem by převedení mělo být provedeno primárně prostředky

autorizované konverze dokumentů podle § 22 a násl. zákona č. 300/2008 Sb. Pokud

nelze provést převedení dokumentu prostředky autorizované konverze (jsou dány

důvody podle § 24 odst. 5 zákona č. 300/2008 Sb., pro něž konverzi nelze provést,

nebo by se jednalo o původce, který není oprávněn k provádění autorizované

konverze), provede se převedení dokumentu dle § 69a odst. 4 zákona č. 499/2004

Sb. Převedení dokumentu se provádí postupem zaručujícím věrohodnost původu

dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu

převedení. Pokud nelze využít ani jednoho z těchto způsobů převedení dokumentu

nebo takový postup není účelný (např. je třeba zhotovit kopii pro účely distribuce), lze

dokument pouze vytisknout, čímž vznikne prostá kopie (neověřená) dokumentu

[spisová vyhláška hovoří v § 5 odst. 4 písm. c) o „jiné“ konverzi]. Digitální podobu

převedeného dokumentu je třeba zachovat v úložišti převedených dokumentů (§ 5

odst. 6 spisové vyhlášky). Obě podoby dokumentu se označí tak, aby byla zajištěna

jednoznačná vazba mezi nimi a aby bylo možné jejich zpětné dohledání (odkazy,

metadata).

Povinnost vykonávat spisovou službu vyplývá z ustanovení § 63 zákona

č. 499/2004 Sb.34 Zákon č. 499/2004 Sb. nadále upravuje dvě skupiny

34 § 63 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb.:

„(1) Spisovou službu vykonávají

a) veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až e) a i) až m),

b) kraje,

c) hlavní město Praha,

d) obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,

e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část

hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s

pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem,

(dále jen „určení původci“).

(2) Obce neuvedené v odstavci 1 a veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. g) a h)

vykonávají spisovou službu v rozsahu ustanovení § 64 odst. 1 až 4, § 65 odst. 1 až 4, § 67, §

68 odst. 1, § 68a a § 69a.

(3) Veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až e) a i) až m), kraje a hlavní město

Praha vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové

služby; vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu

v listinné podobě. Veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. g) a h) a obce

vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby

nebo v listinné podobě.

(4) Subjekty uvedené v odstavcích 1 a 2, které v době účinnosti tohoto zákona neprováděly

evidenci dokumentů nebo nevykonávaly spisovou službu v elektronické podobě v

elektronických systémech spisové služby podle odstavce 3, jsou povinny naplnit ustanovení

58

veřejnoprávních původců, které jsou povinny vykonávat spisovou službu. První

skupina bude vykonávat spisovou službu v plném rozsahu, obce s výjimkou hlavního

města Prahy, obcí s pověřeným obecním úřadem a obcí se stavebním nebo

matričním úřadem, jakož i některé jimi zřízené nebo založené organizační složky či

právnické osoby, budou spisovou službu vykonávat v omezeném rozsahu (příjem,

označování, evidence a rozdělování dokumentů, vyřizování a podepisování

dokumentů, odesílání dokumentů, ukládání dokumentů, spisová rozluka, ustanovení

o dokumentech v digitální podobě). Obce s výjimkou hlavního města Prahy, jakož i

některé jimi zřízené či založené organizační složky nebo právnické osoby, mají

možnost zvolit formu vedení spisové služby, tj. buď spisovou službu v elektronické

podobě nebo v podobě listinné. Ostatní veřejnoprávní původci, kteří jsou povinni

vykonávat spisovou službu, ji budou vykonávat v elektronické podobě s využitím

elektronických systémů spisové služby (novela zákona č. 499/2004 Sb. provedená

zákonem č. 190/2009 Sb. upravuje pro přizpůsobení spisové služby přechodné

období). Tyto subjekty budou moci vést spisovou službu v listinné podobě pouze

tehdy, vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti (např. činnost zpravodajských

služeb, ozbrojených sil při působení „v terénu“).

Zásahy, ke kterým došlo při projednávání zákona č. 190/2009 Sb., kterým se

mění zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých

zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, v Poslanecké

sněmovně, poněkud zkomplikovaly úpravu přechodného období, v němž má dojít

k přizpůsobení výkonu spisové služby nové úpravě. Ministerstvo vnitra interpretuje

ustanovení § 63 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění účinném od 1. července

2009, a ustanovení čl. II bodu 2 zákona č. 190/2009 Sb. následovně:

odstavce 3 nejpozději do jednoho roku po nabytí účinnosti tohoto zákona. Subjekty uvedené v

odstavcích 1 a 2, které v době účinnosti vykonávaly evidenci dokumentů v listinné podobě,

jsou povinny vykonávat evidenci dokumentů v elektronickém systému spisové služby

nejpozději do šesti měsíců po nabytí účinnosti tohoto zákona.“

§ 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. zní:

„(1) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají

a) organizační složky státu,

b) ozbrojené síly,

c) bezpečnostní sbory,

d) státní příspěvkové organizace,

e) státní podniky,

f) územní samosprávné celky,

g) organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené

v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,

h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li

dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,

i) vysoké školy,

j) školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a

zařízení školního stravování (dále jen „školy“),

k) zdravotní pojišťovny,

l) veřejné výzkumné instituce,

m) právnické osoby zřízené zákonem,

(dále jen „veřejnoprávní původci“).“

59

Subjekty uvedené v § 63 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb. [vyjma obcí

a veřejnoprávních původců uvedených v § 3 odst. 1 písm. g) a h) zákona č. 499/2004

Sb.] mají povinnost vykonávat od 1. července 2010 spisovou službu v elektronické

podobě v elektronických systémech spisové služby. Takto vykonávaná spisová

služba nemusí do 30. června 2012 (tj. posledního dne přechodného období

založeného čl. II bodem 2 zákona č. 190/2009 Sb.) splňovat požadavky zákona č.

499/2004 Sb. ve znění účinném od 1. července 2009 (tedy i požadavky národního

standardu pro elektronické systémy spisové služby).

Ty ze subjektů uvedených v předchozím odstavci [vyjma obcí a

veřejnoprávních původců uvedených v § 3 odst. 1 písm. g) a h) zákona č. 499/2004

Sb.], které k 1. červenci 2009 prováděly evidenci dokumentů v listinné podobě, mají

navíc povinnost provádět od 1. ledna 2010 tuto evidenci elektronicky. Ostatním

subjektům uvedeným v předchozím odstavci [opět vyjma obcí a veřejnoprávních

původců uvedených v § 3 odst. 1 písm. g) a h) zákona č. 499/2004 Sb.] vzniká

povinnost vést evidenci dokumentů v elektronické podobě až v souvislosti

se vznikem povinnosti vykonávat spisovou službu v elektronické podobě

v elektronických systémech spisové služby, tedy od 1. července 2010.

S účinností od 1. července 2012 vzniká subjektům uvedeným v předchozích

dvou odstavcích [vyjma obcí a veřejnoprávních původců uvedených v § 3 odst. 1

písm. g) a h) zákona č. 499/2004 Sb.] povinnost vykonávat spisovou službu

v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, která splňuje

požadavky zákona č. 499/2004 Sb. ve znění účinném od 1. července 2009.

Obcím a veřejnoprávním původcům uvedeným v § 3 odst. 1 písm. g) a h)

zákona č. 499/2004 Sb. ustanovení § 63 odst. 3 věta druhá téhož zákona dává na

výběr, zda povedou spisovou službu v listinné podobě či v elektronické podobě

v elektronických systémech spisové služby. Ustanovení § 63 odst. 4 na ně tudíž

nedopadá. V případě, že vykonávají spisovou službu v elektronické podobě

v elektronických systémech spisové služby, by tyto systémy s účinností od 1.

července 2012 měly splňovat požadavky zákona č. 499/2004 Sb.

ve znění účinném od 1. července 2009.

Podrobnosti výkonu spisové služby stanoví prováděcí vyhláška k zákonu

č. 499/2004 Sb., tedy vyhláška č. 191/2009 Sb., která nahradila dřívější vyhlášku

č. 646/2004 Sb.

Doručené dokumenty se přijímají na podatelně, tj. v místě k tomu určeném

jiným právním předpisem (např. § 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb.) nebo

původcem. Zavedení datových schránek nezakládá možnost zrušení elektronický

podatelen.35

35 Úprava institutu elektronických podatelen v zákoně č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o

změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), respektive v jeho prováděcích

předpisech je nejednoznačná a umožňuje různé výklady. Do budoucna se proto předpokládá úprava

60

Pokud je při kontrole dokumentu v digitální podobě zjištěno, že obsahuje

škodlivý kód ve smyslu § 4 odst. 3 spisové vyhlášky, dokument se, pokud lze

informaci v něm obsaženou bezpečně využít a uložit (např. dokument pouze

obsahuje chybný datový formát), uloží odděleně od ostatních dokumentů v digitální

podobě do zvláštního úložiště. Další dokumenty, u kterých byl zjištěn škodlivý kód, se

neukládají, ale zničí. V takovém případě se dokument považuje za nedoručený.

