aneb „tak trochu utajený workshop“

Vznešené prostory Clam-Gallasova paláce se ve středu 5. listopadu staly místem uzavřeného workshopu, věnovaného problematice datových schránek. Workshop byl určen výhradně pro úřady a organizace hlavního města Prahy.

1 (1)
Místo workshopu – Mramorový sál Clam-Gallasova paláce

Více než 80 účastníků workshopu přivítal člen rady pořádajícího sdružení CNZ Miroslav Širl. Na jeho slova navázal zástupce hostitelské instituce – ředitel Archivu hl. m. Prahy, Václav Ledvinka, který účastníky workshopu seznámil se stavem legislativy v oblasti archivace a zdůraznil úkoly, jež před námi dosud stojí. Ve svém příspěvku mimo jiné připomněl nutnost správného označování archivu a správní spisovny a vytvoření legislativní normy pro zacházení s dokumenty a datové konverze.

2 (1)
Moderátor workshopu – Miroslav Širl

Další prezentující, Ivan Seyček z odboru informatiky Magistrátu hl. m. Prahy, seznámil přítomné s cíli, které si magistrát stanovil v oblasti ICT a jež vyplývají z dokumentu programového prohlášení rady. Mezi významné úkoly patří unifikace a optimalizace systémů pro zpracování dat a sjednocení základního datového fondu. Z připravovaných projektů v oblasti zpracování elektronických dokumentů jde o digitalizace dokumentů a projekt digitálního archivu hl. m. Prahy. Všechny účastníky zaujaly také informace o celoměstských registrech, kde magistrát garantuje správnost dat, a o magistrátním DMS řešení ukládání elektronických dokumentů.

Na přednášku Ivana Seyčka navázal příspěvek z Městské části Praha 1. Tajemnice Radka Fleischmannová a David Kulhan z oddělení provozu informačního systému, představili svou MČ z pohledu moderního poskytování služeb občanům pomocí elektronických prostředků.
Prolínání spisové služby všemi agendami přiblížila Radka Fleischmannová obrazem krve v lidském těle. Bohužel, dosud se zcela nevyužívá možnost podání s elektronickým podpisem. V průběhu letošního roku jí bylo využito pouze při 49 podáních, zatím co 2.883 podání bylo bez elektronického podpisu. Poměr počtu papírových a elektronických podání za rok 2008 činí 78.505 podání celkem, tj. 0,6 promile podepsaných elektronických podání.

3 (1)
Radka Fleischmannová a David Kulhan při prezentaci

V zajímavém kontrastu k MČP1 byly prezentace z malých městských částí Petrovic a Suchdola. Prezentace měly jednoznačný závěr – potřebu úzké spolupráce na projektech magistrátu a nezbytnost hostování některých služeb a aplikací.

Jako další se představila střední škola zřizovaná magistrátem. Českoslovanskou obchodní akademii Dr. E. Beneše představil Martin Kučera. V prezentaci využil svých zkušeností z vedení spisové služby na škole. Současný stav charakterizoval ve třech bodech – vysoké náklady na poštovní služby, souběh elektronické a písemné formy dokumentů a převod elektronických podkladů do listinné podoby.

Po přednáškách organizací veřejné moci přišly na řadu přednášky partnerů workshopu. Příspěvek Martina Segeta, zástupce společnosti ICZ, byl komplexním představením elektronické spisovny v kontextu datových schránek. Martin Seget pojmenoval hlavní důvody existence elektronické spisovny a její základní funkce – zajištění neměnnosti a důvěryhodnosti uložených informací, zajištění jejich čitelnosti v budoucnosti a předcházení problémům vzniklým generačními změnami HW a SW.

Zástupce společnosti Adobe, Vladimír Střálka, ve své prezentaci nazvané Standardy v ukládání a sdílení dokumentů seznámil s možnostmi využití formátů PDF. Zvláštní pozornost pak věnoval představení nového standardu PDF 1.7.- ISO 32000.

4 (1)
Vladimír Střálka seznamuje s možnostmi formátu PDF

Slunečný bůh Hélios bude muset z hlavní podesty schodiště Clam-Gallasova paláce ještě mnohokrát vyjet ráno, za tmy, se svými ohnivými koňmi, než budeme na všechny otázky týkající se oblasti datových schránek znát odpověď. Přesto nás účastníci workshopu ujistili, že všechna podobná setkání, která pomáhají lépe se zorientovat v dané problematice, jsou a budou vítaná.

Petr Novák