V úterý, 28. května 2013, pořádalo sdružení CNZ (Co po nás zbude) tradiční kulatý stůl. Jako vždy, i tentokrát se organizátoři zaměřili na oblast takzvané digitální kontinuity – nyní s podtitulem “Soumrak spisové služby v Čechách?”. Sdružení CNZ chtělo tímto poněkud kontroverzním a s nadsázkou zvoleným názvem reagovat na současné problémy správy dokumentů, zejména na úřadech a v institucích státu, kdy postupná elektronizace spisové služby, bohužel, stále přináší značné praktické problémy.

“Vzniká tady postupně určitý spor, který by se dal charakterizovat asi jako spor data versus dokumenty…”, říká ke zvolenému tématu Miroslav Širl z CNZ a upřesňuje: “Vedle narůstajícího objemu dynamických informací v informačních systémech e-govermentu nesmíme zapomínat i na formální stránku věci jakou je třeba podání či rozhodnutí – ve formě statických dokumentů. Pro odbornou správu dokumentů je v naší legislativě obecně určena spisová služba. Stále však přibývají další a další aplikace a systémy, které pracují s elektronickými dokumenty. S jejich nárůstem roste i nejistota, jak se máme k těmto systémům, datům, či dokumentům v nich uloženým chovat. Navíc se připravuje nová legislativa EU upravující elektronickou identifikaci a důvěryhodné služby, která počítá také s tím, že musíme zajistit důvěryhodnost i elektronických dokumentů.”

Na úřadech a v institucích pokračuje proces elektronizace spisové služby – nikoliv jen systému Spisová služba, ale výkonu spisové služby, jako komplexního procesu odborné správy edokumentů. Při nárůstu počtu informačních systémů a aplikací, v nichž se shromažďují data, které také tvoří dokumenty – třeba agendové informační systémy napojené na základní registry, zde povstává několik stěženích otázek. Například, zda i tyto systémy musejí splňovat požadavky kladené Zákonem o archivnictví a spisové službě. Účastníci kulatého stolu se shodli na tom, že všechny systémy, které generují dokumenty, nebo v nichž se dokumenty evidují a spravují opravdu musejí splňovat požadavky kladené Zákonem o archivnictví a spisové službě

Panovala i shoda na tom, že u systémů spisové služby je třeba zajistit jejich důvěryhodnost – tedy nejen důvěryhodnost elektronických dokumentů, ale i prostředí, v němž jsou spravovány.

Dalším velmi diskutovaným tématem byla i oblast terminologie ve vztahu k legislativě a metodice, Účastníci kulatého stolu poukazovali na nejednotnost, protichůdnost či dokonce chaos v terminologii týkající se elektronických dokumentů a úkonů, v různých legislativních předpisech. Tato nejednotnost činí uživatelům nemalé problémy. Zástupci ministerstva vnitra informovali o probíhající inventuře předpisů z hlediska právě terminologie správy dokumentů. Výsledky mají být k dispozici na podzim tohoto roku. Konference CNZ 2013, která se bude konat v říjnu tohot roku, se tímto tématem bude zabývat a pokusí se vám tyto výsledky odprezentovat.

Ministerstvo vnitra představilo v rámci kulatého stolu svoji vizi rozvoje e-governmentu do dalších let. Ta je postavena na technologicky neutrálních principech a na takzvané “čtyřvrstvé architektuře”, která zajistí využívání garantovaných služeb e-governmentu a bezpečné a účelné publikování dat z informačních systémů skutečně k ulehčení veřejné správy. Zástupci MV ukázali i výsledek odborné diskuse, které se CNZ aktivně účastní – a to právě k určitému sporu přístupu k datům a dokumentům. V podobě takzvaného “úplného podání” se počítá s tím, že data vedená a potřebná k určitému kroku v konkrétním řízení, budou publikována a předána jak ve formě digitálního dokumentu (kterým budou zafixována k danému časovému okamžiku) a pro potřeby spisové služby bude dále pracováno s tímto dokumentem, tak ve formě datové věty v dokumentu obsažené, se kterou budou schopny pracovat i informační systémy. Ostatně tento princip již se zavádí třeba u výpisů ze základních registrů.

V diskusi u kulatého stolu zazněl společný názor, že při jakékoliv reformě ať už jen e-governmentu, či veřejné správy a jejích procesů, musejí úzce spolupracovat zainteresované skupiny – jako jsou právníci, úředníci, IT odborníci a další.

Kulatý stůl je jednou z aktivit sdružení „Co po nás zbude“. Další stěžejní akcí sdružení je tradiční konference CNZ, která se letos uskuteční počátkem října v Praze a která se bude uvedeným tématům ale i dalším otázkám přístupu k možným problémům digitální kontinuity věnovat podrobněji.