Pokud lze zjistit elektronickou adresu odesílatele, vyrozumí se neprodleně o zjištění

škodlivého kódu a stanoví se další postup pro zajištění řádného doručení dokumentu

(odesílatel se vyzve, aby digitální dokument doručil bez zjištěných vad, k čemuž se

mu poskytne přiměřená lhůta). Tyto případy by měly být pouze ojedinělé, neboť

přijímání dokumentů všech druhů v jednom právním předpise, a to v zákoně č. 499/2004 Sb.,

respektive ve vyhlášce o podrobnostech výkonu spisové služby.

Z ustanovení § 11 zákona č. 227/2000 Sb. lze vyvodit, že elektronická podatelna slouží

k přijímání a odesílání datových zpráv opatřených zaručeným elektronickým podpisem založeným

na kvalifikovaném certifikátu vydávaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, a to

při komunikaci mezi orgány veřejné moci a při komunikaci mezi orgány veřejné moci a fyzickými a

právnickými osobami. Ustanovení § 37 odst. 4 správního řádu umožňuje opatřovat podání vůči

správním orgánům „obyčejným“ zaručeným elektronickým podpisem (nikoli jen tím, který je založen

na kvalifikovaném certifikátu vydávaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb).

Ustanovení § 37 odst. 4 a 7 správního řádu rozšiřuje okruh datových zpráv přijímaných

prostřednictvím elektronické podatelny i na ty opatřené prostým zaručeným elektronickým

podpisem.

Elektronická podatelna by měla sloužit k přijímání a odesílání datových zpráv uvedených

v předchozím odstavci, ať už byly distribuovány sítí elektronických komunikací, či dodány jiným

způsobem (např. doneseny osobně na technickém nosiči dat). Tato skutečnost neplyne

jednoznačně ze samotného zákona č. 227/2000 Sb., nýbrž z jeho prováděcích předpisů, konkrétně

z § 3 nařízení vlády č. 495/2004 Sb. Toto ustanovení počítá s vícero distribučními kanály (technické

nosiče dat, technická zařízení v sídle orgánu veřejné moci apod.). Dále umožňuje orgánu veřejné

moci stanovit technické parametry datových zpráv, pro jejichž přijetí má elektronická podatelna

technické a programové vybavení, a technické parametry technických nosičů dat, na nichž lze

předávat orgánu veřejné moci datové zprávy.

Ze zákona č. 227/2000 Sb. a nařízení vlády č. 495/2004 Sb. lze vyvodit, že orgány veřejné

moci jsou oprávněny regulovat prostřednictvím stanovení jejich technických parametrů (tedy i

přípustných datových formátů) množinu těch datových zpráv, které je nutno přijímat prostřednictvím

elektronické podatelny, tj. které jsou opatřeny zaručeným elektronickým podpisem založeným na

kvalifikovaném certifikátu vydávaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb anebo,

v případě podání správním orgánům, které jsou opatřeny zaručeným elektronickým podpisem.

Nejsou však oprávněny regulovat přijímání a odesílání jiných datových zpráv, tj. těch, které nejsou

označeny či podepsány prostředky podle zákona č. 227/2000 Sb. nebo které jsou opatřeny

elektronickou značkou, případně elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém

certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.

V § 29 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. je stanoveno, že zřizují-li orgány veřejné moci

elektronickou podatelnu, elektronická podatelna umožňuje doručování dokumentů a provádění

úkonů prostřednictvím datové schránky. Uvedené ustanovení reflektuje skutečnost, že datové

zprávy opatřené zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu

vydávaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb anebo, v případě podání správním

orgánům, datové zprávy, které jsou opatřeny zaručeným elektronickým podpisem, je nutno přijímat

a odesílat prostřednictvím elektronické podatelny.

Technické parametry datových zpráv zasílaných prostřednictvím datových schránek

(přípustné datové formáty a maximální velikost zprávy) stanoví vyhláška č. 194/2009 Sb. Stávající

právní úprava (ať už jde o obecné procesní předpisy nebo o zvláštní úpravu specifických řízení)

neumožňuje orgánům veřejné moci další regulaci podání činěných prostřednictvím datové schránky

(mimo rámec zákona č. 300/2008 Sb. a jeho prováděcích předpisů), tudíž tyto orgány musí učinit

taková opatření, aby byly schopny s takto dodanými dokumenty dále pracovat.

61

systém datových schránek by neměl umožnit odeslání datové zprávy obsahující

škodlivý kód. Je-li dokument v digitální podobě opatřen zaručeným elektronickým

podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, jejich

platnost se ověří. Pokud je zjištěna jejich neplatnost, předpokládá spisová vyhláška,

že o tom bude odesílatel v případě, že tato neplatnost má právní důsledky pro další

zpracování dokumentu, vyrozuměn a dokument bude uložen v nezměněné podobě

v elektronickém systému spisové služby. Další postup bude vyplývat z příslušného

procesního předpisu.

Podatelna nebo elektronický systém spisové služby zajišťují označování

dokumentů. Digitální dokumenty se opatřují jednoznačným identifikátorem

(označení zajišťující nezaměnitelnost dokumentu), který obsahuje zejména označení

původce, popřípadě zkratku označení původce. V případě vedení spisové služby

pouze v listinné podobě, se provede převod digitálního dokumentu do listinné

podoby, digitální dokument se uloží v úložišti doručených datových zpráv a vzniklý

listinný dokument se opatří číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné

evidence dokumentů. Dokumenty se evidují v podacím deníku nebo v samostatné

evidenci dokumentů (spisová služba v listinné podobě) nebo v elektronickém

systému spisové služby. O dokumentu se evidují údaje uvedené v § 7 odst. 2 spisové

vyhlášky.

Elektronický systém spisové služby je informační systém určený ke správě

dokumentů ve smyslu ustanovení § 2 písm. k) zákona č. 499/2004 Sb., s použitím §

63 odst. 3 téhož zákona. Elektronický systém spisové služby podporuje a je

kompatibilní se spisovým plánem, který odpovídá potřebám organizace, jež spisový

plán udržuje; elektronický systém spisové služby musí být kompatibilní s požadavky

stanovenými národním standardem pro elektronické systémy spisové služby36 (§ 6

odst. 4 spisové vyhlášky).

36 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění

pozdějších předpisů, stanoví pro výkon spisové služby dvě formy, a to formu písemnou a

elektronickou. V případě elektronické spisové služby se jedná o progresivní nástroj výkonu spisové

služby, plně odpovídající koncepci elektronizace státní správy a vytváření jejích vysoce účinných

struktur. S účinností od 1. července 2009 byly novelizací citovaného zákona provedenou zákonem

č. 190/2009 Sb. zakotveny právní podmínky pro zajištění vydání národního standardu pro

elektronické systémy spisové služby, který stanovením základních požadavků na funkce těchto

systémů vytváří sjednocující parametry pro výkon státní správy v oblasti výkonu spisové služby.

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby vychází z mezinárodního standardu

Modelové požadavky pro správu elektronických dokumentů (Model requirements for the

management of electronic records - MoReq2), využívá však v něm obsaženého zmocnění k

provedení transpozice jeho požadavků do příslušných národních prostředí a doplnění požadavků

podle právních řádů zemí jeho budoucích uživatelů. Národní standard pro elektronické systémy

spisové služby proto klade důraz na jeho účelné využití v českém národním prostředí a stanoví

v jednotlivých kapitolách v minimálním rozsahu požadavky, které musí konkrétní systémy

elektronické spisové služby splňovat, aby byly funkční a kompatibilní s jinými elektronickými

systémy spisové služby, resp. rovněž s dalšími funkčními systémy.

Elektronické systémy spisové služby jsou aplikace pro správu elektronických dokumentů, i

když mohou být použity také pro správu dokumentů v analogové podobě. Národní standard pro

62

Dokument zaslaný orgánu veřejné moci prostřednictvím informačního

systému datových schránek je považován za doručený (§ 37 odst. 6 správního

řádu) okamžikem dodání dokumentu do datové schránky úřadu [viz též § 7 odst.

2 písm. b) spisové vyhlášky]. V tomto případě se neuplatní ustanovení § 17 odst. 3

zákona č. 300/2008 Sb., které se týká doručování dokumentů orgánů veřejné moci

(například zákon o správě daní a poplatků v souvislosti s posuzováním dodržení lhůt

pro podání v § 14 odst. 9 používá spojení „dojde-li datová zpráva do datové schránky

správce daně“).

Uvedený názor týkající se určení okamžiku doručení dokumentu dodaného do

datové schránky orgánu veřejné moci potvrdil poradní sbor ministra vnitra ke

správnímu řádu ve svém závěru č. 84 ze zasedání konaného dne 14. 12. 2009.

Poradní sbor ministra vnitra ke správnímu řádu konstatoval, že „podání fyzické

osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby vůči správnímu orgánu

(orgánu veřejné moci) prostřednictvím datové schránky je učiněno okamžikem

dodání do datové schránky orgánu veřejné moci. Pro podání vůči orgánu veřejné

moci se nepoužije § 17 zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi

dokumentů …“ Závěr je odůvodněn tím, že činí-li fyzická osoba, podnikající fyzická

osoba nebo právnická osoba úkon vůči správnímu orgánu (orgánu veřejné moci),

uplatní se § 37 odst. 6 správního řádu, podle kterého je podání učiněno dnem, kdy

došlo příslušnému orgánu. Argumentováno je systematikou zákona č. 300/2008 Sb.,

když § 17 zákona upravuje pouze doručování dokumentů orgánů veřejné moci

prostřednictvím datové schránky a § 18 zákona následně provádění úkonů vůči

orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky, při němž se aplikuje § 37

odst. 6 správního řádu. Terminologii správního řádu odpovídá, že správní orgán

„doručuje“ a vůči správnímu orgánu „se činí podání“. Na základě těchto skutečností

dovodil poradní sbor ministra vnitra ke správnímu řádu, že k podání orgánu veřejné

moci dojde již okamžikem dodání zprávy do datové schránky. Nelze připustit,

aby si orgán veřejné moci sám určoval okamžik podání účastníka a s tím spojené

účinky zahájení běhu procesních lhůt, resp. jej odsouval až o 10 dnů v situaci, kdy je

mu podání dodáno do jeho datové schránky a má je objektivně k dispozici. Přijatý

výklad chrání zájmy účastníků řízení, kteří po řádném dodání dokumentu do datové

elektronické systémy spisové služby se však správou dokumentů v analogové podobě zabývá

pouze tam, kde přímo souvisí se správou dokumentů v digitální podobě.

Zmocnění pro vydání národního standardu pro elektronické systémy spisové služby je

uvedeno v § 70 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., přičemž z dikce tohoto zmocnění je zřejmé, že má

být zveřejněn ve Věstníku Ministerstva vnitra a způsobem umožňujícím dálkový přístup.

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby je závazný pro subjekty, které

vykonávají spisovou službu v elektronických systémech spisové služby podle zákona č. 499/2004

Sb., ale je současně určen všem dalším subjektům, které považují za účelné vést spisovou službu

v elektronické podobě, i když jim tato povinnost z citovaného zákona nevyplývá.

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby stanoví v jednotlivých kapitolách,

strukturovaných podle základních funkcí elektronické spisové služby tak, jak jsou uvedeny v § 70

odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., v minimálním rozsahu požadavky, jejichž užití je pro uživatele

národního standardu povinné, nebo doporučené pro určité uživatelské prostředí, anebo nepovinné.

Součástí národního standardu pro elektronické systémy spisové služby je také metadatový model,

který určuje metadata nutná pro fungování spisové služby a sledování historie dokumentu a

dlouhodobé uchovávání digitálních archiválií v archivu.

63

schránky orgánu veřejné moci nemají žádnou další možnost jeho doručení ovlivnit.

Je třeba vycházet ze základních zásad činnosti správních orgánů, přičemž platí

princip veřejné správy jako služby veřejnosti (viz § 4 odst. 1 správního řádu) a princip

rychlosti řízení (viz § 6 odst. 1 správního řádu), podle něhož správní orgán vyřizuje

věci bez zbytečných průtahů.

Shodný výklad platil ve vztahu k podáním učiněným elektronicky již před

účinností zákona č. 300/2008 Sb. na základě ustanovení § 2 odst. 1 vyhlášky č.

496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, ve kterém je uvedeno, že přijatá datová

zpráva je považována za doručenou orgánu veřejné moci, pokud je dostupná

elektronické podatelně provozované podle nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se

provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých

dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů.

Názor, že datová zpráva je považována za dodanou orgánu veřejné moci, pokud je

dostupná elektronické podatelně, je podpořen i soudní judikaturou.37

Uvedený názor by se do budoucna měl promítnout též do oznámení o dodání

a doručení datové zprávy zasílaných Ministerstvem vnitra odesílatelům. Automatické

ztotožnění oznámení o dodání a doručení datové zprávy není možné s ohledem na

to, že tento výklad se neuplatní, pokud orgán veřejné moci vystupuje jako účastník

řízení. Rozlišení postavení orgánu veřejné moci při příjmu datových zpráv by

vyžadovalo významný technický zásah do systému datových schránek a bylo by

nutné, aby tuto skutečnost vyznačoval odesílatel datové zprávy.

Pokud bude orgán veřejné moci vystupovat jako účastník řízení, jedná se o

odlišnou situaci a pro určení okamžiku doručení se uplatní § 17 odst. 3 a 4 zákona č.

300/2008 Sb., tzn. dokument bude považován za doručený okamžikem přihlášení

oprávněné osoby, případně se uplatní fikce doručení.

b) podaného v listinné podobě

Pokud orgán veřejné moci vede elektronickou spisovou službu, zpravidla

převede dokument do digitální podoby. Spisová vyhláška počítá s převáděním

formou autorizované konverze dokumentů nebo jiné konverze nebo převodem podle

§ 69a odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb. [§ 5 odst. 3 písm. c) spisové vyhlášky].

Autorizovanou konverzi dokumentů z moci úřední bude možné provést pouze tehdy,

nebude-li naplněn některý z důvodů, pro které nelze tuto konverzi provést (§ 24 odst.

5 zákona č. 300/2008 Sb.). Konvertovat nelze např. dokument v listinné podobě, u

kterého jsou pochybnosti o jeho věrohodnosti. Je ponecháno na právním a věcném

posouzení původce, zda jemu doručený dokument v analogové podobě vůbec

technologicky převést nebo zkonvertovat lze, resp. zda povaha takové dokumentu

právně nevylučuje provedení autorizované konverze dokumentů ve smyslu § 24 odst.

37 Např. rozhodnutí Ústavního soudu sp. zn. I. ÚS 750/06 ze dne 6. června 2007.

64

5 zákona č. 300/2008 Sb. Takové dokumenty v analogové podobě původce

nepřevádí a v elektronickém systému spisové služby je vede pouze evidenčně, tedy

podle § 5 odst. 2 spisové vyhlášky. Z ustanovení § 5 odst. 6 spisové vyhlášky

vyplývá povinnost původce stanovit ve svém spisovém řádu (popřípadě v jiném

vnitřním předpisu, pokud spisový řád nevydává) podrobnosti převádění dokumentů.

Tyto podrobnosti převádění dokumentů pak musí být upraveny v kontextu efektivního

vedení spisové služby, tedy účelné realizace práv a povinností původce při správě

dokumentů. Kritériem pro rozhodování o formě převodu bude zejména to, zda má být

vystupující dokument nositelem alespoň některých právních účinků vstupujícího

dokumentu, či nikoliv. Argumentem pro preferenci autorizované konverze dokumentů

je kromě kvality právních účinků výstupu též dostupnost programového vybavení pro

její provádění (aplikace CzechPOINT@office) včetně vedení evidence provedených

konverzí.

Převod dokumentu do elektronické podoby nebude účelné provádět, pokud by

původce v přechodném období vyplývajícím z přechodných ustanovení novely

zákona č. 499/2004 Sb., provedené zákonem č. 190/2009 Sb., následně pro účely

skartačního řízení opětovně převáděl uzavřený spis do analogové podoby.38

38 Čl. II bod 3 zákona č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., zní: „Po dobu 3 let ode

dne nabytí účinnosti tohoto zákona se dokumenty v digitální podobě určené ke skartačnímu řízení

převádějí po uzavření spisu do analogové podoby.“ Citované ustanovení je nutné v praxi aplikovat v

kontextu právních zásad a účelu souvisejících ustanovení spisové vyhlášky. Pokud by toto

ustanovení bylo aplikováno bez pro aplikaci právního řádu nutných souvislostí, znamenalo by to do

činnosti původců zavést regulační opatření obcházející zásadu efektivnosti a míjející účel výkonu

spisové služby, tedy odbornou správu dokumentů, včetně jejich ukládání a vyřazování. Dokumenty,

u kterých je zřejmé, že v rámci skartačního řízení budou označeny skartačním znakem „S“, a budou

tedy určeny ke zničení, by bylo vysoce nehospodárné převádět z digitální podoby do podoby

analogové jenom proto, aby byly následně zničeny. V důvodové zprávě k zákonu

č. 190/2009 Sb. je toto přechodné období odůvodněno aktuální neexistencí digitálního archivu

nezbytného pro uložení a uchování archiválií v digitální podobě. V tomto případě lze účel právní

regulace paralelně nalézt rovněž v § 22 spisové vyhlášky, když ze shodných důvodů stanoví tříleté

přechodné období pro opatřování dokumentů v digitální podobě metadaty stanovenými v národním

standardu pro elektronické systémy spisové služby pro účely jejich uložení, avšak v případě

dokumentů označených skartačním znakem „S“ (tedy opět určených ke zničení) tato povinnost po

dobu přechodného období neplatí. Takový dokument v digitální podobě (pokud je označen

skartačním znakem „S“), který není doplněn příslušnými metadaty, se nemusí převádět do

analogové podoby, a to na rozdíl od dokumentů označených skartačním znakem „A“ nebo „V“.

V souvislosti s prováděním skartačního řízení je účelné rovněž posoudit, zda dokumenty

v digitální podobě, které budou obsahovat ověřovací doložky, zaručený elektronický podpis apod.,

bude možné pro skartační řízení pouze vytisknout nebo bude nutné provést jejich autorizovanou

konverzi dokumentů. V tomto případě je nutné vycházet ze zásady efektivnosti výkonu spisové

služby a odpovědnosti původce za stanovení podmínek jejího provádění. Pokud je dokument

v digitální podobě opatřen zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném

certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, elektronickou značkou

založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem

certifikačních služeb nebo kvalifikovaným časovým razítkem, bude pro jejich převod do analogové

podoby rozhodující, zda pro další zpracování takto převedeného dokumentu a zachování jeho

autenticity má právní význam také „převedení“ takto připojených náležitostí zajišťujících autenticitu a

identitu dokumentu. Pokud původce posoudí, že pro další zpracování dokumentu a jeho uložení

nemá právní význam „převedení“ těchto náležitostí společně s dokumentem v digitální podobě

prostřednictvím autorizované konverze dokumentu, může použít převod dokumentu v digitální

podobě prostřednictvím převodu podle § 69a odst. 4 a 7 zákona č. 499/2004 Sb., popřípadě může

65

Podání v listinné podobě bude i po převedení do elektronické podoby obvykle

nutné zachovat i v původní listinné podobě. Dokumenty nelze, aniž by byly

provedeny úkony, jimiž je definován obsah pojmu „výkon spisové služby“ [viz § 2

písm. k) zákona č. 499/2004 Sb.] bez dalšího ničit nebo jiným způsobem z režimu

spisové služby odstraňovat. Vždy záleží na odborném posouzení příslušného

dokumentu původcem s přihlédnutím k potřebám jeho dalšího zpracovávání.

Posouzení otázky, zda primární dokument zachovat, bude záviset na povaze

vykonávané činnosti, účelu zpracování dokumentů a jejich právním významu pro

další postup ve věci. Zachovat bude nezbytné dokument, u kterého může být

podstatný nosič tisku a hmotná podstata tisku nebo písma (inkoust, toner tiskárny)

nebo originál dokumentu - dokument bude např. nutné použít v jiném řízení (např.

v rámci trestního řízení) a jeho převedením a následným zničením originálu by došlo

ke zničení důležitých znaků (např. otisky prstů na listině, originál vlastnoručního

podpisu pro účely znaleckého zkoumání). Původce, který řádně vykonává spisovou

službu, kromě jiného nemůže zničit dokument, který je archiválií. Zachování

listinného originálu naopak nebude nutné např. u tiskopisu podání, který účastník

vyplnil před orgánem veřejné moci. Po převedení listinného podání do elektronické

podoby se tedy bude dále pracovat s elektronickou podobou dokumentu, listinný

originál bude zpravidla uložen v úložišti převedených dokumentů (viz § 5 odst. 6

spisové vyhlášky).39 Doba uložení bude shodná se skartační lhůtou dokumentu

v digitální podobě, nestanoví-li jinak právní předpis (např. § 160 zákona č. 326/1999

Sb.).

2. přidělení zpracovateli

Podání bude zpracovateli přiděleno způsobem obvyklým v daném orgánu

veřejné moci.

Evidovaný dokument se předává příslušné organizační součásti příslušného

orgánu nebo osobě pověřené k dalšímu zpracování dokumentu; o této skutečnosti se

učiní záznam v příslušné evidenci (§ 64 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb.).

Rozdělování doručených dokumentů provádí podatelna podle spisového řádu (§ 10

odst. 1 spisové vyhlášky). Oběh dokumentů musí být zajištěn způsobem

umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty, určit osoby, které úkon

provedly, a datum, kdy byly úkony provedeny (§ 10 odst. 2 spisové vyhlášky).

využít jiné konverze s vyznačením těchto skutečností na převedeném dokumentu v analogové

podobě.

39 Současně je nutné pro provedení ustanovení § 5 odst. 6 spisové vyhlášky použít příslušné kapitoly

národního standardu pro elektronické systémy spisové služby, a to zejména s přihlédnutím k jím

stanoveným metadatovým modelům. Stanovenými metadaty je zajištěno sledování historie

dokumentu, tedy veškeré úkony jeho životního cyklu. V praxi je tak zajištěna dohledatelnost,

vzájemné vazby a zaznamenávání úkonů s dokumenty, a to i v případě, že při výkonu spisové

služby došlo k jejich převedení z analogové do digitální podoby a naopak.

66

Podatelna tedy rozdělí dokumenty na jednotlivé organizační celky (odbory, oddělení),

kde vedoucí, případně jiná pověřená osoba, určí konkrétního zpracovatele, případně

okruh zpracovatelů. Údaje o osobách pověřených k vyřízení dokumentu jsou

uvedeny v evidenci. Podle § 15 odst. 4 správního řádu se do spisu činí záznam o

tom, kdo je oprávněnou úřední osobou. Pokud je spis veden v listinné podobě, učiní

se do něj záznam o určených oprávněných osobách, případně úkonech, které jimi

mají být provedeny. Pokud příslušný orgán vede elektronickou spisovou službu, je

třeba, aby systém elektronické spisové služby umožňoval provedení záznamu do

spisu.

Požadavky na elektronické systémy spisové služby jsou stanoveny

„národním standardem pro elektronické systémy spisové služby“ vydaným na

základě zmocnění obsaženého v § 70 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. Národní

standard byl zveřejněn ve Věstníku Ministerstva vnitra dne 1. července 2009 v částce

76. Národní standard upravuje zejména spisový plán a organizaci spisů, příjem a

evidenci dokumentů, vyhledávání, výběr a znázornění dokumentů, ukládání a

vyřazování dokumentů, ale též požadavky na kontrolu a bezpečnost systému.

Parametry (programové vybavení) elektronických systémů spisové služby

musí být společně se základními funkcionalitami výkonu spisové služby modelovány

tak, aby v souladu s požadavky na ochranu osobních údajů umožňovaly kontrolu

udělených povolení přístupu k dokumentům a podmínek přístupu k nim, tzn. musí být

garantováno, že k dokumentu má přístup pouze stanovený okruh úředních osob,

jsou zachovány údaje o jejich přístupu a o provedených změnách dokumentů.

3. některé úkony zpracovatele a schvalovatele

a) postoupení pro nepříslušnost dle § 12 správního řádu

Podle § 37 odst. 6 správního řádu se podání činí u správního orgánu, který je

věcně a místně příslušný. Podání je učiněno dnem, kdy tomuto orgánu došlo. Podle

§ 44 odst. 1 správního řádu je řízení o žádosti zahájeno dnem, kdy žádost nebo jiný

návrh, kterým se zahajuje řízení, došel věcně a místně příslušnému orgánu. Věcná

příslušnost správních orgánů je stanovena zákonem nebo na základě zákona,

pravidla pro určení místní příslušnosti jsou obsažena zejména v § 11 správního řádu.

Dojde-li podání správnímu orgánu, který není věcně nebo místně příslušný, tento

orgán je podle § 12 správního řádu bezodkladně postoupí příslušnému správnímu

orgánu a současně o tom uvěydomí toho, kdo podání učinil. Usnesení o postoupení

pro nepříslušnost se pouze poznamenává do spisu. Nepříslušný správní orgán nečiní

žádné další procesní úkony. I podání, k jehož vyřízení není správní orgán, kterému

došlo, příslušný, je třeba zaevidovat, přidělit oprávněné úřední osobě, která otázku

příslušnosti posoudí a věc vyřídí formou postoupení. Z uvedeného vyplývá, že

v případě rozdílné formy podání a vedené spisové služby, bude muset být pro účely

vyřízení věci postoupením proveden převod dokumentu podle § 69a odst. 4 zákona

67

č. 499/2004 Sb. Po odeslání originálu spisového materiálu zůstává nepříslušnému

správnímu orgánu usnesení o postoupení věci a kopie podání.

Vzhledem k tomu, že postupující správní orgán není příslušný k jakýmkoli

úkonům v řízení a není ani schopen posoudit, zda by se převedením dokumentu

neztratily důležité vlastnosti dokumentu, musí postoupit dokument v takové podobě,

v jaké mu byl dodán. Sporná je otázka, zda v tomto případě může být provedena

autorizovaná konverze dokumentů z moci úřední, a to s ohledem na pochybnost, zda

se jedná o výkon působnosti postupujícího správního orgánu ve smyslu § 23 odst. 2

zákona č. 300/2008 Sb.

b) vyžadování stanovisek dotčených orgánů

Podklady pro rozhodnutí tvoří mimo jiné podklady od jiných správních orgánů.

Správní orgány příslušné k vydání závazného stanoviska (§ 149 odst. 1 správního

řádu) nebo vyjádření, které je podkladem pro rozhodnutí, a správní orgány

stanovené zvláštními zákony jsou tzv. dotčenými správními orgány. Podle § 136

odst. 4 správního řádu mají dotčené orgány v souvislosti s posouzením otázky, zda

zahájit řízení, s probíhajícím řízením nebo s výkonem dozoru právo nahlížet do spisu

a právo obdržet kopii materiálů tvořících součást spisu, jsou-li pro výkon jejich

působnosti podstatné. Citované ustanovení přímo předpokládá možnost nahlížet do

originálu spisového materiálu a poskytnutí jeho kopií. Vede-li správní orgán spisovou

službu v elektronické podobě, zasílá dotčenému správnímu orgánu potřebné

podklady v této elektronické podobě.

Jestliže správní orgán potřebuje vyjádření jiného správního orgánu k zaslaným

materiálům, je na správním orgánu aby vyhodnotil, zda povaha dokumentu, který má

být posouzen, umožňuje jeho převedení. Záleží na tom, z jakého hlediska se má

dotčený orgán k zaslaným dokumentům vyjádřit. Pokud půjde např. o posouzení

pravosti dokumentu vyžadující zkoumání psací látky, otisku razítka apod., bude

nezbytné zaslat dokument v původní (analogové) podobě. Pro vyjádření k obsahu

dokumentu je dostačující poskytnutí podkladu v převedené podobě.

Při vzájemné komunikaci mezi správními orgány lze aplikovat § 18 odst. 2

zákona č. 300/2008 Sb., a tedy žádosti adresované jinému orgánu veřejné moci

nemusí být nezbytně při komunikaci prostřednictvím datové schránky opatřeny

uznávaným elektronickým podpisem.

c) protokoly

Sepisování protokolů je upraveno v § 18 správního řádu. Podle § 18 odst. 3

správního řádu protokol podepisuje oprávněná úřední osoba, popřípadě osoba, která

byla pověřena sepsáním protokolu, a dále všechny osoby, které se jednání nebo

68

provedení úkonu zúčastnily. S ohledem na požadavek podpisu protokolu bude

vzhledem k nedostatečnému rozšíření zaručeného elektronického podpisu nutné

vyhotovit protokol v listinné podobě a pro účely vedení spisu v elektronické podobě

provést jeho konverzi.

d) vyřizování, podepisování a odesílání dokumentů – zejm. rozhodnutí

Výsledná podoba vyřízení před jeho odesláním adresátu závisí na formě, v níž

je orgánem veřejné moci vykonávána spisová služba.40 Pokud orgán veřejné moci

vede spisovou službu v listinné podobě, návrh vyřízení vyhotoví také v listinné

podobě a po aprobaci je doručí adresátovi; má-li adresát datovou schránku, orgán

veřejné moci dokument převede, není-li právním předpisem upraven způsob

vyhotovení dokumentu v elektronické podobě (správní řád). Stejným způsobem

postupuje i ve vztahu k dalším subjektům, kterým dokument zasílá. Pokud orgán

veřejné moci vede spisovou službu v elektronické podobě, vyhotoví dokument

v elektronické podobě, následně dokument pomocí datové schránky doručí. Pro

adresáta, který nemá zpřístupněnu datovou schránku (kterému bude písemnost

doručovat v listinné podobě), vyhotoví stejnopis dokumentu v listinné podobě.41

Písemnost se vytiskne a opatří se zákonem požadovanými náležitostmi (např. podle

§ 69 odst. 1 správního řádu bude třeba na vytištěné rozhodnutí doplnit podpis

oprávněné úřední osoby a otisk úředního razítka).

Pokud orgán veřejné moci doručuje dokument, který je primárně zpracován

v elektronické podobě, a spolu s ním dokument, který má k dispozici v listinné

podobě, převede pro účely doručení prostřednictvím datové schránky dokument

v listinné podobě do podoby digitální, pokud to jeho povaha umožňuje (s ohledem na

povahu úkonu obvykle formou autorizované konverze). Tato situace nastává

zejména tehdy, pokud se spolu s písemností vyhotovenou správním orgánem zasílá

stejnopis podání účastníka řízení (viz např. § 86 odst. 2 správního řádu).42

Příprava vyřízení probíhá v rámci systému správy elektronických záznamů

(EDMS), který je obvykle úzce integrován s elektronickým systémem spisové služby.

40 Determinujícím faktorem pro určení toho, v jaké podobě je spisová služba vedena, je forma

dokumentů spisovou službou spravovaných, nikoliv forma jejich evidence.

41 Správní řád (obdobně i občanský soudní řád) rozlišuje písemné vyhotovení rozhodnutí, tedy jeho

originál, který je součástí spisu, a stejnopisy písemného vyhotovení rozhodnutí, které jsou

doručovány účastníkům řízení. Forma stejnopisu není vázána na formu originálu.

42 Jako další příklad (nikoli z oblasti správního řízení) lze uvést doručování žalob a návrhů na zahájení

řízení soudy. Podle § 79 odst. 3 občanského soudního řádu je soud povinen žalobu (návrh na

zahájení řízení) doručit ostatním účastníkům řízení do vlastních rukou, a to jako stejnopis žaloby

(návrhu). Podle § 28b vyhlášky č. 37/1992 Sb., o jednacím řádu pro okresní a krajské soudy, je

soud v případech, kdy mu byly podání nebo jiná písemnost účastníka nebo jiné osoby doručeny

v listinné podobě, převést je do elektronické podoby a zaslat adresátu, kterému se doručuje

prostřednictvím veřejné datové sítě, jako součást datové zprávy. Převedení do elektronické podoby

musí být provedeno formou autorizované konverze dokumentů, neboť dokument vzniklý pouhým

naskenováním dokumentu v listinné podobě nelze považovat za stejnopis dokumentu.

69

Systém správy elektronických záznamů je počítačovou aplikací zabývající se správou

záznamů do provedení výběru archiválií a jsou v něm vedeny pouze záznamy, které

dosud nejsou deklarovány jako dokumenty); tento systém je určen pro aktuální

činnosti, umožňuje mazat a měnit záznamy, umožňuje jejich existenci v několika

verzích. Nemá-li být záznam již dále měněn (je schválen), je přijat (deklarován) jako

dokument do elektronického systému spisové služby. Jako dokument lze přijmout

aktuální verzi, jednu verzi stanovenou uživatelem, všechny verze uložené a vedené

jako jeden dokument nebo všechny verze uložené a vedené jako samostatné

navzájem spojené dokumenty. Prohlížení verzí lze uživatelsky omezit.

V případě doručování dokumentů orgánů veřejné moci se pro náležitosti

těchto dokumentů, respektive úkonů v nich obsažených, uplatní procesní předpisy

(například občanský soudní řád, správní řád). Ty požadují opatřit úkony orgánů

veřejné moci zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném

certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb oprávněné

úřední osoby, respektive osoby justičního orgánu (viz § 69 odst. 3 správního řádu, §

40b odst. 3 občanského soudního řádu). Tyto normy se uplatní přednostně před

obecným pravidlem uvedeným v zákoně č. 300/2008 Sb., že úkon učiněný osobou

oprávněnou k přístupu do datové schránky či pověřenou osobou má stejné účinky

jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní

předpis požaduje společný úkon více těchto osob.

Občanský soudní řád v § 40b odst. 3 stanoví, že elektronicky vyhotovený úkon

soudu opatří předseda senátu nebo ten, kdo ho z pověření předsedy senátu nebo

podle zákona učinil, svým zaručeným elektronickým podpisem založeným na

kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních

služeb.

Správní řád ve svém § 69 odst. 3 stanoví, že úřední osoba, která odpovídá za

písemné vyhotovení rozhodnutí, opatří jeho elektronickou verzi v místě určeném

pro otisk úředního razítka slovy „otisk úředního razítka“43 a podepíše ji svým

zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu

vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (nejde tedy o převod

ani autorizovanou konverzi dokumentu). Úřední osobou bude v případě, že

dokument neodesílá sama oprávněná úřední osoba, která jej aprobovala,

pravděpodobně ta osoba, která rozhodnutí odesílá (tedy zaměstnanec elektronické

podatelny nebo k tomu oprávněný uživatel datové schránky). Správní řád rozlišuje

43 V souvislosti s vydáváním elektronické verze rozhodnutí se objevují úvahy o možnosti vložit do

dokumentu „otisk úředního razítka“ formou obrázku (např. v datovém formátu JPEG). Zákon č.

352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákon, ve znění

pozdějších předpisů, upravuje v § 6 tvar razítka se státním znakem, jeho průměr, umístění textu a

stanoví, že jeho otisk je jednobarevný. Podle § 1 odst. 2 citovaného zákona lze státní symboly

užívat jen vhodným a důstojným způsobem. Vložení zobrazení otisku úředního razítka do

elektronické verze rozhodnutí zřejmě nelze vyloučit, nicméně z hlediska zákona má význam

opatření textem „otisk úředního razítka“.

70

oprávněnou úřední osobu, která podepisuje originál rozhodnutí, a úřední osobu,

která odpovídá za písemné vyhotovení rozhodnutí a která může podepisovat

stejnopisy písemného vyhotovení rozhodnutí místo oprávněné úřední osoby.

Obdobně postačí uznávaný elektronický podpis úřední osoby, která odpovídá za

expedici, i u ostatních písemností, které správní orgán odesílá.

Ze souvisejících předpisů vyplývá, že elektronická forma rozhodnutí musí být

vyhotovena ve formátu PDF/A (ISO 19005).

Podle § 65 odst. 4 zákona č. 499/2004 Sb. podepisuje dokumenty určeného

původce jeho statutární orgán nebo jiná osoba oprávněná za něj jednat anebo

osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena. Pokud má návrh vyřízení

listinnou podobu, podepisuje jej oprávněná úřední osoba svým vlastnoručním

podpisem (u stejnopisu lze podle § 69 odst. 1 správního řádu podpis oprávněné

úřední osoby nahradit doložkou „v. r.“ a podpisem osoby odpovídající za správnost

vyhotovení). Pokud je úkon činěn pouze v elektronické podobě, upravuje správní řád

pouze podepisování elektronického stejnopisu rozhodnutí osobou odpovídající za

písemné vyhotovení rozhodnutí (§ 69 odst. 3), neupravuje podepisování originálu.

Zákon č. 337/1992 Sb. upravuje podepisování rozhodnutí uznávaným elektronickým

podpisem v § 32 odst. 2 písm. g) (náležitosti rozhodnutí), občanský soudní řád v §

40b odst. 3. Použití uznávaného elektronického podpisu upraví podle § 65 odst. 7

zákona č. 499/2004 Sb. určený původce ve spisovém řádu. Úkony činěné podle

správního řádu může nepochybně oprávněná úřední osoba aprobovat svým

zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu

vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb,44 nejedná se však

zřejmě o jedinou možnost „elektronického podpisu“. Je třeba, aby bylo možno

prokázat, že dokument byl aprobován (podepsán) oprávněnou úřední osobou (např.

pomocí vnitřní certifikační autority) a nebyl následně změněn. Připojení

elektronického podpisu k dokumentu plní tyto funkce:

- označuje toho, kdo úkon činí,

- potvrzuje, že ten, kdo jej učinil, jej skutečně v konkrétní podobě učinit chtěl

a

- umožňuje ověření identity45 osoby, která úkon učinila.

44 Národní standard pro elektronické systémy spisové služby v jednotlivých požadavcích důsledně

pracuje s pojmem „zaručený elektronický podpis“ tak, jak je definován v § 2 písm. b) zákona č.

227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů.

45 V § 2 písm. a) zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších

zákonů (zákon o elektronickém podpisu), je stanoveno, že elektronickým podpisem se rozumí údaje

v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené a které

slouží jako metoda k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové

zprávě, tedy k ověření shody držitele kvalifikovaného certifikátu s osobou autorizující datovou

zprávu. Nikoliv tedy k deklarování totožnosti této fyzické osoby.

Ve vztahu ke zjištění identity datovou zprávu podepisující osoby je nutné upozornit na kontext

zákona č. 227/2000 Sb., z něhož vyplývá, že identita je zjišťována vztahem podepisující osoby s

71

Má-li adresát rozhodnutí zřízenu a zpřístupněnou datovou schránku,

musí správní orgán vždy vyhotovit elektronický stejnopis rozhodnutí, opatřit jej

výše uvedenými náležitostmi podle § 69 odst. 3 správního řádu a zaslat jej do

jeho datové schránky (nedoručuje-li se na místě nebo veřejnou vyhláškou).

Nemá-li adresát rozhodnutí zřízenu a zpřístupněnou datovou schránku, zasílá se

elektronická verze rozhodnutí jeho adresátovi výlučně na jeho žádost, a to na jeho

elektronickou adresu (e-mail) - § 19 odst. 3 správního řádu.46 Vzhledem

k požadavkům stanoveným na elektronické doručování v § 19 odst. 8 správního řádu

musí v tomto případě adresát rozhodnutí disponovat zaručeným elektronickým

podpisem.

údaji, které jsou o ní uvedeny na kvalifikovaném certifikátu, na kterém je zaručený elektronický

podpis založen (tedy právě tyto údaje, jejichž rozsah a možnosti jejich přípustného variantního

rozsahu jsou stanoveny citovaným zákonem). Pro bezpečnou realizaci této identifikace jsou

ustanovením § 5 zákona č. 227/2000 Sb. podepisující osobě uloženy povinnosti zacházet s

prostředky, jakož i s daty pro vytváření zaručeného elektronického podpisu s náležitou péčí tak, aby

nemohlo dojít k jejich neoprávněnému použití, a neprodleně informovat poskytovatele certifikačních

služeb, který vydal kvalifikovaný certifikát, o tom, že hrozí nebezpečí zneužití jejích dat pro vytváření

zaručeného elektronického podpisu.

Rozhodující pro zjišťování identity podepisující osoby jsou ustanovení § 12 odst. 1 a 3 zákona

č. 227/2000 Sb. Normotvůrce zde zcela jednoznačně vyjádřil, že pro identifikaci podepisující osoby

jsou rozhodné údaje vypovídající o jejím jménu, popřípadě jménech, a příjmení nebo jejím

pseudonymu s příslušným označením, že se jedná o pseudonym. Dále se uvádějí zvláštní znaky

podepisující osoby, vyžaduje-li to účel kvalifikovaného certifikátu. Pokud by však podpisující osoba

sama považovala za účelné pro svou identifikaci uvádět větší rozsah údajů, může svolit (projevit

svou vůli) ke zpracování dalších osobních údajů, které by měly být obsaženy v kvalifikovaném

certifikátu.

Specifická právní úprava podepisování dokumentů v digitální podobě se týká oblasti orgánů

veřejné moci; tato úprava je provedena ustanovením § 11 odst. 1 zákona č. 227/2000 Sb., o

elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu);

v tomto případě je stanoveno, že „v oblasti orgánů veřejné moci je možné za účelem podpisu

používat pouze zaručené elektronické podpisy a kvalifikované certifikáty vydávané akreditovanými

poskytovateli certifikačních služeb; pokud je uznávaný elektronický podpis užíván v oblasti orgánů

veřejné moci, musí kvalifikovaný certifikát obsahovat takové údaje, aby osoba byla jednoznačně

identifikovatelná“. Podle § 1 odst. 2 nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č.

227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon

o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, musí v těchto případech kvalifikovaný

certifikát obsahovat označení orgánu veřejné moci, jeho příslušného organizačního útvaru a

zařazení zaměstnance, který užívá elektronický podpis založený na tomto kvalifikovaném certifikátu.

Uživatel elektronického podpisu pak je jednoznačně identifikován identifikátorem podle § 4 vyhlášky

č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách. Údaj, na jehož základě je možné osobu jednoznačně

identifikovat, se uvádí ve struktuře desetimístného čísla v desítkové soustavě v rozsahu 1 100 100

100 až 4 294 967 295 a je spravován ústředním orgánem státní správy. Jeho hodnota není

zaměnitelná s rodným číslem a nesmí být osobním údajem podle zvláštního právního předpisu.

46 Pravidla pro doručování upravují ustanovení § 19 a násl. správního řádu. S účinností od 1. července

2009 je primárním způsobem doručování písemností do datové schránky (§ 19 odst. 1 správního

řádu). Nelze-li písemnost doručit tímto způsobem, může ji správní orgán doručit sám nebo

prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Fyzické osobě se pak doručuje na adresu pro

doručování (sdělenou podle § 19 odst. 3; případně na adresu evidovanou v informačním systému

evidence obyvatel podle § 10b zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o

změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů), na adresu jejího trvalého pobytu, ve

věcech podnikání do místa podnikání, nebo na její elektronickou adresu (požádá-li o to dle § 19

odst. 3). Právnické osobě se písemnost doručuje na adresu pro doručování (§ 19

odst. 3), na adresu jejího sídla nebo sídla její organizační složky, jíž se řízení týká, případně na

elektronickou adresu, pokud o to požádala podle § 19 odst. 3 (uplatní se pouze u těch právnických

osob, které nebudou mít zřízenu datovou schránku).

72

V případě doručení elektronické verze rozhodnutí neopatřené uznávaným

elektronickým podpisem se jedná o zřejmou neprávnost ve stejnopisu rozhodnutí

(vycházíme-li z předpokladu, že prvopis rozhodnutí, který je součástí spisu, obsahuje

podpis oprávněné úřední osoby), v tomto případě se nebude vydávat opravné

rozhodnutí ani opravné usnesení, ale na základě § 69 odst. 3 správního řádu se vydá

nový stejnopis rozhodnutí, který se zašle do datové schránky adresáta a který již

bude opatřen elektronickým podpisem. Tento úkon by již neměl mít vliv na okamžik

doručení rozhodnutí. Je však třeba upozornit, že tato otázka nebyla dosud ve vztahu

k elektronické formě rozhodnutí judikována. Částečnou oporu pro tento názor lze

nalézt v rozsudku Nejvyššího správního soudu č.j. 2 Azs 22/2006-102 ze dne 11.

ledna 2007, v němž je řešena otázka absence podpisu oprávněné úřední osoby na

stejnopisu písemného vyhotovení rozhodnutí doručeného účastníku řízení. Zaslání

stejnopisu rozhodnutí bez elektronického podpisu by mělo být v praxi zcela

ojedinělým excesem, správní orgán by se dopouštěl nesprávného úředního postupu,

a tedy by mohlo dojít ke vzniku odpovědnosti za škodu podle zákona č. 82/1998 Sb.

Účastník řízení, jemuž by byla doručena elektronická verze rozhodnutí bez

uznávaného elektronického podpisu je omezen v nakládání s tímto rozhodnutím,

neboť nelze provést jeho autorizovanou konverzi a byla by zpochybněna jeho

věrohodnost při jeho předložení jinému orgánu veřejné moci v původní elektronické

podobě.

Při podepisování dokumentů v digitální podobě je nutné vycházet z právní

povahy konkrétního dokumentu, náležitostí, které jsou pro něj stanoveny jiným

právním předpisem, z účelu, který je sledován doručením dokumentu, a též

z právního postavení jeho adresáta. Správní řád upravuje povinnost opatřit dokument

v elektronické podobě zaručeným elektronickým podpisem založeným na

kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních

služeb výslovně pouze pro rozhodnutí. Pokud tedy jde o ostatní úkony činěné

správním orgánem ve správním řízení, není použití uznávaného elektronického

podpisu z hlediska zákona nezbytné.47 Jestliže však orgán veřejné moci zasílá

nějaký výstup adresátovi nebo účastníkovi, vždy by takový úřední výstup měl být

způsobilý k tomu, aby bylo možné jednoznačně identifikovat, že se jedná o úřední

výstup a kdo jej vydal (a to i po vynětí z datové schránky). Jestliže dokument ve

formě datové zprávy není opatřen uznávaným elektronickým podpisem, nelze

provést jeho autorizovanou konverzi na žádost (§ 24 odst. 5 písm. f) zákona č.

300/2008 Sb.). Opatření dokumentu uznávaným elektronickým podpisem může mít

význam i pro další nakládání s dokumentem v elektronické podobě (např.

předkládání potvrzení vydaného jedním orgánem veřejné moci jinému orgánu).

Z těchto důvodů je žádoucí, aby dokumenty zasílané orgány veřejné moci adresátům

(účastníkům řízení) byly opatřovány uznávaným elektronickým podpisem v co

nejširším rozsahu. Posouzení otázky významu některých písemností (např. výzvy) a

vhodnosti provedení jejich autorizované konverze adresátem může být odlišné od

47 Použití uznávaného elektronického podpisu upravuje podle § 65 odst. 7 zákona č. 499/2004 Sb.

určený původce ve spisovém řádu.

73

názoru orgánu veřejné moci. Používání uznávaného elektronického podpisu

orgánem veřejné moci i tam, kde zákon tuto povinnost výslovně nestanoví, je

výrazem vstřícnosti vůči adresátům a předchází se tak případným konfliktům.

Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších

zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, definuje

elektronický podpis jako údaje v elektronické podobě připojené k datové zprávě nebo

s ní logicky spojené, které slouží jako metoda k jednoznačnému ověření identity

osoby ve vztahu k datové zprávě. Citovaný zákon, předpisy jej provádějící, ani

technické normy a standardy upravující technické aspekty elektronického podpisu

neobsahují požadavek, aby měl elektronický podpis podobu zrakem vnímatelného

zobrazení v textu dokumentu. Postačí, že technické a softwarové zařízení sloužící

k zobrazení datové zprávy připojení elektronického podpisu či jeho logické spojení

s datovou zprávou identifikuje. V zájmu usnadnění práce s dokumenty, které jsou

podepsány elektronickým podpisem, lze doporučit, aby skutečnost, že je dokument

podepsán elektronickým podpisem, byla zmíněna v textu dokumentu (např.

uvedením textu „podepsáno elektronicky“ v podpisové doložce).

Správní řád nepředpokládá opatřování elektronické verze rozhodnutí ani

jiných dokumentů kvalifikovaným časovým razítkem. Tato skutečnost komplikuje

možnost ověření uznávaného elektronického podpisu. Pokud byl dokument doručen

prostřednictvím datové schránky, bylo podle § 20 odst. 1 písm. a) zákona č.

300/2008 Sb. připojeno kvalifikované časové razítko k odeslané datové zprávě jako

celku. Při následném ověřování uznávaného elektronického podpisu je pak možné

vycházet z tohoto kvalifikovaného časového razítka za předpokladu, že byla datová

zpráva jako celek uchována. Z hlediska dlouhodobého ukládání je důležitá otázka

platnosti kvalifikovaného časového razítka. Časové razítko je platné i po expiraci

kvalifikovaného systémového certifikátu autority časových razítek, na němž je

založena elektronická značka, jíž je časové razítko označeno. V případě ověřování

časového razítka po expiraci certifikátu je nutné ověřit, zda byl certifikát platný

v okamžiku uvedeném v časovém razítku a zda tento certifikát nebyl revokován

z důvodu možné kompromitace privátního klíče. Rozhodující pro platnost

kvalifikovaného časového razítka je především bezpečnost použitých

kryptografických algoritmů. V okamžiku, kdy tyto algoritmy nebudou považovány za

bezpečné, nelze časová razítka vytvořená s jejich využitím považovat za průkazná a

průkaznost je nutné zajistit jinými prostředky, například novým „orazítkováním“

dokumentu s využitím silnějších algoritmů ještě v době, kdy lze spoléhat na původní

časové razítko. Alternativou je ověření kvalifikovaného časového razítka

bezprostředně po přijetí dokumentu, ke kterému je připojeno, a provedení záznamu o

tomto ověření podle vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách.

Podle ustanovení § 3 odst. 2 zákona č. 227/2000 Sb. použití uznávaného

elektronického podpisu vytvořeného pomocí prostředku pro bezpečné vytváření

podpisu umožňuje ověřit, že datovou zprávu podepsala osoba uvedená na

kvalifikovaném certifikátu. Při vydávání tohoto kvalifikovaného certifikátu je

74

ověřována totožnost fyzické osoby, která se má stát jeho držitelem. Pro identifikaci

podepisující osoby jsou rozhodné údaje uvedené v § 12 odst. 1 zákona č. 227/2000

Sb., v případě fyzické osoby jméno, popřípadě jména, a příjmení podepisující osoby

nebo její pseudonym s příslušným označením, že se jedná o pseudonym [písm. c)].

V případě správního rozhodnutí musí údaje uvedené v kvalifikovaném certifikátu

odpovídat údajům uvedeným v písemném vyhotovení rozhodnutí (jeho elektronické

verzi) o oprávněné úřední osobě nebo osobě odpovídající za písemné vyhotovení

rozhodnutí. Z kvalifikovaného certifikátu, na kterém je založen elektronický podpis

použitý při provedení úředního úkonu, nemusí nezbytně vyplývat vztah podepisující

osoby ke správnímu orgánu, byť použití zaměstnaneckého certifikátu [viz § 1 odst. 1

písm. c) nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o

elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém

podpisu), ve znění pozdějších předpisů] bude v těchto případech pravidlem.

Prostřednictvím datových schránek jsou zasílány i dokumenty neveřejné

(s výjimkou dokumentů obsahujících utajované informace) a dokumenty obsahující

osobní údaje, včetně údajů citlivých, apod. (datové schránky se využívají zejména

pro zasílání dokumentů typu individuálních správních rozhodnutí, která nutně osobní

údaje obsahují). Všichni zaměstnanci orgánu veřejné moci, kteří přijdou s těmito

dokumenty do styku (včetně podatelny, výpravny, sekretariátu), jsou vázáni

mlčenlivostí podle § 303 odst. 2 písm. b) zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, a

podle § 15 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých

zákonů; v druhém případě je porušení mlčenlivosti sankcionováno částkou až

100 000 Kč. Lze upozornit i na trestněprávní stránku věci, tj. na skutkovou podstatu

trestného činu neoprávněného nakládání s osobními údaji podle § 180 zákona č.

40/2009 Sb., trestní zákoník. Pokud je třeba, aby se s obsahem dokumentu ostatní

úřední osoby kromě individualizovaného adresáta (konkrétní úřední osoby)

neseznámily (např. pokyn k provedení kontroly), je možno využít šifrování např.

pomocí komerčního certifikátu, v rámci elektronického systému spisové služby je

možno nastavit omezení přístupu. Dále je nutno zdůraznit, že k obsahu dokumentů

zasílaných prostřednictvím datových schránek mají přístup pouze oprávněné osoby

odesílatele či adresáta dokumentu, nikoliv zaměstnanci správce, respektive

provozovatele informačního systému datových schránek (viz § 14 odst. 6 zákona č.

300/2008 Sb.). Doručování úředních písemností datovými schránkami se z hlediska

ochrany osobních údajů a jiných neveřejných informací nikterak neliší od ostatních

způsobů doručování. K přístupu do datové schránky jsou primárně oprávněny osoby

uvedené v § 8 odst. 1 až 4 zákona č. 300/2008 Sb. (fyzická osoba, pro niž byla

schránka zřízena, podnikající fyzická osoba, pro niž byla datová schránka zřízena,

k přístupu do datové schránky právnické osoby statutární orgán, člen statutárního

orgánu, do datové schránky veřejné moci vedoucí orgánu veřejné moci). Tyto osoby

mohou k přístupu do datové schránky pověřit další osoby (§ 8 odst. 6 zákona č.

300/2008 Sb.), přičemž určí rozsah tohoto oprávnění, včetně určení, zda mají přístup

k dokumentům určeným do vlastních rukou adresáta (§ 8 odst. 8 zákona č. 300/2008

Sb.).

75

4. doručování

Dokumenty orgánů veřejné moci doručované prostřednictvím datové schránky

a úkony prováděné vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky mají

podle § 19 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. formu datové zprávy.48 Dle

zpracovaného provozního řádu informačního systému datových schránek datovou

zprávu tvoří obálka a obsah zprávy. Obsahem zprávy může být jedna či více příloh.

Maximální možná velikost datové zprávy a přípustné formáty datové zprávy

jsou stanoveny vyhláškou č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a

provozování informačního systému datových schránek. Velikost datové zprávy je

omezena na 10 MB. Přípustné formáty datové zprávy jsou obsaženy v příloze č. 3

vyhlášky. Pro případy, že by byl učiněn pokus doručit prostřednictvím datové

schránky dokument (datovou zprávu), který není v takto stanoveném přípustném

datovém formátu, je správce informačního systému datových schránek povinen

zamezit jeho odeslání [§ 7 písm. a) vyhlášky č. 194/2009 Sb.]. Omezení přípustných

datových formátů se nevztahuje na formáty elektronického podpisu nebo časového

razítka. Podle ustanovení § 2 písm. a) zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém

podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), se

elektronickým podpisem rozumí „údaje v elektronické podobě, které jsou připojené

k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží jako metoda k

jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě“.

Z uvedené citace je zřejmé, že elektronický podpis a datová zpráva jsou dva odlišné

pojmy, což dokládá rovněž skutečnost, že zákon č. 227/2000 Sb. společně s pojmem

„elektronický podpis“ definuje rovněž pojem „datová zpráva“ a jejich vzájemný vztah

vymezuje vazbou připojení elektronického podpisu k datové zprávě. Podle § 3 odst. 1

zákona č. 227/2000 Sb. „datová zpráva je podepsána, pokud je opatřena

elektronickým podpisem“, a je tedy zřejmé, že elektronický podpis není datovou

zprávou a ani nemůže být přílohou datové zprávy, neboť vůči datové zprávě má

funkční vztah záruky integrity datové zprávy a umožnění jednoznačného ověření

identity podepsané osoby. Z uvedených skutečností lze proto jednoznačně dovodit,

že na elektronický podpis, i když je na základě jiného právního předpisu formální

právní a funkční náležitostí datové zprávy doručované prostřednictvím datové

schránky, se požadavky § 4 vyhlášky č. 194/2009 Sb. nevztahují. Současně však

právě proto, že jiné právní předpisy v konkrétních případech přímo ukládají, aby byl

dokument v digitální podobě opatřen elektronickým podpisem (popřípadě

kvalifikovaným časovým razítkem), je zřejmé, že systém datových schránek

doručování takových dokumentů musí umožňovat a umožňuje. Stejně tak musí být

umožněn příjem této datové zprávy a její další zpracování pro účely zajištění řádného

48 Podle § 2 písm. d) zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších

zákonů (zákon o elektronickém podpisu), se rozumí datovou zprávou elektronická data, která lze

přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na záznamových médiích,

používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou.

76

výkonu spisové služby u původců, resp. pro zajištění funkcí elektronické podatelny

v souladu s povinnostmi jejího provozovatele stanovenými nařízením vlády č.

495/2004 Sb.

Je-li dokument nebo úkon určen do vlastních rukou adresáta, vyznačí tuto

skutečnost odesilatel v datové zprávě.49

Doručování pomocí datových schránek není podle § 17 odst. 1 zákona

č. 300/2008 Sb. možné ze strany úřadu v těchto případech:

_ doručuje-li se veřejnou vyhláškou50

_ doručuje-li se na místě (při úkonu)51

49 Rozlišení zpráv posílaných do vlastních rukou má význam v tom, že lze pověřit osoby, které budou

mít přístup ke všem zprávám, a osoby, které se dostanou jen k těm, jež do vlastních rukou určeny

nejsou (fakticky tedy význam bude takový, že ke zprávám určeným do vlastních rukou může mít

přístup užší okruh pověřených osob).

50 Případy, kdy se doručuje veřejnou vyhláškou, jsou upraveny v jednotlivých právních předpisech.

Zákon č. 300/2008 Sb. nikterak nemění pravidla zveřejňování dokumentů na úřední desce

správního či justičního orgánu, respektive doručování veřejnou vyhláškou. V případě správních

orgánů tak nadále zůstává v platnosti zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, jehož ustanovení § 25 a

26 představují obecnou úpravu doručování veřejnou vyhláškou, respektive zveřejňování dokumentů

na úřední desce, a zvláštní zákony upravující tuto problematiku speciálně pro určité správní orgány

či řízení [např. zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých

souvisejících zákonů (zákon o elektronických komunikacích)]. To znamená, že ty dokumenty,

které mají být zveřejněny na úřední desce, i nadále budou muset být zveřejněny na „listinné“

úřední desce, jejíž obsah je nutno rovněž zveřejnit způsobem umožňujícím dálkový přístup,

ledaže by zvláštní zákon požadoval zveřejňování pouze na elektronické úřední desce [např. již

zmíněný zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících

zákonů (zákon o elektronických komunikacích)]. V této souvislosti je třeba upozornit na závěr č.

12 ze zasedání poradního sboru ministra vnitra ke správnímu řádu ze dne 12. 9. 2005

„Zajištění nepřetržitě přístupné úřední desky podle § 26 správního řádu“ (viz

http://www.mvcr.cz/clanek/zavery-poradniho-sobru-ministra-vnitra-ke-spravnimu-radu.aspx).

Úpravu zveřejňování dokumentů na „listinné